20 abril 2021 5:35

Formulario W-9: Solicitud de Certificación y Número de Identificación del Contribuyente

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¿Qué es el Formulario W-9: Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente (TIN) y Certificación?

Un formulario W-9 es un formulario de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que se utiliza para confirmar el nombre, la dirección y el número de identificación del contribuyente (TIN) de una persona para el empleo u otros fines de generación de ingresos. La confirmación se puede solicitar para una persona definida como ciudadano estadounidense o una persona definida como extranjero residente.

Un formulario W-9 también se conoce como formulario de Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación.

Conclusiones clave

  • El W-9 es un formulario oficial proporcionado por el IRS para que los empleadores u otras entidades verifiquen el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal de una persona que recibe ingresos.
  • La información obtenida de un formulario W-9 se usa a menudo para generar un formulario de impuestos 1099, que se requiere para fines de presentación de impuestos sobre la renta.
  • La información recopilada por una entidad en un formulario W-9 no puede divulgarse para ningún otro propósito, bajo estrictas regulaciones de privacidad.

¿Quién puede presentar el formulario W-9: Solicitud de número de identificación del contribuyente (TIN) y certificación?

Un formulario W-9 es una solicitud formal por escrito de información únicamente y se utiliza únicamente con el propósito de confirmar el número de identificación del contribuyente (TIN) de una persona. Un empleador u otra entidad que deba presentar un documento informativo ante el IRS, como el Formulario 1099, debe obtener su TIN correcto para informar cualquier ganancia o pérdida que pueda afectar su declaración de impuestos federales o su ingreso tributable. Para la mayoría de las personas, el TIN será su número de seguro social (SSN).

El W-9 se diferencia del Formulario W-4, que es más comúnmente proporcionado por los empleados a los empleadores directos, en que el W-9 no establece inherentemente la retención de impuestos adeudados. Cualquier impuesto requerido basado en ganancias relacionadas con el W-9 proporcionado es responsabilidad del titular del TIN que figura en el documento, a menos que el contribuyente esté sujeto a una retención adicional. Si se requiere una retención adicional, esto deberá anotarse en el W-9, para informar adecuadamente a la entidad que recibe la información de la necesidad de realizar la retención en consecuencia.

¿Para qué se utiliza el formulario W-9?

La información obtenida en un formulario W-9 se dividendos pagados contra una inversión;y varias otras transacciones financieras.



El IRS requiere que aquellos que no están definidos como ciudadanos estadounidenses o extranjeros residentes utilicen el formulario W-8 apropiado en lugar del formulario W-9.

El formulario 1099 solo se debe emitir una vez que se alcanza el umbral de ingresos mínimos, que para la mayoría de los ingresos varios se establece en $ 600 para los años fiscales 2020 y 2021. Los montos por debajo de este umbral deben ser declarados como ingresos por el titular del TIN, pero no requieren un Formulario 1099.

Aunque los empleados están obligados legalmente a proporcionar cierta información personal a sus empleadores, la privacidad de un empleado está protegida por la ley. Un empleador que divulgue la información personal de un empleado de cualquier forma no autorizada puede estar sujeto a un proceso civil y penal.

Cómo leer y completar el formulario W-9

El formulario W-9 es uno de los formularios del IRS más sencillos de completar, pero si los formularios de impuestos lo ponen nervioso, no se preocupe. Lo guiaremos a través de la forma correcta de completarlo.

Todas las páginas del formulario W-9 están disponibles en el sitio web del IRS.

Paso 1

Ingrese su nombre como se muestra en su  declaración de impuestos.

Paso 2

Ingrese el nombre de su empresa o el nombre de la «entidad ignorada», si es diferente del nombre que ingresó en el paso 1. Por ejemplo, puede ser un propietario único, pero para fines de marketing, no usa su nombre personal como nombre comercial;en cambio, está «haciendo negocios como» con otro nombre. Ingresarías ese nombre aquí. En cuanto a la parte de la entidad ignorada, si no sabe qué es, probablemente no lo sea. Un tipo de entidad común que se ignora es una sociedad de responsabilidad limitada unipersonal .4 Las empresas  unipersonales y las  sociedades anónimas tipo S  nunca se clasifican como entidades excluidas.

Paso 3

¿Qué tipo de entidad comercial es usted para la clasificación fiscal federal: propiedad única, sociedad,  corporación C, corporación S, fideicomiso / patrimonio, compañía de responsabilidad limitada u «otro»? Marque la casilla correspondiente. Si no está seguro, probablemente sea una empresa unipersonal, porque habría tenido que presentar una gran cantidad de trámites para convertirse en una de las otras entidades.

Paso 4

Exenciones. Lo más probable es que deje estas casillas en blanco. Aquí hay un par de excepciones:

  1. Los beneficiarios que están exentos de la  retención adicional, como las corporaciones (en la mayoría de los casos), pueden necesitar ingresar un código en el cuadro «Código de beneficiario exento». Las instrucciones del Formulario W-9 enumeran los beneficiarios exentos y sus códigos y los tipos de pagos para los que se deben utilizar estos códigos. Las corporaciones que llenen un W-9 para recibir pagos de intereses o dividendos, por ejemplo, ingresarían el código «5».
  2. Los beneficiarios que están exentos de informar según la Ley de Cumplimiento de Impuestos de Cuentas Extranjeras (FATCA) pueden necesitar ingresar un código en el cuadro «Exención del código de informe FATCA». Ninguna de estas casillas se aplicará al típico contratista independiente o autónomo.

