Libro de pago

¿Qué es un libro de caja?

Un libro de caja es un diario financiero que contiene todos los recibos y desembolsos de efectivo, incluidos los depósitos y retiros bancarios. Las entradas en el libro de caja se contabilizan en el libro mayor.

Cómo funciona un libro de caja

Un libro de caja se configura como una subsidiaria del libro mayor en el que todas las transacciones en efectivo realizadas durante un período contable se registran en orden cronológico. Las organizaciones más grandes generalmente dividen el libro de caja en dos partes: el diario de desembolsos de efectivo, que registra todos los pagos en efectivo, y el diario de recibos de efectivo, que registra todo el efectivo recibido en la empresa.

El diario de desembolsos de efectivo incluiría elementos tales como pagos realizados a proveedores para reducir las cuentas por pagar, y el diario de recibos de efectivo incluiría elementos tales como pagos realizados por clientes sobre cuentas por cobrar pendientes o ventas en efectivo.

El objetivo principal de un libro de caja es administrar el efectivo de manera eficiente, donde es fácil determinar los saldos de efectivo en cualquier momento, lo que permite a los gerentes y contadores de la empresa presupuestar su efectivo de manera efectiva cuando sea necesario. También es mucho más rápido acceder a la información de efectivo en un libro de caja que seguir el efectivo a través de un libro mayor.

Libro de caja vs. Cuenta de efectivo

Un libro de caja y una cuenta de caja difieren en algunos aspectos. Un libro de caja es un libro mayor separado en el que se registran las transacciones en efectivo, mientras que una cuenta de efectivo es una cuenta dentro de un libro mayor. Un libro de caja sirve tanto para el diario como para el libro mayor, mientras que una cuenta de caja está estructurada como un libro mayor. Los detalles o la narración sobre la fuente o el uso de los fondos se requieren en un libro de caja, pero no en una cuenta de caja.

Existen numerosas razones por las que una empresa puede registrar transacciones utilizando un libro de caja en lugar de una cuenta de caja. Los saldos de efectivo diarios son de fácil acceso y determinación. Los errores se pueden detectar fácilmente a través de la verificación, y las entradas se mantienen actualizadas ya que el saldo se verifica diariamente. Con las cuentas de efectivo, los saldos se concilian comúnmente al final del mes posterior a la emisión del extracto bancario mensual.

Registro en un libro de caja

Todas las transacciones en el libro de caja tienen dos lados: débito y crédito. Todos los recibos de efectivo se registran en el lado izquierdo como un débito y todos los pagos en efectivo se registran por fecha en el lado derecho como un crédito. La diferencia entre los lados izquierdo y derecho muestra el saldo de efectivo disponible, que debería ser un saldo deudor neto si el flujo de efectivo es positivo.

El libro de caja se configura en columnas. Hay tres versiones comunes del libro de caja: columna única, columna doble y columna triple. El libro de caja de una sola columna muestra solo los recibos y pagos de efectivo. El libro de caja de doble columna muestra cobros y pagos en efectivo, así como detalles sobre transacciones bancarias. El libro de caja de triple columna muestra todo lo anterior más información sobre descuentos de compra o venta.

Un libro de caja típico de una sola columna tendrá los encabezados de columna: fecha, descripción, referencia (o número de folio ) y monto. Estos encabezados están presentes tanto para el lado izquierdo que muestra los recibos como para el lado derecho que muestra los pagos. La columna de la fecha es la fecha de la transacción.

Debido a que el libro de caja se actualiza continuamente, estará en orden cronológico por transacción. En la columna de descripción, el contador escribe una breve descripción o narración de la transacción. En la columna de folio de referencia o del libro mayor, el contador ingresa el número de cuenta para la cuenta del libro mayor relacionada. El monto de la transacción se registra en la última columna.