El propósito del formulario W-9
Las empresas utilizan el Formulario W-9 del IRS, Solicitud de Número de Identificación y Certificación del Contribuyente, para obtener información de los proveedores que contratan como contratistas independientes (también llamados autónomos). Cuando una empresa paga a un contratista $ 600 o más durante un año fiscal, tiene que informar estos pagos al Servicio de Impuestos Internos (IRS), utilizando una declaración de información llamada Formulario 1099-MISC.2 Las empresas utilizan el nombre, la dirección y el número de Seguro Social o el número de identificación fiscal que los contratistas proporcionan en el Formulario W-9 para completar esa declaración de información. Ni el remitente ni el destinatario deben enviar una copia al IRS.
Las empresas que contratan a contratistas independientes no retienen impuestos sobre la renta ni pagan impuestos de Medicare o del Seguro Social para sus contratistas independientes, como lo hacen para sus empleados. En cambio, los contratistas son responsables de estas obligaciones. Sin embargo, el IRS todavía quiere saber cuánto recibieron estos contratistas para asegurarse de que paguen los impuestos que deben, yutiliza el formulario 1099-MISC para recopilar esta información.2 Las empresas no envían el formulario W-9 al IRS.
Información necesaria en el formulario W-9
El formulario W-9 solicita el nombre del contratista independiente, el nombre comercial (si es diferente), la entidad comercial (propiedad única, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso / patrimonio, compañía de responsabilidad limitada u «otro») y el impuesto comercial número de identificación (o número de Seguro Social, para propietarios únicos que no usan un número de identificación fiscal separado).
El formulario W-9 también le pide a la persona que lo llena que certifique que no está sujeto a retención adicional. La mayoría de los contribuyentes no lo son, pero si lo están, la empresa que contrata al contratista independiente deberá retener el impuesto sobre la renta del pago de ese contratista a una tasa fija del 24% (para los años fiscales 2018-2025) y enviarlo al IRS.
Como el formulario W-9 requiere que se incluya una identificación fiscal o un número de seguro social, tanto la persona que lo completa como la empresa que lo recibe deben guardarlo cuidadosamente durante la transmisión y después de recibirlo para protegerse contra el robo de identidad.
Cuando no debe completar un W-9
Un contratista independiente que reciba un W-9 inesperado debe dudar antes de completarlo e investigar si el solicitante tiene una razón legítima para solicitar este formulario. Las instituciones financieras a veces usan el Formulario W-9 para solicitar información de un cliente cuando necesitan reportar dividendos o intereses. Tenga cuidado aquí: la institución financiera probablemente ya debería tener su número de identificación fiscal de cuando abrió la cuenta.
Otra situación en la que debe dudar antes de completar el formulario W-9 es si la empresa que le pide que lo haga es su empleador y se supone que usted está clasificado como empleado, no como contratista independiente. La diferencia es sustancial.
¿Empleado o contratista independiente?
Si es un empleado, su empleador retendrá los impuestos sobre la renta, retendrá y pagará los impuestos del Seguro Social y Medicare, y pagará el impuesto de desempleo sobre su salario. Si es un contratista independiente, no lo hará. Eso significa que usted será responsable de la parte del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare, y que no será elegible para la compensación por desempleo si lo despiden.
Un empleador sin escrúpulos o con dificultades económicas podría intentar clasificar a un empleado como contratista independiente para ahorrar dinero. Si está clasificado como un contratista independiente, los «ahorros» fiscales de su empleador saldrán de su bolsillo como impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. También será responsable de calcular y pagar sus impuestos estimados cuatro veces al año y decompletar el Anexo C cuando presente su declaración anual de impuestos.
No siempre está claro si un trabajador es un empleado o un contratista independiente, pero en general, cuanto más control tiene la empresa sobre lo que hacen los trabajadores y cómo lo hacen, es más probable que sean empleados. Si su sentido de Spidey comienza a hormiguear cuando alguien que lo contrató lo llama un contratista independiente, es una buena señal y debe investigar la situación más a fondo. Comience por revisar la discusión del IRS sobre la diferencia entre los dos. Si es un empleado,debe completar el Formulario W-4, no el Formulario W-9.
Aquí hay un ejemplo de cuándo un empleador podría cambiar legítimamente su estado de empleado a contratista independiente. Usted es programador de computadoras y debe venir a la oficina de 9 am a 6 pm, de lunes a viernes. La empresa proporciona su escritorio y su computadora.
