Dinero para gastos menores
¿Qué es la caja chica?
Un fondo de caja chica es una pequeña cantidad de efectivo que se mantiene disponible para pagar gastos menores, como suministros de oficina o reembolsos. Un fondo de caja chica se someterá a conciliaciones periódicas y las transacciones también se registrarán en los estados financieros. Puede haber un fondo de caja chica, que puede ser un cajón o una caja, en cada departamento para corporaciones más grandes.
Conclusiones clave
- La caja chica o el fondo de caja chica es una pequeña cantidad de efectivo disponible que se utiliza para pagar gastos demasiado pequeños como para merecer la posibilidad de emitir un cheque.
- Puede haber un cajón o caja de caja chica en cada departamento para corporaciones más grandes.
- Un fondo de caja chica se puede utilizar para suministros de oficina, tarjetas para clientes, flores, pagar un almuerzo para los empleados o reembolsar los gastos a los empleados.
Entendiendo la caja chica
Las transacciones de caja chica brindan conveniencia para transacciones pequeñas para las cuales emitir un cheque no es razonable o inaceptable. La pequeña cantidad de efectivo que una empresa considera pequeña variará, y muchas empresas se quedarán entre $ 50 y $ 200 como fondo de caja chica. Ejemplos de transacciones para las que se utiliza un fondo de caja chica incluyen:
- Material de oficina
- Tarjetas para clientes
- Flores
- Pagar por un almuerzo servido para un pequeño grupo de empleados
- Reembolsar a un empleado por pequeños gastos relacionados con el trabajo
Los custodios de los fondos de caja chica son designados para supervisar el fondo. Los deberes de custodia generalmente incluyen hacer cumplir las reglas y regulaciones de caja chica, solicitar reposiciones y dispensar fondos.
Consideraciones Especiales
El fondo de caja chica se concilia periódicamente para verificar que el saldo del fondo sea correcto. Por lo general, a medida que el saldo de la caja chica cae a un nivel preestablecido, el custodio solicita efectivo adicional al cajero. En este momento, se calcula el total de todos los recibos para garantizar que coincida con los fondos desembolsados del cajón de caja chica. Si se necesitan nuevos fondos, el cajero escribe un nuevo cheque para financiar el cajón de la caja chica y toma, a cambio, los recibos de las compras que agotaron el efectivo.
El proceso de conciliación asegura que el saldo restante del fondo sea igual a la diferencia entre el saldo original menos los cargos detallados en recibos y facturas. Si el saldo restante es menor de lo que debería ser, hay escasez. Si el saldo restante es más de lo que debería ser, hay un exceso. Aunque puede haber variaciones menores, cuando está desequilibrado, la fuente de la discrepancia debe identificarse y corregirse.
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) recomienda llenar los recibos de caja chica y adjuntarlos a los recibos para registrar y documentar los gastos de caja chica.
Requisitos para la caja chica
El uso de un fondo de caja chica elude ciertos controles internos. La disponibilidad de caja chica no significa que cualquiera pueda acceder a ella con cualquier propósito. Muchas empresas emplean estrictos controles internos para administrar el fondo. A menudo, las personas limitadas están autorizadas a aprobar desembolsos y solo pueden hacerlo para gastos relacionados con actividades u operaciones legítimas de la empresa.
Es posible que se asigne a un cajero menor para que emita el cheque para financiar el cajón de la caja chica y realice los asientos contables correspondientes. El custodio de caja chica se encarga de distribuir el efectivo y cobrar los recibos de todas las compras o cualquier uso de los fondos. A medida que disminuye el total de caja chica, los recibos deben aumentar y vincularse al monto total retirado.
Al tener un cajero de caja chica y un custodio de caja chica, el proceso dual ayuda a mantener los fondos seguros y garantiza que solo los autorizados tengan acceso a ellos.
Registro de caja chica
Cuando se utiliza un fondo de caja chica, las transacciones de caja chica todavía se registran en los estados financieros. No se realizan asientos en el diario contable cuando las compras se realizan con caja chica, solo cuando el custodio necesita más efectivo y, a cambio de los recibos, recibe nuevos fondos, se registran los asientos en el diario. El asiento de diario para dar más efectivo al custodio es un débito al fondo de caja chica y un crédito al efectivo.
Si hay escasez o exceso, una entrada de línea de diario se registra en una cuenta de más / corto. Si se termina el fondo de caja chica, se ingresa un crédito para representar una ganancia. Si el fondo de caja chica es insuficiente, se ingresa un débito para representar una pérdida. La cuenta over o short se usa para forzar el equilibrio del fondo al momento de la conciliación.