19 abril 2021 17:13

Gestión de transacciones digitales (DTM)

¿Qué es la gestión de transacciones digitales (DTM)?

Digital Transaction Management (DTM) es un servicio de computación en la nube que permite a los usuarios administrar digitalmente transacciones basadas en documentos. Los servicios DTM tienen como objetivo acelerar la firma de acuerdos y contratos comerciales mediante la digitalización del proceso de una manera rápida, precisa y segura.

Además de una ejecución más rápida, otros beneficios de la tecnología DTM incluyen menos errores y menores costos operativos, ya que los documentos pueden firmarse y transmitirse instantáneamente en línea en lugar de imprimirse, firmarse físicamente, escanearse y enviarse por correo electrónico o devolverse por correo. Los proveedores de servicios DTM incluyen DocuSign (DOCU ), Adobe (ADBE ) y OneSpan (OSPN ).12

Conclusiones clave

  • La gestión de transacciones digitales (DTM) se refiere a la facilitación en línea de la firma y el procesamiento seguros de documentos.
  • Las empresas que reemplazan los flujos de trabajo en papel con sistemas DTM pueden reducir los costos y los errores al tiempo que aumentan la productividad y los tiempos de transacción.
  • Los servicios DTM están basados ​​en la nube, lo que significa que los trabajadores pueden acceder a documentos clave de la empresa desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Comprensión de la gestión de transacciones digitales

La tecnología DTM crea firmas digitales que son altamente seguras y autenticadas, lo que, según DocuSign, las hace más exigibles legalmente que las firmas tradicionales. Además, dado que los servicios DTM están basados ​​en la nube, la tecnología permite a las empresas acceder a documentos clave y hacer negocios en cualquier momento, lugar y dispositivo.

Los defensores dicen que las empresas pueden adoptar DTM más fácilmente si cambian los flujos de trabajo en papel existentes a un proceso completamente digital de principio a fin. También argumentan que los procesos basados ​​en papel, si bien son más familiares y cómodos para muchos usuarios, no son tan seguros o confiables como muchos piensan. Los documentos en papel se pueden perder, no son tan seguros y pueden ser difíciles de controlar. Una empresa que elija implementar DTM puede comenzar en un solo departamento o hacer el cambio en toda la empresa.

DTM beneficia a las organizaciones al reducir los tiempos de transacción y mejorar la experiencia del cliente. El estándar xDTM establece requisitos para los proveedores de DTM, que deben abordar la seguridad, garantía, privacidad, validez, disponibilidad, escalabilidad, universalidad e interoperabilidad.

Beneficios de la gestión de transacciones digitales

DTM requiere que los expertos de la industria creen e implementen las mejores prácticas para los profesionales en diferentes campos, desde médicos hasta abogados y trabajadores del gobierno. Por ejemplo, cuando se utiliza DTM en un entorno sanitario, el estándar de privacidad puede ser primordial, mientras que en las finanzas el estándar de seguridad puede ser más importante. Todos los aspectos de una empresa pueden aprovechar los beneficios de DTM.

  • Ventas. DTM se puede utilizar para acuerdos de compensación, acuerdos de referencia, registros de nuevos clientes y acuerdos de términos y condiciones.
  • Recursos humanos. Las empresas pueden utilizar DTM para incorporar nuevos trabajadores, acuerdos de no divulgación y formularios de nómina.
  • Finanzas. DTM facilita la gestión de facturas, transferencias de activos y cuentas de jubilación.
  • Tecnología de la información. Las empresas pueden utilizar DTM para la gestión de acceso y la autorización de mantenimiento.
  • Legal. La gestión de contratos y el cumplimiento interno se pueden gestionar a través de DTM.
  • Adquisiciones. DTM se puede utilizar para procesar órdenes de compra y declaraciones de trabajo.

Gestión de transacciones digitales en la práctica

DocuSign, Adobe y OneSpan (anteriormente VASCO Data Security International) son tres actores principales en el mercado DTM y se especializan en firmas digitales. Otras empresas importantes de DTM incluyen Box ( almacenamiento en la nube, colaboración en equipo y automatización del flujo de trabajo para empresas; Fluix, que almacena archivos, facilita la colaboración de documentos y convierte documentos en papel en archivos digitales, además de ofrecer firmas electrónicas; y Mi-Corporation, que ofrece soluciones móviles para ayudar a los empleados a recopilar datos, GPS, fotos, códigos de barras y firmas en el campo.

Hay varias otras empresas de DTM, por lo que los usuarios potenciales deben realizar una comparación de costos y características, que cambian con frecuencia. Algunas empresas atienden a pequeñas empresas mientras que otras se centran en soluciones de nivel empresarial.

 

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