Oficina Virtual
¿Qué es una oficina virtual?
Una oficina virtual ofrece a las empresas una dirección física y servicios relacionados con la oficina sin los gastos generales de un largo contrato de arrendamiento y personal administrativo. Con una oficina virtual, los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, pero aún tienen cosas como una dirección postal, servicios de contestador telefónico, salas de reuniones y videoconferencias.
Cómo funcionan las oficinas virtuales
Las oficinas virtuales funcionan como una unidad para atender a los clientes, pero no existen en una ubicación fija. Este tipo de configuración es especialmente popular entre las nuevas empresas y las pequeñas empresas que desean minimizar los gastos generales. La creación de software y servicios de productividad de oficina basados en la web, como las videoconferencias, ha ayudado a impulsar el crecimiento de las oficinas virtuales.
Conclusiones clave
- Una oficina virtual es una empresa que funciona como una unidad y tiene una dirección postal física, pero no existe en una ubicación específica.
- El desarrollo de herramientas como los servicios de videoconferencia y mensajería ha llevado a un mayor uso de la oficina virtual.
- Los costos de operar una oficina virtual son mucho menores que los de una oficina tradicional, y es por eso que este tipo de configuración es popular entre las pequeñas empresas y las nuevas empresas.
- Un arreglo de oficina virtual amplía las opciones de trabajo para los empleados y las opciones de contratación para las empresas.
- Si bien la oficina virtual suele ser una opción menos costosa para las empresas, algunos servicios, como la atención telefónica y las videoconferencias, pueden tener una accesibilidad limitada.
Una oficina virtual también puede generar una mayor productividad, ya que sus servicios liberan a los trabajadores de las tareas administrativas, así como de los desplazamientos. Cada empleado puede trabajar desde la ubicación que le resulte más conveniente, y el negocio no se limita a contratar empleados que vivan localmente.
A medida que más personas encuentran formas de trabajar de forma remota, los beneficios de una oficina virtual se notan de inmediato. Sin embargo, no todo es tan fácil como parece. Algunos pueden encontrar que la programación del espacio de oficina virtual no es diferente a los prolongados conflictos de programación inherentes a una oficina física.
Ventajas y desventajas de una oficina virtual
El atractivo de una oficina virtual para los usuarios es doble. Primero, el costo mensual de una oficina virtual es mucho menor que el de una oficina tradicional. Después de todo, no tiene ninguno de los costos de mantenimiento y conservación, ni necesita personal. Una oficina virtual también se puede asegurar mediante un contrato de arrendamiento de mes a mes, por lo que hay una mayor flexibilidad si el negocio de un usuario cambia (sin esperar a que expire un contrato de arrendamiento o incurrir en el costo de un contrato de arrendamiento roto).
Los costos de usar una oficina virtual pueden ser tan bajos como $ 50 por una tarifa de membresía y $ 250 por mes o más por un contrato de arrendamiento de mes a mes para los servicios básicos. Cuantos más servicios se agreguen, más costoso será.
En segundo lugar, una oficina virtual puede proporcionar una dirección postal, atención telefónica y servicios de videoconferencia. Por lo tanto, una pequeña empresa puede parecer más grande de lo que es. También puede proporcionar una dirección física (o varias direcciones) para que los usuarios se reúnan con los clientes. A veces, la dirección puede dar un aura de prestigio a un usuario de una oficina virtual, como si la dirección fuera una ubicación o una calle conocida. Un servicio de contestador telefónico profesional puede tener el mismo efecto.
Algunos de los servicios que ofrece un arreglo de oficina virtual requieren una planificación previa para su utilización. Por ejemplo, muchos paquetes vienen con un uso limitado de salas de conferencias o servicios limitados de teleconferencia y videoconferencia. Las oficinas virtuales también pueden tener acceso restringido durante las noches y los fines de semana. Los usuarios pueden encontrar la falta de flexibilidad limitante e inconveniente. También existe la posibilidad de que surjan distracciones al trabajar desde casa y, por lo tanto, es posible que algunos trabajadores no sean tan productivos cuando operan en un entorno de oficina virtual.