Paso 5

Proporcione su dirección postal, ciudad, estado y código postal. ¿Qué sucede si la dirección de su casa es diferente a la de su empresa? ¿Qué dirección debe proporcionar en el formulario W-9? Utilice la dirección que utilizará en su declaración de impuestos. Por ejemplo, si es un propietario único que alquila un espacio de oficina, pero presenta su declaración de impuestos utilizando la dirección de su casa, ingrese la dirección de su casa en el formulario W-9 para que el IRS no tenga problemas para hacer coincidir sus 1099 con su  Formulario 1040..

Paso 6

En este paso opcional, puede proporcionar el nombre y la dirección del solicitante. Es posible que desee completar este cuadro para mantener un registro de a quién proporcionó su número de identificación fiscal.

Paso 7

El IRS llama a esta sección Parte I, que tiene que hacerle preguntarse cuáles fueron todos esos pasos que acaba de completar. Aquí, debe proporcionar el número de identificación fiscal de su empresa, que será su número de seguro social individual si es un propietario único, o su  número de identificación de empleador (EIN) si tiene otro tipo de empresa. Ahora, algunas empresas unipersonales también tienen EIN, pero el IRS prefiere que los propietarios únicos usen sus SSN en el Formulario W-9. Nuevamente, al hacerlo, será más fácil hacer coincidir los 1099 que reciba con su declaración de impuestos, que presentará con su SSN.

¿Qué pasa si su empresa es nueva y no tiene un EIN? Aún puede completar un formulario W-9. El IRS dice que debe solicitar su número y escribir «solicitado» en el espacio para el TIN. Querrá obtener este número lo más rápido posible porque, hasta que lo haga, estará sujeto a una retención adicional. Puede solicitar un EIN en el sitio web del IRS. Consulte las instrucciones a continuación para el Paso 8, Parte II, para obtener más información sobre la retención adicional.

Paso 8

En la Parte II, debe dar fe de la veracidad de toda su información antes de poder firmar el Formulario W-9. Mentir intencionalmente en un formulario de impuestos podría significar que tendrá que pagar una multa o ir a la cárcel; el IRS no pierde el tiempo. Antes de firmar el formulario W-9, estas son las declaraciones que debe certificar que son verdaderas, bajo pena de perjurio:

1. El número que se muestra en este formulario es mi número de identificación de contribuyente correcto (o estoy esperando que me den un número).

  • Los contribuyentes deben utilizar números de identificación fiscal legítimos. Usar un número de identificación fiscal «prestado», robado o inventado equivaldría a mentir bajo juramento e implicaría graves consecuencias.

2. No estoy sujeto a la retención adicional porque: (a) estoy exento de la retención adicional, o (b) el Servicio de Impuestos Internos (IRS) no me ha notificado que estoy sujeto a una retención adicional como resultado de una no informar todos los intereses o dividendos, o (c) el IRS me ha notificado que ya no estoy sujeto a la retención adicional.

  • La mayoría de los contribuyentes están exentos de la retención adicional. Si no tiene idea de lo que está hablando el IRS aquí, probablemente esté exento. Si no está exento, el IRS le habrá notificado y la empresa que le paga debe saberlo porque debe retener el  impuesto sobre la renta  de su pago a una tasa fija del 24% (a partir de 2020) y enviarlo a la IRS. Por cierto, ahora conoce otra buena razón para no hacer trampa en su declaración de impuestos: es posible que tenga que decírselo a un futuro cliente y eso podría hacer que la empresa lo piense dos veces. El artículo (c) básicamente dice que si alguna vez estuvo sujeto a la retención adicional pero ya no lo está, nadie necesita saberlo.

3. Soy ciudadano estadounidense u otra persona estadounidense.

  • Si eres un  extranjero residente, estás a salvo. El IRS también considera que lo siguiente es una «persona estadounidense»: una sociedad, corporación, compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos; una finca doméstica; y un fideicomiso doméstico. Si su negocio es una sociedad que tiene un socio extranjero, se aplican reglas especiales; lea sobre ellos en las instrucciones del Formulario W-9. Si no es ciudadano estadounidense, es posible que deba completar el Formulario W-8 o el Formulario 8233 en su lugar.

4. El código (s) FATCA ingresado en este formulario (si corresponde) que indica que estoy exento de los informes FATCA es correcto.

Consideraciones especiales al presentar el formulario W-9

Firma del formulario W-9

El formulario W-9 le indica que tache el punto 2 anterior si el IRS le notificó que actualmente está sujeto a una retención adicional porque no informó todos los intereses y dividendos en su declaración de impuestos.

Puede tachar el punto 2 si está completando el Formulario W-9 en relación con una transacción de bienes raíces. El artículo 2 no se aplica en este caso, por lo que no importa si está sujeto a una retención adicional.

Ahora, si lee la letra pequeña en las instrucciones del W-9 cuidadosamente, parece indicar que la mayoría de las personas no están obligadas a firmar este formulario en absoluto. Por lo general, solo debe firmarlo si el IRS le ha notificado que anteriormente proporcionó un TIN incorrecto. Sin embargo, dejando de lado los tecnicismos, la persona que le pidió que completara el formulario W-9 probablemente lo considerará incompleto o inválido si no lo ha firmado.

Devolución del formulario W-9

Devuelva su Formulario W-9 completado a la empresa que le pidió que lo llenara. Idealmente, lo entregará en persona para limitar su exposición al  robo de identidad, pero este método a menudo no es práctico. El correo se considera relativamente seguro. Si debe enviar el formulario por correo electrónico, debe cifrar tanto el documento como su mensaje de correo electrónico y verificar tres veces que tiene la dirección de correo electrónico correcta del destinatario antes de enviar su mensaje. Hay servicios gratuitos disponibles en línea para ayudarlo a hacer esto, pero verifique su reputación antes de confiarles sus documentos. Por lo general, la empresa que necesita enviar un W-9 al IRS le dará uno para completar.

 

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