Entendiendo ‘Per Diem’
Tabla de contenido
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- ¿Qué cubre el viático?
- Comidas y gastos imprevistos
- Gastos de alojamiento
- Por qué las tarifas difieren según la ubicación
- Encontrar tarifas para cada ubicación
- La tarifa estándar por día
- Uso de las tarifas de GSA por parte del empleador
- Impuestos sobre reembolsos por día
- Per Diem como alternativa salarial
- La línea de fondo
«Per diem» o tarifa diaria es una cantidad fija de reembolso que se paga a los empleados por el alojamiento diario, las comidas y los gastos incidentales incurridos durante los viajes relacionados con el negocio. Las tarifas las establece cada año la Administración de servicios generales (GSA) para destinos dentro de los EE. UU. Continentales;Las tarifas no extranjeras (por ejemplo, Alaska, Hawái, Puerto Rico y Guam) las establece el Departamento de Defensa y las tarifas extranjeras (en cualquier lugar fuera de los EE. UU. y sus territorios) las establece el Departamento de Estado.
Si viaja por negocios o tiene empleados que viajan, es importante comprender los viáticos, que ofrecen una alternativa al reembolso basado en registros de gastos detallados y requiere una contabilidad menos elaborada. Aquí, respondemos las preguntas que pueda tener sobre los viáticos, cómo funciona y qué implica en cuanto a impuestos.
¿Qué cubre el viático?
La GSA divide las tarifas por día en dos categorías:
- Comidas y gastos incidentales (M&IE)
- Alojamiento
Comidas y gastos imprevistos
La categoría de comidas y gastos incidentales (M&IE) cubre todas las comidas (desayuno, almuerzo y cena), servicio a la habitación, lavandería, tintorería, planchado de ropa y tarifas y propinas para las personas que brindan los servicios, como meseros de comida y equipaje. portadores.2 Las tarifas por día para las comidas varían según la ubicación y se clasifican en seis niveles.
Las principales ciudades suelen tener el nivel máximo de viáticos de $ 76;las ciudades más pequeñas que albergan importantes viajes relacionados con los negocios tienen dietas que se encuentran entre los niveles 2 y 5 ($ 56 a $ 71). Las áreas que normalmente no son visitadas por viajeros de negocios tendrán la tarifa de nivel mínimo de $ 55.
Gastos de alojamiento
La categoría de alojamiento incluye alojamiento para pernoctaciones, como hoteles, moteles, posadas, complejos turísticos y apartamentos. Se establece una tarifa diaria separada para M&IE y alojamiento para cada ubicación. Por ejemplo, para el año fiscal 2020, las tarifas de viáticos para Atlanta oscilan entre $ 157 y $ 156 para alojamiento y $ 66 para M&IE. Para Chicago, las tarifas de alojamiento oscilan entre $ 125 y $ 229, según el mes, y el M&IE por día es de $ 76.
Por qué las tarifas difieren según la ubicación
Las tarifas por día se basan en el costo de vida de un área. Las tarifas de viáticos en las grandes ciudades, como Chicago, Nueva York y Los Ángeles son más altas que en las áreas no metropolitanas porque los bienes y servicios en las ciudades más grandes son generalmente más caros. Las tarifas de alojamiento también pueden variar por mes en respuesta a laoferta y la demanda. El alojamiento por día más alto en la ciudad de Nueva York, por ejemplo, coincide con el otoño, la temporada que atrae a más turistas y viajeros de negocios.7 Las tarifas por día se actualizan anualmente y entran en vigencia el 1 de octubre, el primer día del año fiscal del gobierno federal.
Encontrar tarifas para cada ubicación
Pregunte al departamento de sitio web de GSA, donde puede buscar por ciudad, estado o código postal para el año fiscal actual (del 1 de octubre al 30 de septiembre). Si desea ver el próximo año fiscal o cualquier otro año desde 1997, busque por estado y seleccione el año apropiado en el menú desplegable. Haga clic en «Buscar tarifas por día» para ver los resultados, que están desglosados por destino principal, condado, alojamiento máximo por mes y comidas y gastos incidentales (M&IE).