A partir del próximo mes, se le pedirá que proporcione su computadora. Podrá trabajar desde su casa o desde cualquier ubicación remota que desee, y puede completar el trabajo durante las horas que desee, siempre que sus asignaciones se completen a tiempo y responda a las llamadas telefónicas y correos electrónicos relacionados con el trabajo a tiempo.
Preguntas frecuentes sobre W-9
¿Cómo sé si estoy sujeto a una retención adicional?
¿Le ha enviado el IRS una carta para informarle que está sujeto a una retención adicional obligatoria? Esto podría haber sucedido si no informó todos sus intereses y dividendos en una declaración de impuestos anterior. Si no ha recibido esta carta y proporciona su número de identificación fiscal al solicitante del formulario W-9, no está sujeto a la retención adicional. Si está sujeto a una retención adicional, tache el punto dos en la segunda parte del formulario W-9 antes de enviarlo.
¿Cuál es la forma más segura de enviar el formulario W-9?
Si puede entregar el documento en persona, es ideal. De lo contrario, una opción es utilizar un servicio en línea gratuito para encriptar su Formulario W-9 completado y enviarlo por correo electrónico de forma segura al solicitante. También puede utilizar un servicio de intercambio de archivos cifrados.
Otra opción es enviarlo a través de un servicio como FedEx, UPS o el servicio postal, aunque no hay garantía de que su formulario no se pierda, sea robado o manipulado en tránsito.
Tampoco hay garantía de que el destinatario almacene el formulario de forma segura incluso si lo envía de forma segura, por lo que es posible que desee preguntar sobre eso con anticipación.
¿Mi negocio es una entidad exenta?
Si es propietario único, probablemente no lo sea. Si es una corporación, podría serlo, si califica para el estado de exención de impuestos del IRS.
Tengo un número de identificación de empleador (EIN) y un número de seguro social.¿Qué número debo ingresar en el formulario?
Si es un propietario único, puede ingresar cualquiera de ellos. Si su empresa es una LLC clasificada como corporación o sociedad, use el EIN de la entidad. Si su empresa es una LLC de un solo miembro que es unaentidad no considerada, ingrese su SSN o EIN (no el EIN de la entidad).
¿Puedo negarme a completar el formulario W-9?
Seguro. Si se niega en respuesta a una solicitud legítima, su cliente retendrá impuestos de su salario a una tasa del 24%. El departamento de contabilidad también podría considerarlo un fastidio y decirle a su contacto que se niegue a hacer más negocios con usted. Las empresas tienen una gran obligación por parte del IRS de obtener un Formulario W-9 completo de cualquier persona a la que paguen $ 600 o más durante el año. El incumplimiento puede resultar en multas.
Sin embargo, si cree que la persona que solicita el formulario no tiene por qué pedirlo, probablemente rechazarlo sea una buena idea. Si está preocupado, pregúntele a un profesional de impuestos qué debe hacer.
Además de un cliente, ¿quién podría pedirme que complete el formulario W-9?
Un banco, una casa de bolsa, una institución crediticia que canceló una deuda que usted adeuda o el emisor de un premio que ganó, todos podrían pedir. Si eres invitado de «Ellen» durante su promoción «12 días de obsequios» y los productores del programa de entrevistas te piden que llenes un W-9 antes de irte, es seguro asumir que la solicitud es legítima. Si recibe un correo electrónico que dice que ganó un premio para un concurso en el que no recuerda haber participado, es posible que no desee darle a esa persona un W-9.
Tenga cuidado con las estafas de phishing W-9. Si recibe una solicitud por correo electrónico para un Formulario W-9 y no está seguro de que sea legítimo, comuníquese con el supuesto remitente por teléfono (y no use ningún número de teléfono en el correo electrónico sospechoso) para preguntar si la solicitud es válida. Los atacantes son sofisticados y pueden hacer que un mensaje parezca que proviene de su banco o incluso de su cliente. Y si recibe un correo electrónico del IRS, definitivamente es un intento de phishing, y debe reenviar el correo electrónico a [email protected]. El IRS no inicia contacto con los contribuyentes por correo electrónico.
La línea de fondo
Los formularios W-9 son para contratistas independientes, también llamados autónomos. Es importante completar el formulario correctamente, pero solo si está seguro de que es el formulario correcto para enviar y la solicitud es legítima.