Contabilidad de caja

¿Qué es la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja es un método contable en el que los recibos de pago se registran durante el período en el que se reciben y los gastos se registran en el período en el que realmente se pagan. En otras palabras, los ingresos y gastos se registran cuando se recibe y paga el efectivo, respectivamente.

La contabilidad de caja también se denomina contabilidad de caja; y puede contrastarse con la contabilidad de acumulación (o devengo), que reconoce los ingresos en el momento en que se obtienen y registra los gastos cuando se incurre en pasivos, independientemente de cuándo se reciba o se pague el efectivo.

Comprensión de la contabilidad de caja

La contabilidad de caja es una de las dos formas de contabilidad. La otra es la contabilidad de acumulación (o devengo), donde los ingresos y los gastos se registran cuando se incurre en ellos. Las pequeñas empresas a menudo utilizan la contabilidad de caja porque es más simple y directa y proporciona una imagen clara de cuánto dinero tiene realmente a mano la empresa. Sin embargo, las corporaciones están obligadas a utilizar la contabilidad de acumulación (o devengo) según los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).

Cuando las transacciones se registran en efectivo, afectan los libros de una empresa con un retraso desde el momento en que se consuma una transacción. Como resultado, la contabilidad de caja es a menudo menos precisa que la contabilidad de acumulación (o devengo) a corto plazo.

A la mayoría de las pequeñas empresas se les permite elegir entre el método de contabilidad en efectivo y el método de acumulación, pero el IRS requiere que las empresas con más de $ 25 millones en ingresos brutos anuales utilicen el método de acumulación. Además, la  Ley de Reforma Fiscal de 1986  prohíbe el uso del método de contabilidad de efectivo para  corporaciones C, refugios fiscales, ciertos tipos de fideicomisos y sociedades que tienen socios de Corporaciones C.  Tenga en cuenta que las empresas deben utilizar el mismo método contable para la declaración de impuestos que utilizan para su propia contabilidad interna.

Ejemplo de contabilidad de caja

Según el método de contabilidad de caja, digamos que la Compañía A recibe $ 10,000 de la venta de 10 computadoras vendidas a la Compañía B el 2 de noviembre, y registra que la venta ocurrió el 2 de noviembre. El hecho de que la Compañía B de hecho hizo el pedido de las computadoras el 5 de octubre se considera irrelevante, porque no los pagó hasta que fueron entregados físicamente el 2 de noviembre.

Por el contrario, según la contabilidad de acumulación (o devengo), la Compañía A habría registrado la venta de $ 10,000 el 5 de octubre, a pesar de que aún no había cambiado de efectivo.

Del mismo modo, las empresas de contabilidad de caja registran los gastos cuando realmente los pagan, no cuando los incurren. Si la Compañía C contrata a la Compañía D para el control de plagas el 15 de enero, pero no paga la factura por el servicio completado hasta el 15 de febrero, el gasto no se reconocería hasta el 15 de febrero en la contabilidad de caja. Sin embargo, según la contabilidad de acumulación (o devengo), el gasto se registraría en los libros el 15 de enero cuando se inició.

Limitaciones de la contabilidad de caja

Un inconveniente principal de la contabilidad de caja es que puede no proporcionar una imagen precisa de los pasivos en los que se ha incurrido (es decir, devengados ) pero que aún no se han pagado, por lo que la empresa puede parecer mejor de lo que realmente está. Por otro lado, la contabilidad de caja también significa que una empresa que acaba de completar un trabajo grande por el que está esperando el pago puede parecer menos exitoso de lo que realmente es porque ha gastado los materiales y la mano de obra para el trabajo pero aún no ha cobrado. pago. Por lo tanto, la contabilidad de caja puede exagerar o subestimar la condición del negocio si los cobros o pagos resultan ser particularmente altos o bajos en un período en comparación con otro.

También existen algunas consecuencias fiscales potencialmente negativas para las empresas que adoptan el método de contabilidad de caja. En general, las empresas solo pueden deducir los gastos que se reconocen dentro del año fiscal en curso. Si una empresa incurre en gastos en diciembre de 2019, pero no realiza pagos contra los gastos hasta enero de 2020, no podrá reclamar una deducción para el año fiscal terminado en 2019, lo que podría afectar significativamente el resultado final de la empresa. Asimismo, una empresa que reciba pago de un cliente en 2020 por servicios prestados en 2019 solo podrá incluir los ingresos en sus estados financieros para 2020.