Banca Lockbox
¿Qué es Lockbox Banking?
La banca Lockbox es un servicio que brindan los bancos a las empresas para recibir el pago de los clientes. Bajo el servicio, los pagos realizados por los clientes se dirigen a un apartado postal especial en lugar de ir a la empresa. El banco va a la caja, recupera los pagos, los procesa y deposita los fondos directamente en la cuenta bancaria de la empresa.
Cómo funciona Lockbox Banking
Para las empresas que reciben un gran volumen de pagos o cheques de gran valor acompañados de documentos de remesas, un arreglo de caja fuerte puede agilizar los cobros y el procesamiento de pagos. Utilizando tecnología avanzada de caja de seguridad, los bancos han establecido múltiples centros de comunicación para que las empresas los utilicen para recibir pagos y depósitos.
Una empresa establece un apartado postal para recibir pagos de los clientes. El banco envía los depósitos y las comunicaciones del día a su centro de procesamiento. Los documentos de remesas de la empresa se escanean, se captura la información de pago y las actualizaciones de compensación se transmiten a sus cuentas por cobrar. Cada noche, se realiza una copia de seguridad de los datos de la caja de seguridad de la empresa para un almacenamiento seguro y de fácil acceso.
¿Cuál es el costo de los servicios bancarios cerrados?
Los servicios bancarios Lockbox pueden ser costosos . Los bancos cobran una tarifa de instalación y una tarifa mensual recurrente. También cobran una tarifa por transacción. Su sistema de tarifas no suele ser sencillo ni difícil de leer. Los departamentos típicos de servicio de cajas de seguridad procesan miles de cheques al mes y cobran por el tiempo. Los minutos cargados se acumulan rápidamente. Por lo tanto, incluso si el banco puede ser más eficiente que su propia oficina administrativa, todavía dependen de un grado justo de procesamiento manual que incurre en costos de mano de obra.
Las ventajas y desventajas de Lockbox Banking
Como ocurre con la mayoría de los servicios de procesamiento de pagos, existen pros y contras de la banca cerrada. Proporciona a las empresas una forma muy eficaz de depositar los pagos de los clientes. Esto es especialmente beneficioso si una empresa no puede depositar cheques de manera oportuna o si constantemente recibe pagos de clientes por correo.
Por otro lado, la banca segura también puede ser muy arriesgada. Los empleados bancarios que tienen acceso a cajas de seguridad rara vez son supervisados, lo que abre la situación a un posible fraude. El fraude ocurre principalmente en la forma de falsificación de cheques, porque los cheques que están en las cajas de seguridad brindan toda la información necesaria para hacer falsificaciones.
[Importante: una empresa puede protegerse de este tipo de fraude utilizando un banco en el que confía y supervisando constantemente su caja de seguridad].
Consideraciones Especiales
Las empresas que utilizan servicios bancarios cerrados pueden reducir sustancialmente sus costos de procesamiento interno, acelerar los cobros y convertir sus cuentas por cobrar en efectivo más rápidamente. No es necesario que las empresas preparen sus propios depósitos bancarios o mantengan registros contables porque eso se hace automáticamente a través de la banca cerrada.
Parte del procesamiento de la caja de seguridad se realiza a diario, por lo que las empresas pueden aumentar su control y eficiencia en la gestión de cuentas por cobrar al tiempo que mejoran los controles de auditoría y la seguridad de los datos. Las empresas se benefician de las capacidades mejoradas de generación de informes con acceso diario a los montos de los depósitos, la disponibilidad de fondos y la información de pago, incluidas imágenes electrónicas de pagos procesados y cupones.
Conclusiones clave
- La banca Lockbox es un servicio que brindan los bancos a las empresas para recibir el pago de los clientes.
- Hay pros y contras cuando se trata de operaciones bancarias seguras; si bien es conveniente, también puede ser riesgoso y dar lugar a posibles fraudes, como la falsificación.
- Utilizando tecnología avanzada de caja de seguridad, los bancos han establecido múltiples centros de comunicación para que las empresas los utilicen para recibir pagos y depósitos.
- Las empresas pueden utilizar la banca segura para reducir sus costos de procesamiento interno, convertir las cuentas por cobrar en efectivo rápidamente y acelerar los cobros.