Si busca un área que no está cubierta por las tablas de GSA (por ejemplo, Hawái, que no forma parte de los EE. UU. Continentales), aparecerán dos enlaces que lo dirigirán al sitio web correspondiente: el Departamento de Defensa para personas no extranjeras viajes (Alaska, Hawái, Puerto Rico y Guam) y el Departamento de Estado para todos los destinos en el extranjero.
La tarifa estándar por día
Una tarifa estándar de $ 55 por día para M&IE y una tarifa estándar de $ 96 por día para alojamiento (el año fiscal 2020) se aplica a cualquier ubicación que no tenga una tarifa específica en las tablas de GSA. Esto es válido para todos los estados de EE. UU. Continental
Uso de las tarifas de GSA por parte del empleador
Si bien la mayoría de las empresas utilizan las tarifas diarias establecidas por la GSA, pueden utilizar métodos de reembolso alternativos. Por ejemplo, los empleadores pueden utilizar el método alto-bajo del IRS, que establece una tarifa fija por día para ubicaciones de alto costo (por ejemplo, Nueva York, Chicago y el Distrito de Columbia) y una tarifa fija para todas las demás ubicaciones. Para viajes a partir del 1 de octubre de 2019, la tarifa es de $ 297 ($ 71 si solo M&IE) para viajar a cualquier área de alto costo y $ 200 ($ 60 M&IE) para viajar a cualquier otro lugar en los EE. UU. Continentales.
Impuestos sobre reembolsos por día
Los pagos por día no se consideran salarios y, por lo tanto, no están sujetos a impuestos, siempre que cumplan con ciertas condiciones. Estará sujeto a impuestos si se cumple alguna de las siguientes condiciones:
- El pago es mayor que la tarifa diaria federal permitida
- No presentó un informe de gastos a su empleador
- Su informe de gastos no incluyó la fecha, la hora, el lugar, la cantidad y el propósito comercial del gasto.
- Su empleador le dio un viático y no requirió un informe de gastos.
Si alguna de las situaciones anteriores es cierta, sus viáticos se considerarán salarios y estarán sujetos a retención de impuestos sobre la renta e impuestos sobre la nómina. Su empleador informará la cantidad en su formulario W-2. Si es solo que su viático estaba por encima de la tarifa de viáticos federal permitida, solo el monto excedente se considerará salario.
Para justificar su viaje y los gastos relacionados, se le pedirá que mantenga un registro que incluya los días que viajó por negocios, adónde fue y el exención de impuestossegún las reglas de impuestos por día. Para evitar consecuencias fiscales desfavorables, consulte con su asesor fiscal antes de embarcarse en un viaje de negocios prolongado.
Per Diem como alternativa salarial
Debido a que los pagos de viáticos no están sujetos a impuestos, algunas personas pueden plantear la pregunta: «¿Puedo aceptar un salario más bajo con viáticos en lugar de un salario más alto sin viáticos?» La respuesta es no.» Las políticas de viáticos no pueden crearse de manera que permitan etiquetar lo que se debería pagar como otra cosa, en este caso, los viáticos.
La línea de fondo
Los pagos por día brindan un reembolso a los empleados que viajan por motivos de negocios. Las tarifas varían según la ubicación y la época del año y se dividen en dos categorías: alojamiento y comidas y gastos incidentales (M&IE). Siempre que sus pagos no excedan la tasa federal máxima por día, no están sujetos a impuestos; si los pagos diarios exceden los límites federales, cualquier exceso se gravará como ingreso ordinario.
Las tarifas por día pueden cambiar anualmente y las leyes de impuestos por día pueden ser complicadas. Consulte a un especialista en impuestos calificado si tiene preguntas o inquietudes sobre la política de viáticos de su empresa.