Descripción resumida del plan

¿Qué es una descripción resumida del plan?

Una descripción resumida del plan (SPD) es un documento que los empleadores deben entregar gratuitamente a los empleados que participan en planes de jubilación o planes de beneficios de salud cubiertos por la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleados. La SPD es una guía detallada de los beneficios que brinda el programa y cómo funciona el plan. Debe describir cuando los empleados son elegibles para participar en el plan, cómo se calculan los beneficios y pagados, cómo reclamar beneficios y cuando se logran llegar a ser investidos.

El SPD debe estar redactado en un lenguaje sencillo que los empleados puedan entender. Debe incluir el nombre del plan y su número asignado por el Servicio de Impuestos Internos, el nombre y la dirección del empleador, el nombre del administrador del plan y la información de contacto, una declaración de los derechos de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico, divulgaciones de ERISA y orientación sobre cómo los empleados pueden presentar una queja o una apelación.

Comprensión de la descripción resumida del plan

Cuando lo contraten por primera vez, debe recibir un SPD que cubra los beneficios de jubilación y atención médica de su nuevo empleador dentro de los 90 días. La compañía puede distribuirle el documento electrónicamente si usa regularmente una computadora en el trabajo o como una copia impresa. Si solo recibe una copia electrónica, puede solicitar una copia por escrito.

Una descripción resumida del plan debería responder a sus preguntas

Un plan debe incluir las respuestas a las siguientes preguntas:

• ¿Existe un requisito de edad mínima para participar en el plan?
• ¿Existe un requisito de servicio mínimo para participar en el plan? Si es así, ¿qué es y cómo se calcula?
• ¿Cuándo comienza y termina el año del plan? ¿Funciona del 1 de enero al 31 de diciembre o tiene diferentes fechas de inicio y finalización? Esta información es importante para los planes de salud porque los titulares de cuentas deben saber cuándo se restablece su deducible anual.
• ¿Realizo contribuciones al plan o todas las contribuciones provienen de mi empleador?
• Para los planes de jubilación, ¿el plan permite la transferencia de contribuciones de otros planes? Por ejemplo, ¿puedo transferir mi 401 (k) de mi empleador anterior a este plan?
• Para los planes de jubilación, ¿cómo se invierten las contribuciones del empleador y del empleado? ¿Hay inversiones predeterminadas a las que se destinará el dinero si no selecciono opciones de inversión específicas? Si es así, ¿Que son? ¿Cómo cambio mi selección de inversión?
• ¿Cuándo adquiero los derechos del plan de jubilación? ¿Tengo derechos adquiridos de inmediato al 100% o tengo que trabajar para la empresa durante un cierto número de años para obtener derechos adquiridos total o parcialmente?
• ¿Puedo pedir prestado de mi cuenta de jubilación? Si es así, ¿cuáles son las reglas?
• ¿Qué sucede con mis beneficios si quedo discapacitado? ¿Si dejo la empresa? Si me retiro? ¿Si yo muero? ¿Si tomo una excedencia?

Una descripción resumida del plan ofrece a los empleadores protección contra demandas

Por el lado comercial, los empleadores deben asegurarse de que su SPD cubra todo lo que debería. Sin SPD o con un SPD inadecuado, los empleadores se exponen a demandas de los empleados. Un SPD que sigue las pautas de ERISA y establece claramente las exclusiones y limitaciones protegerá a la empresa contra posibles acciones legales.

La SPD debe indicar qué define a un empleado que tiene derecho a varios beneficios y si dichos empleados incluyen  contratistas independientes, trabajadores temporales, cónyuges, parejas de hecho e hijos.

Consideraciones Especiales

Además, si el 10% o más de sus empleados hablan un idioma que no sea inglés, debe publicar su SPD también en esos otros idiomas. Contratar a un abogado que comprenda la ley ERISA para que revise el SPD antes de distribuirlo puede ayudar a garantizar que el documento sea completo, minucioso, preciso y que cumpla con las leyes estatales y federales. Puede llevar meses crear un SPD de principio a fin. Asegurarse de que sus empleados puedan entenderlo fácilmente reducirá las quejas, demandas y preguntas a recursos humanos de empleados confundidos.

Los empleadores pueden cambiar los beneficios que ofrecen periódicamente. Cuando esto sucede, el empleador debe notificar a todos los empleados por escrito dándoles una SPD revisada o un resumen de las modificaciones materiales que explique los cambios a la SPD. La empresa debe distribuir la notificación dentro de los 60 días posteriores a la entrada en vigencia del cambio si reduce la cobertura o los beneficios. Si los cambios no reducen la cobertura o los beneficios, la notificación debe distribuirse dentro de los 210 días posteriores al final del año del plan cuando el cambio entró en vigencia.