Los 8 pasos importantes del ciclo contable
Es importante conocer el ciclo contable de ocho pasos para todo tipo de contables. Desglosa todo el proceso de las responsabilidades de un contable en ocho pasos básicos. Muchos de estos pasos a menudo se automatizan a través de software de contabilidad y programas de tecnología. Sin embargo, conocer y usar los pasos manualmente puede ser esencial para los contadores de pequeñas empresas que trabajan en los libros con un soporte técnico mínimo.
Conclusiones clave
- El ciclo contable es un proceso diseñado para facilitar la contabilidad financiera de las actividades comerciales para los propietarios de negocios.
- Por lo general, hay ocho pasos a seguir en un ciclo contable.
- El cierre del ciclo contable proporciona a los propietarios de negocios informes completos de desempeño financiero que se utilizan para analizar el negocio.
- Los ocho pasos del ciclo contable son los siguientes: identificación de transacciones, registro de transacciones en un diario, contabilización, balance de prueba sin ajustar, hoja de trabajo, ajuste de asientos de diario, estados financieros y cierre de libros.
¿Qué es el ciclo contable?
El ciclo contable es un proceso básico de ocho pasos para completar las tareas de contabilidad de una empresa. Proporciona una guía clara para el registro, el análisis y el informe final de las actividades financieras de una empresa.
El ciclo contable se utiliza de manera integral a lo largo de un período de informe completo. Por lo tanto, mantenerse organizado durante el período de tiempo del proceso puede ser un elemento clave que ayuda a mantener la eficiencia general. Los períodos del ciclo contable variarán según las necesidades de presentación de informes. La mayoría de las empresas buscan analizar su desempeño mensualmente, aunque algunas pueden enfocarse más en los resultados trimestrales o anuales.
Independientemente, la mayoría de los contables conocerán la situación financiera de la empresa día a día. En general, determinar la cantidad de tiempo para cada ciclo contable es importante porque establece fechas específicas para la apertura y el cierre. Una vez que se cierra un ciclo de contabilidad, comienza un nuevo ciclo, reiniciando el proceso de contabilidad de ocho pasos nuevamente.
Comprensión del ciclo contable de 8 pasos
El ciclo contable de ocho pasos comienza con el registro de cada transacción de la empresa de forma individual y finaliza con un informe completo de las actividades de la empresa durante el período de tiempo del ciclo designado. Muchas empresas utilizan software de contabilidad para automatizar el ciclo contable. Esto permite a los contadores programar las fechas del ciclo y recibir informes automatizados.
Dependiendo del sistema de cada empresa, se puede utilizar una automatización más o menos técnica. Por lo general, la contabilidad implicará cierto apoyo técnico, pero es posible que se requiera que un contador intervenga en el ciclo contable en varios puntos.
Por lo general, cada empresa individual necesitará modificar el ciclo contable de ocho pasos de determinadas formas para que se ajuste al modelo de negocio y los procedimientos contables de su empresa. Las modificaciones de la contabilidad de acumulación ( o devengo) frente a la contabilidad de caja suelen ser una de las principales preocupaciones.
Las empresas también pueden elegir entre la contabilidad de entrada única o la contabilidad de entrada doble. La contabilidad de doble entrada es necesaria para que las empresas elaboren los tres estados financieros principales : el estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo.
Los 8 pasos del ciclo contable
Los ocho pasos del ciclo contable incluyen lo siguiente:
Paso 1: identificar transacciones
El primer paso del ciclo contable es la identificación de transacciones. Las empresas tendrán muchas transacciones a lo largo del ciclo contable. Cada uno debe registrarse correctamente en los libros de la empresa.
El mantenimiento de registros es esencial para registrar todo tipo de transacciones. Muchas empresas utilizarán tecnología de punto de venta vinculada con sus libros para registrar las transacciones de ventas. Más allá de las ventas, también existen gastos que pueden presentarse en muchas variedades.
Paso 2: registrar transacciones en un diario
El segundo paso del ciclo es la creación de asientos de diario para cada transacción. La tecnología de punto de venta puede ayudar a combinar los pasos uno y dos, pero las empresas también deben realizar un seguimiento de sus gastos. La elección entre contabilidad de acumulación o de caja determinará cuándo se registran oficialmente las transacciones. Tenga en cuenta que la contabilidad de devengo requiere la coincidencia de los ingresos con los gastos, por lo que ambos deben registrarse en el momento de la venta.
La contabilidad de caja requiere que las transacciones se registren cuando se recibe o se paga el efectivo. La contabilidad de doble entrada requiere registrar dos entradas con cada transacción para administrar un balance general completamente desarrollado junto con un estado de resultados y un estado de flujo de efectivo.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) y las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS) requieren que las empresas públicas utilicen la contabilidad de acumulación (o devengo) para sus estados financieros.
Con la contabilidad de doble entrada, cada transacción tiene un débito y un crédito iguales entre sí. La contabilidad de entrada única es comparable a la gestión de una chequera. Proporciona un informe de saldos pero no requiere entradas múltiples.
Paso 3: Publicación
Una vez que una transacción se registra como un asiento de diario, debe contabilizarse en una cuenta en el libro mayor. El libro mayor proporciona un desglose de todas las actividades contables por cuenta. Esto permite que un contable controle las posiciones y estados financieros por cuenta. Una de las cuentas a las que se hace referencia con más frecuencia en el libro mayor es la cuenta de efectivo que detalla cuánto efectivo está disponible.
Paso 4: Balance de prueba no ajustado
Al final del período contable, se calcula un balance de prueba como el cuarto paso del ciclo contable. Un balance de prueba le dice a la compañía sus saldos no ajustados en cada cuenta. El balance de prueba no ajustado se traslada al quinto paso para realizar pruebas y análisis.
Paso 5: hoja de trabajo
Analizar una hoja de trabajo e identificar las entradas de ajuste constituyen el quinto paso del ciclo. Se crea y utiliza una hoja de trabajo para garantizar que los débitos y los créditos sean iguales. Si hay discrepancias, será necesario realizar ajustes.
Además de identificar cualquier error, es posible que sea necesario ajustar las entradas para la conciliación de ingresos y gastos cuando se utiliza la contabilidad de acumulación (o devengo).
Paso 6: Ajuste de las entradas del diario
En el sexto paso, un contable hace ajustes. Los ajustes se registran como asientos de diario cuando es necesario.
Paso 7: estados financieros
Una vez que la empresa realiza todos los asientos de ajuste, genera sus estados financieros en el séptimo paso. Para la mayoría de las empresas, estos estados incluirán un estado de resultados, un balance general y un estado de flujo de efectivo.
Paso 8: cerrar los libros
Finalmente, una empresa finaliza el ciclo contable en el octavo paso cerrando sus libros al final del día en la fecha de cierre especificada. Las declaraciones de cierre proporcionan un informe para el análisis del desempeño durante el período.
Después del cierre, el ciclo contable comienza de nuevo desde el principio con un nuevo período de informe. El cierre suele ser un buen momento para presentar la documentación, planificar el próximo período del informe y revisar un calendario de eventos y tareas futuros.
La línea de fondo
El proceso del ciclo contable de ocho pasos facilita la contabilidad a los contables y a los emprendedores ocupados. Puede ayudar a eliminar las conjeturas sobre cómo manejar las actividades contables. También ayuda a garantizar la coherencia, la precisión y el análisis eficiente del rendimiento financiero.