Pagos por día
¿Qué son los pagos diarios?
Los pagos Los gastos comerciales generalmente incluyen alojamiento, transporte, comida y cualquier otro gasto incidental. Los viáticos, término en latín para «por día», también pueden referirse a un sistema de compensación estructural en el que a un empleado se le paga por día, en lugar de por hora o por mes.
Conclusiones clave
- Los pagos por día son asignaciones diarias que se pagan a los empleados para cubrir los costos incurridos durante un viaje de negocios.
- Los pagos por día son útiles cuando los empleados acumulan gastos comerciales anuales como alojamiento, comidas, viajes, etc.
- Las empresas pueden ofrecer viáticos en forma de tarjetas de crédito de la empresa, cobertura de gastos total o parcial o tarifas diarias fijas.
- La mayoría de las empresas utilizan la tarifa estándar establecida por el gobierno federal como pauta para sus viáticos.
Comprensión de los pagos diarios
Los pagos por día son útiles para algunos puestos de trabajo que requieren viajes extensos, lo que hace que los empleados acumulen gastos comerciales anuales como alojamiento, comidas, viajes, etc. Las empresas cuentan con diferentes sistemas para cubrir estos gastos:
- Tarjetas de crédito de la empresa : algunas empresas emiten tarjetas de crédito a sus empleados. Esto les permite pagar de inmediato los gastos comerciales mientras están en el trabajo sin incurrir en ningún gasto por su cuenta.
- Cobertura total o parcial de gastos : si bien algunas empresas cubren los gastos de los empleados en su totalidad, algunas empresas solo ofrecen pagos diarios para gastos parciales, específicamente para cosas como alojamiento, comida y viajes.
- Cantidades fijas : muchas empresas ofrecen a sus empleados una tarifa diaria fija y específica. Se espera que los empleados cubran todo o parte de sus costos con este viático.
El pago de viáticos también se refiere a la estructura de compensación que reciben algunos trabajadores. Los trabajadores con una estructura de viáticos reciben su salario por día o por la cantidad de trabajo realizado. Estos tipos de trabajadores suelen tener contratos temporales o de corta duración, a diferencia de los trabajos a tiempo completo. Los trabajadores de la salud y los maestros suplentes son ejemplos de trabajadores en el programa de pago de viáticos.
Consideraciones Especiales
Las dietas para la mayoría de los empleados del gobierno federal son establecidas por la Administración de Servicios Generales de EE. UU. (GSA). Las empresas con una política de pago de viáticos para gastos comerciales utilizan esta tarifa federal de viáticos como guía. Las tarifas estándar para viajes nacionales e internacionales entran en vigencia el 1 de octubre de cada año. Aunque las tarifas establecidas por el gobierno de los EE. UU. Se basan en el costo de vida en la ciudad de una empresa, puede establecer sus tarifas más altas o más bajas que la tarifa estándar.
Los pagos de viáticos superiores a la tasa estándar requieren que el empleado pague impuestos sobre la cantidad excedente. El pago en exceso se incluye en el recuadro 12 del formulario W-2. No presentar un informe de gastos comerciales al empleador dentro de los 60 días generalmente resulta en un pago de impuestos sobre el desembolso total de viáticos.
Los empleados deben pagar impuestos sobre cualquier monto que supere la tarifa estándar de viáticos.
Los pagos por día no son parte del salario de un empleado si el pago es igual o menor que la tarifa de día federal y el empleado entrega un informe de gastos comerciales a su empleador. Los pagos generalmente se cuentan como ingresos no tributables para los empleados y se muestran por separado de los ingresos tributables en el Formulario W-2. El informe de gastos comerciales debe enviarse al empleador dentro de los 60 días posteriores a la finalización del viaje y debe detallar el propósito del viaje, la fecha y el lugar, junto con los recibos de los gastos de bolsillo cubiertos.
Dietas para trabajadores por cuenta propia
Las personas que trabajan por cuenta propia solo pueden utilizar una tarifa diaria para el costo de las comidas. Al igual que otros empleados, las personas que trabajan por cuenta propia deben mantener un registro de los informes de gastos que muestren la fecha, la ubicación y el propósito del viaje de negocios. También puede ser necesario guardar los recibos, aunque en los casos en los que no lo sean, es una buena idea conservarlos.
Tipos de pagos diarios
Las empresas manejan los pagos por día de manera diferente. Como se señaló anteriormente, pueden emitir tarjetas de crédito, cubrir gastos totales o parciales, ofrecer tarifas fijas o exigir a los empleados que cubran los gastos de su bolsillo para reembolsarlos en una fecha posterior.
Los pagos diarios pueden cubrir los gastos comerciales total o parcialmente. Las empresas pueden utilizar una tarifa diaria para alojamiento y comidas, o una tarifa diaria para cubrir solo las comidas. Un viático parcial, por ejemplo, puede sumar $ 100 para cubrir solo las comidas, mientras que los gastos de alojamiento y los gastos imprevistos se pagan de su bolsillo. Algunas empresas realizan pagos diarios extendiendo cheques al empleado como una indicación de que son independientes de los ingresos del empleado.
Tarifas fijas
Una empresa que implementa un método de viáticos fijos para los gastos comerciales generalmente le paga al empleado una cantidad fija por día. Por ejemplo, un pago por día para un consultor de tecnología de la información (TI) que trabaja durante la semana en otra ciudad podría ser de $ 200 por día: $ 100 para alojamiento, $ 50 para comida y $ 50 para gastos imprevistos.
Los gastos incidentales son costos que no se identifican específicamente pero que se determinan a discreción de los empleados. Los costos adicionales pueden incluir costos de transporte, servicio de lavandería, Internet, servicio a la habitación, propinas para los meseros, etc. Si un empleado usa su automóvil personal en un viaje de negocios, se le reembolsará de acuerdo con la tasa de reembolso de millas del Servicio de Impuestos Internos (IRS), una tasa opcional que se utiliza para calcular los costos deducibles de operar un vehículo con fines comerciales.
Fuera del presupuesto
En los casos en que los empleados deben pagar sus gastos por adelantado y por su cuenta, las empresas suelen exigirles que presenten reclamaciones. Si se aprueban las reclamaciones por gastos de bolsillo, las empresas emiten a sus empleados un reembolso por los gastos comerciales. Este método consume mucho más tiempo, ya que requiere que el personal revise las reclamaciones y los recibos, apruebe o rechace las solicitudes de reembolso y emita pagos a los empleados.
Beneficios de los pagos diarios
Las empresas que utilizan pagos por día y / o tarjetas de crédito de la empresa ahorran a los empleados el tiempo y la molestia de guardar y archivar los recibos. Si el pago ha sido cubierto por viáticos y el costo es inferior al monto de viáticos, el pago se aprueba sin necesidad de documentación. Si el costo de comida asignado al empleado es de $ 100 por día, cualquier cantidad gastada igual o inferior a $ 100 en comida por día no necesita recibos comerciales. Sin embargo, el empleado gasta más de esta cantidad en alimentos, los recibos deberán presentarse en su departamento de recursos humanos (RR. HH.).
¿Qué pasa con el dinero en exceso? Los empleados pueden quedarse con el dinero no gastado. Esto podría servir como incentivo para el ahorro económico por parte de los empleados a quienes les gusta ahorrar algo de dinero.