Documentos fiscales que debe conservar siempre
Tabla de contenido
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- Copias de devoluciones
- Documentos para su hogar
- Costos de adquisición de propiedad
- Propiedad heredada
- La línea de fondo
Una vez que haya presentado su declaración de impuestos, probablemente no tenga ganas de quedarse con todos los documentos (W-2, 1099 y más) o ni siquiera pensar en los impuestos. Pero hay algunos documentos que desea conservar indefinidamente. Hacer una práctica de guardar los documentos que necesitará para el futuro dará sus frutos en ahorros fiscales más adelante. Aquí hay un resumen de esos documentos y por qué debería conservarlos.
Copias de devoluciones
El IRS tiene un tiempo limitado para auditar las declaraciones (generalmente tres años a partir de la fecha de vencimiento de la declaración). Sin embargo, este límite no se aplica si el IRS cree que nunca presentó una declaración. Si el IRS le envía una carta indicando que nunca presentó, depende de usted demostrar lo contrario. Para hacer esto, conserve una copia de su declaración para siempre, junto con el comprobante de presentación. El tipo de prueba depende de cómo presentó su declaración:
- Para devoluciones en papel: un recibo registrado o certificado o el comprobante de un transportista privado (por ejemplo, FedEx, UPS).
- Para devoluciones electrónicas: Se aceptó el correo electrónico de acuse de recibo de su devolución para su presentación. Si usa software para presentar, el correo electrónico lo genera el software (por ejemplo, TurboTax le envía un correo electrónico). Si utiliza un preparador pagado, solicite un acuse de recibo del preparador de que su declaración fue aceptada para su presentación.
Lo mismo ocurre con las declaraciones de impuestos estatales sobre la renta. Guarde una copia de la declaración de impuestos sobre la renta estatal para siempre, junto con el comprobante de presentación.
Documentos para su hogar
Para muchas personas, una residencia personal es su activo individual más grande y puede generar una factura de impuestos considerable cuando se vende. La ley tributaria permite hasta $ 250,000 de ganancia en la venta de una residencia principal ($ 500,000 para contribuyentes conjuntos) si se cumplen ciertas condiciones. Si no se cumplen estas condiciones, o si la ganancia excede el límite en dólares, se genera una ganancia imponible. Para minimizar la ganancia, es útil maximizar la base del hogar.3 La base, que comienza con lo que pagó por la casa, se puede aumentar mediante mejoras de capital, como una adición, un techo nuevo, electrodomésticos, una piscina en el suelo y jardinería.
Cuanto más tiempo sea propietario de la casa, más probable es que (a) el precio que obtenga cuando venda sea más alto de lo que pagó y (b) que haya invertido más dinero en la casa para realizar mejoras. Encuentre una lista de mejoras de capital para las cuales debe guardar recibos u otro comprobante de pago en la Publicación 523 del IRS.
Además de las mejoras en el hogar, conserve su declaración de liquidación inicial y otros documentos relacionados con la compra. Esto le permite agregar a su base de costos lo siguiente:
- Tarifas de resúmenes (tarifas de resúmenes de títulos )
- Cargos por instalar servicios públicos
- Honorarios legales (incluidos los honorarios por la búsqueda de un título, la preparación del contrato de venta y la preparación de la escritura)
- Tarifas de grabación
- Tarifas de encuesta
- Seguro de título
- Impuestos de transferencia o timbres
Mantenga un registro de estos gastos durante el tiempo que sea propietario de su casa y luego durante al menos tres años después de presentar su declaración informando la venta. En la mayoría de los casos, el período de tres años es el tiempo en el que el IRS puede cuestionar su posición.
Costos de adquisición de propiedad
Como en el caso de las mejoras en el hogar, desea mantener registros relacionados con otras propiedades: acciones, una casa de vacaciones, una propiedad de alquiler o una obra de arte. Nuevamente, necesita saber lo que pagó por la propiedad, incluidas las comisiones y otros costos de adquisición, para poder calcular adecuadamente la ganancia cuando vende. Si no lo hace, es posible que deba pagar más impuestos de lo que de otro modo se adeudaría (depende de usted demostrar su base impositiva si el IRS impugna su declaración).
Como en el caso de los registros relacionados con su hogar, conserve estos registros durante el tiempo que sea dueño de la propiedad y luego durante al menos tres años después de presentar su declaración informando la venta de la propiedad.
Nota: Las empresas de corretaje y las compañías de fondos mutuos ahora deben proporcionarinformación básica sobre ciertos valores (por ejemplo, acciones adquiridas de ellas desde 2011). Sin embargo, es aconsejable que conserve esta información en caso de que cambie de empresa o de que las empresas se fusionen y sus registros se pierdan (sucede).
Propiedad heredada
Cuando hereda una propiedad, su base impositiva se convierte en el valor de la propiedad en la fecha de la muerte de la persona que se la dejó (denominada base escalonada ).10 Los grandes patrimonios (aquellos valorados en más de $ 11,180,000 para los que mueren en 2018) informan el valor en una declaración de impuestos federales sobre el patrimonio ( formulario 706 ). Es posible que las fincas más pequeñas deban declarar el valor de la propiedad en los formularios estatales de impuestos sobre la muerte, incluso si no se adeuda una declaración federal. Solicite esta información al albacea, administrador o representante personal del patrimonio.(La nueva legislación fiscal duplicó la cantidad de exclusión básica para el impuesto al patrimonio de aproximadamente $ 5 millones a $ 11 millones).
Para los patrimonios que no están obligados a presentar dichas declaraciones, depende de los herederos determinar el valor, que se convierte en la base de la propiedad. Si hereda valores que cotizan en bolsa, obtenga el valor de los mismos para la fecha de fallecimiento. Si hereda bienes raíces, es posible que desee obtener una tasación por el momento de la muerte para poder demostrar su base más adelante. Nuevamente, al igual que con otras propiedades, conserve esta información mientras sea dueño de la propiedad, más el período en el que el IRS puede cuestionar su informe de venta.
La línea de fondo
El mantenimiento de registros puede parecer tedioso y engorroso. Cree un sistema de mantenimiento de registros que funcione para usted. Simplifique sus documentos creando un registro electrónico (por ejemplo, escanee los documentos que desea conservar y guárdelos en un archivo en su computadora portátil, en una unidad flash o en la nube).
De hecho, mantener copias de sus registros de claves en la nube y / o en alguna otra ubicación también es una salvaguarda importante. Las computadoras portátiles y las unidades flash pueden fallar o perderse. E incluso con los registros electrónicos, archívelos también en papel, por si acaso. Podría ahorrarle muchos problemas si usted, o sus herederos, los necesita en el futuro.