Plan no responsable

¿Qué es un plan no responsable?

La Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA, por sus siglas en inglés) de 2017 eliminó las deducciones detalladas para los empleados que incurren en gastos no reembolsados para los negocios de la compañía de 2018 a 2025. Anteriormente, los empleados podían deducir los gastos de su bolsillo para cosas como limpieza de uniformes y tarifas para organizaciones profesionales.

Las empresas pueden compensar la pérdida de esta deducción por parte de sus empleados estableciendo un plan no contable, que es una forma de proporcionar a los empleados una asignación para gastos comerciales o viajes que no necesitan justificarse ante un empleador.

El dinero proporcionado a los empleados en un plan no contable se considera ingreso imponible y debe aparecer en el formulario W-2 del empleado.

También conocido como plan de asignación, los planes no contables se diferencian de los planes contables en que el último requiere que los empleados proporcionen una contabilidad adecuada para recibir el reembolso. Dado que el dinero recibido por los empleados bajo un plan responsable es para el reembolso del dinero gastado en gastos relacionados con el negocio, no está sujeto a impuestos.

Conclusiones clave

Los empleados solían poder deducir de sus impuestos los gastos relacionados con el negocio, pero la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos eliminó esas deducciones detalladas hasta al menos 2025.
Las empresas que quieran seguir capacitando a sus empleados para que paguen gastos como la limpieza de uniformes o las cuotas de una organización profesional pueden establecer un plan responsable o no responsable.
Un plan no contable es útil para las empresas que no desean preautorizar los gastos de los empleados.

Cómo funciona el plan no responsable

Si bien el dinero entregado a los empleados en virtud de un plan no responsable está destinado a ser gastado en gastos comerciales, como viajes, comidas o entretenimiento, el destinatario puede gastarlo de la forma que elija. Por ejemplo, si un empleador le diera a un empleado $ 500 para cubrir el costo de las comidas mientras está de viaje de negocios, bajo un plan no contable, el empleado podría comer alimentos económicos por cada comida y guardar los ahorros.

Sin embargo, en lo que respecta al Servicio de Impuestos Internos (IRS), lo que se paga es una compensación además del salario o los salarios. Como tal, se grava como ingresos. Los empleadores pueden utilizar un plan no contable para algunos gastos y un plan contable para otros gastos.

Plan no contable: gastos e impuestos

Cualquier desembolso en gastos relacionados con el negocio en un plan no contable puede ser reclamado como una deducción detallada misceláneapor el destinatario en su formulario 1040. Dichos gastos están sujetos a una limitación del 2% que dicta que los contribuyentes que detallan solo pueden deducir la parte de los gastos que exceda el 2% de su Ingreso Bruto Ajustado (AGI).

Según las reglas del IRS, los gastos deben ser tanto ordinarios como necesarios para ser deducibles;de lo contrario, el IRS puede negarlos o considerarlos «lujosos» y tampoco permitirlos, aunque esto rara vez se aplica.

En el contexto de los planes no contables, «ordinario y necesario» tiene una definición más laxa según el contexto.»Ordinario» simplemente significa algo que normalmente se necesita en el funcionamiento de una empresa.»Necesario» simplemente significa que un artículo es apropiado y útil para el funcionamiento de una empresa. Para obtener más información, consulte la Publicación 535 del IRS: Gastos comerciales.