Plan de reembolso
¿Qué es un plan de reembolso?
Término genérico para varios tipos de planes que reembolsan a los empleados varios tipos de gastos relacionados con el trabajo. Estos gastos pueden incluir gastos médicos, de automóvil, viajes, comidas y entretenimiento. Los planes de reembolso son instituidos por los empleadores para permitirles pagar una cantidad más precisa de los gastos incurridos por los empleados, en lugar de tener que proporcionar una asignación amplia o un aumento en la compensación para cubrirlos.
Comprensión del plan de reembolso
Los planes de reembolso pueden adoptar muchas formas, como planes contables y no contables, beneficios complementarios de minimis o millaje de automóvil y asignaciones de viaje. Los empleados no pueden hacer deducciones personales de ningún tipo por gastos cubiertos por un plan de reembolso. Los empleados deben presentar registros de gastos adecuadamente detallados a través de registros o recibos para que los empleadores puedan deducir los reembolsos.
La Publicación 535 del IRS, Gastos comerciales, establece lo siguiente: “Para ser deducible, un gasto comercial debe ser tanto ordinario como necesario. Un gasto ordinario es aquel que es común y aceptado en su industria. Un gasto necesario es aquel que es útil y apropiado para su oficio o negocio. Un gasto no tiene por qué ser indispensable para ser considerado necesario.
Ciertos estados como California requieren que los empleadores reembolsen los gastos razonables relacionados con el trabajo de los empleados, y cualquier reembolso de gastos recibido no tiene que declararse como salario o ingreso. Pero para que esto suceda, los empleadores deben preestablecer un plan responsable por escrito y los empleados deben presentar los gastos debidamente documentados según ese plan. Esto es para asegurar que los registros de gastos se mantengan adecuadamente de manera oportuna y precisa. Muchas empresas cuentan con contadores o asesores laborales que corroboran los gastos y garantizan informes y deducciones correctos.
Un desglose de algunos ejemplos comunes de gastos en el lugar de trabajo que requerirían el reembolso del empleador incluye lo siguiente:
- Transporte: El costo de cualquier viaje relacionado con el trabajo, incluidos los gastos de vehículo, comidas, alojamiento y cualquier gasto de entretenimiento que cumpla con los criterios detallados en laPublicación 463 del IRS, Gastos de viaje, entretenimiento, obsequios y automóviles. Un gran número de empleadores reembolsará a los empleados que utilicen sus vehículos personales para causas comerciales a una tarifa estándar por millaje, que el IRS establece anualmente. Por ejemplo, la tasa de millaje federal estándar para empresas en 2021 es de 56 centavos por milla (57,5 centavos por milla para 2020). Generalmente, los gastos de transporte de rutina entre el hogar y el lugar de trabajo de un empleado no se consideran reembolsables.
- Suministros : Todos los bienes necesarios que compra un empleado pueden reembolsarse al costo, siempre que se reembolsen de conformidad con un plan responsable.
- Comidas y entretenimiento : Los costos de comidas y entretenimiento incurridos dentro del domicilio fiscal de un empleado son reembolsables, pero solo si las comidas / entretenimiento en cuestión tienen fines comerciales demostrables.