Factura
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se compraron a crédito, la factura generalmente especifica los términos del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Los tipos de facturas pueden incluir un recibo en papel, una factura de venta, una nota de débito, una factura de venta o un registro electrónico en línea.
Conclusiones clave
- Una factura es un documento que mantiene un registro de una transacción entre un comprador y un vendedor, como un recibo en papel de una tienda o un registro en línea de un minorista electrónico.
- Las facturas son un elemento crítico de las auditorías y controles internos contables.
- Los cargos que se encuentran en una factura deben ser aprobados por el personal de administración responsable.
- Las facturas generalmente describen los términos de pago, costos unitarios, envío, manejo y cualquier otro término descrito durante la transacción.
Los fundamentos de una factura
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la factura. Por lo general, tiene un identificador único llamado número de factura que es útil como referencia interna y externa. Una factura generalmente contiene información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Los términos de pago pueden estar detallados en la factura, así como la información relacionada con cualquier descuento, detalles de pago anticipado o cargos financieros evaluados por pagos atrasados. También presenta el costo unitario de un artículo, el total de unidades compradas, el flete, el manejo, el envío y los cargos de impuestos asociados, y describe el monto total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un estado de cuenta de fin de mes como factura para todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el estado de cuenta debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con varias copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por computadora son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel a pedido o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones particulares o fechas específicas.
Una factura pro forma es una factura de venta preliminar que se envía a los compradores antes de un envío o entrega de bienes. La factura generalmente describirá los artículos comprados y otra información importante, como el peso del envío y los gastos de transporte. Las facturas proforma a menudo entran en juego con las transacciones internacionales, especialmente para fines aduaneros de importaciones.
Una factura pro forma es un acuerdo vinculante, aunque los términos de venta están sujetos a cambios.
La importancia de la fecha de la factura
La fecha de la factura representa la fecha y hora con sello de tiempo en que se facturaron los bienes y se registró oficialmente la transacción. Por lo tanto, la fecha de la factura tiene información esencial sobre el pago, ya que dicta la duración del crédito y la fecha de vencimiento de la factura. Esto es especialmente importante para las entidades que ofrecen crédito, como 30 netos. La fecha de vencimiento real de la factura suele ser 30 días después de la fecha de la factura. Asimismo, las empresas que ofrecen a los clientes la opción de devolver los artículos suelen tener una fecha límite basada en un cierto número de días desde el comprobante de compra, como se indica en la factura.
Facturación electrónica
Desde el advenimiento de la era de las computadoras, las personas y las empresas han encontrado más fácil confiar en la facturación electrónica como alternativa a los documentos en papel. La facturación electrónica, o facturación electrónica, es una forma de facturación electrónica para generar, almacenar y monitorear documentos relacionados con transacciones entre las partes y garantizar que se cumplan los términos de sus acuerdos.
Estos documentos electrónicos pueden incluir facturas y recibos, órdenes de compra, notas de débito y crédito, condiciones e instrucciones de pago y recibos de pago. Las facturas digitales se envían normalmente por correo electrónico, página web o aplicación. Entre las ventajas se incluyen las siguientes:
- Permanencia y resistencia al daño físico.
- Facilidad de búsqueda y clasificación por nombres, términos o fechas específicos
- Mayor auditabilidad
- La capacidad de imprimir o reproducir bajo demanda
- La capacidad de recopilación de datos e inteligencia empresarial.
- Reducción del uso de papel
La facturación electrónica incluye varias tecnologías y opciones de entrada y se utiliza como término general para describir cualquier método mediante el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago. Se han desarrollado varios estándares de facturación electrónica, como EDIFACT y UBL, en todo el mundo para facilitar la adopción y la eficiencia.
Facturas y cuentas por pagar
Las facturas rastrean la venta de un producto para fines de control de inventario, contabilidad e impuestos, lo que ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar y obligaciones similares adeudadas. Muchas empresas envían el producto y esperan el pago en una fecha posterior, por lo que el monto total adeudado se convierte en una cuenta por pagar para el comprador y una cuenta por cobrar para el vendedor.
Las facturas modernas se transmiten electrónicamente, en lugar de estar basadas en papel. Si se pierde una factura, el comprador puede solicitar una copia al vendedor. El uso de una factura representa la presencia de crédito, ya que el vendedor envió un producto o prestó un servicio sin recibir efectivo por adelantado.
Las facturas son diferentes de las órdenes de compra, que se crean antes de que un cliente solicite un bien o servicio.
Facturas y controles internos
Las facturas son un elemento crítico de los controles internos contables. Los cargos en una factura deben ser aprobados por el personal de administración responsable. Alternativamente, una factura se compara con una orden de compra y, al conciliar la información, se realiza el pago de las transacciones aprobadas. Una empresa de auditoría se asegura de que las facturas se ingresen en el período contable apropiado cuando se prueba el límite de gastos.