Presupuesto estático

Conclusiones clave

• Un presupuesto estático incorpora valores esperados sobre entradas y salidas que se conciben antes del inicio de un período.
• Un presupuesto estático pronostica ingresos y gastos durante un período específico, pero permanece sin cambios incluso con cambios en la actividad comercial.
• Los presupuestos estáticos suelen ser utilizados por organizaciones gubernamentales, educativas y sin fines de lucro.
• A diferencia de un presupuesto estático, un presupuesto flexible cambia o fluctúa con los cambios en los volúmenes de ventas y producción.

Un presupuesto estático basado en entradas y salidas planificadas para cada una de las divisiones de una empresa puede ayudar a la administración a realizar un seguimiento de los ingresos, los gastos y las necesidades de flujo de efectivo.

Beneficios de un presupuesto estático

Un presupuesto estático ayuda a controlar los gastos, las ventas y los ingresos, lo que ayuda a las organizaciones a lograr un rendimiento financiero óptimo. Al mantener cada departamento o división dentro del presupuesto, las empresas pueden mantenerse al día con sus objetivos financieros a largo plazo. Un presupuesto estático sirve como guía o mapa para la dirección general de la empresa.

Dentro de una organización, los contadores y directores financieros (CFO) suelen utilizar presupuestos estáticos, lo que les proporciona control financiero. El presupuesto estático sirve como un mecanismo para evitar el gasto excesivo y hacer coincidir los gastos (o pagos efectuados) con los ingresos provenientes de las ventas. En resumen, un presupuesto estático bien gestionado es una herramienta de planificación del flujo de caja para las empresas. La administración adecuada del flujo de efectivo ayuda a garantizar que las empresas tengan el efectivo disponible en caso de que surja una situación en la que se necesite efectivo, como una falla en el equipo o empleados adicionales necesarios para las horas extraordinarias.

Cuando se utiliza un presupuesto estático, una empresa u organización puede realizar un seguimiento de dónde se gasta el dinero, cuántos ingresos ingresan y ayudar a mantenerse al día con sus objetivos financieros.

Presupuestos estáticos frente a presupuestos flexibles

A diferencia de un presupuesto estático, un presupuesto flexible cambia o fluctúa con los cambios en las ventas, los volúmenes de producción o la actividad comercial. Se puede utilizar un presupuesto flexible, por ejemplo, si se necesitan materias primas adicionales a medida que aumentan los volúmenes de producción debido a la estacionalidad de las ventas. Además, el personal temporal o los empleados adicionales necesarios para las horas extraordinarias durante las horas punta se presupuestan mejor utilizando un presupuesto flexible en lugar de uno estático.

Por ejemplo, digamos que una empresa tenía un presupuesto estático para las comisiones de ventas en el que la dirección de la empresa asignaba 50.000 dólares para pagar una comisión al personal de ventas. Independientemente del volumen total de ventas, ya sea de $ 100,000 o $ 1,000,000, las comisiones por empleado se dividirían por el monto del presupuesto estático de $ 50,000. Sin embargo, un presupuesto flexible permite a los gerentes asignar un porcentaje de las ventas al calcular las comisiones por ventas. La gerencia podría asignar una comisión del 7% por el volumen total de ventas generado. Aunque con el presupuesto flexible, los costos aumentarían a medida que aumentaran las comisiones de ventas, también lo harían los ingresos de las ventas adicionales generadas.

Limitaciones de los presupuestos estáticos

El presupuesto estático está limitado por la capacidad de una organización para pronosticar con precisión sus gastos necesarios, cuánto asignar a esos costos y sus ingresos operativos para el próximo período.

Los presupuestos estáticos pueden ser más efectivos para las organizaciones que tienen ventas y costos altamente predecibles y para períodos más cortos. Por ejemplo, si una empresa ve los mismos costos en materiales, servicios públicos, mano de obra, publicidad y producción mes tras mes para mantener sus operaciones y no hay expectativas de cambio, un presupuesto estático puede ser adecuado para sus necesidades.

Si tal planificación predictiva no es posible, habrá una disparidad entre el presupuesto estático y los resultados reales. Por el contrario, un presupuesto flexible podría basar sus gastos de marketing en un porcentaje de las ventas totales del período. Eso significaría que el presupuesto fluctuaría junto con el desempeño y los costos reales de la empresa.

Cuando el presupuesto estático se compara con otras facetas del proceso presupuestario (como el presupuesto flexible y los resultados reales),  se pueden derivar dos tipos de  variaciones presupuestarias :

1. Variación del presupuesto estático: la diferencia entre los resultados reales y el presupuesto estático.

2. Variación del volumen de ventas: la diferencia entre el presupuesto flexible y el presupuesto estático.

Estas variaciones se utilizan para evaluar si las diferencias fueron favorables (aumento de las ganancias) o desfavorables (disminución de las ganancias). Si los costos reales de una organización estuvieran por debajo del presupuesto estático y los ingresos superaran las expectativas, el aumento resultante en las ganancias sería un resultado favorable. Por el contrario, si los ingresos no cumplieran al menos con los objetivos establecidos en el presupuesto estático, o si los costos reales superaran los límites preestablecidos, el resultado conduciría a menores ganancias.