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Tabla de contenido

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• Cumplir con ERISA
• Lista de verificación del calendario ERISA
• Requisitos continuos de ERISA

Muchas empresas ofrecen algún tipo de plan de jubilación calificado y, al hacerlo, se rigen por las directrices de gobernanza de la Ley de seguridad de los ingresos de jubilación de los empleados de 1974, más conocida como ERISA. ERISA establece pautas y estándares mínimos diseñados para proteger a los empleados de empresas del sector privado que participan en planes de jubilación y beneficios sociales. Las empresas que administran un plan de jubilación calificado que no cumplen plenamente con ERISA podrían estar sujetas a costosas multas.

Si su plan de jubilación para empleados proporciona un ingreso de jubilación futuro o permite a los empleados diferir las ganancias para la jubilación, entonces es un plan ERISA. Como empleador que brinda estos beneficios del plan ERISA, ERISA también lo considera un fiduciario designado que asume la responsabilidad de administrar estos planes y, de la misma manera, la responsabilidad en caso de que sus planes no cumplan con las pautas y estándares establecidos por ERISA.

Cumplir con ERISA

El cumplimiento de los requisitos de cumplimiento de ERISA no tiene por qué ser demasiado oneroso. Si bien existen muchos requisitos, un buen administrador externo (TPA) puede asumir gran parte de la carga. Muchos de los requisitos se basan en el calendario y requieren la presentación de formularios en fechas límite específicas.

Estas fechas límite forman una lista de verificación que puede ser administrada por un TPA o un miembro del personal de recursos humanos. Se deben cumplir otros requisitos según las circunstancias, según lo requieran las circunstancias.

Lista de verificación del calendario ERISA

La administración de planes 401 (k) implica realizar ciertas tareas de cumplimiento de ERISA de acuerdo con un programa anual. Estas son las tareas más comunes que deberían formar parte de las listas de verificación de la mayoría de las empresas.

1. Primer trimestre del año del plan : proporcione declaraciones de beneficios del cuarto trimestre a los participantes del plan a más tardar 45 días después del final del trimestre. Realice contribuciones del empleador del año anterior para obtener una deducción de impuestos a contar en el año anterior.
2. Segundo trimestre : proporcione declaraciones de beneficios del primer trimestre a los participantes del plan. Distribuya los aplazamientos en exceso realizados por encima del límite de la Sección 402 (g) del IRC. Para los participantes del plan quecumplieron72 años el año anterior, distribuya las distribuciones mínimas requeridas (RMD) delprimer año.
3. Tercer trimestre : proporcione declaraciones de beneficios del segundo trimestre. Presente el Formulario 5500 para el año anterior o presente el Formulario 5558 para una extensión de 2.5 meses. Si el documento del plan se modificó durante el año anterior, distribuya una nuevaDescripción resumida del plan a los participantes del plan. Distribuya un informe anual resumido del año anterior a los participantes del plan.
4. Cuarto trimestre : proporcione declaraciones de beneficios del tercer trimestre. Envíe los avisos correspondientes a los participantes, incluidas las cuotas o los cambios en un plan de puerto seguro 401 (k), Alternativa de inversión predeterminada calificada (QDIA) o inscripción automática. Corrija las fallas de las pruebas de ADP / ACP y pague un impuesto especial del 10%.

Requisitos continuos de ERISA

Algunos requisitos de ERISA están en curso como parte de la administración del plan o se activan por incidentes. A continuación, se muestran algunas de las notificaciones y pautas más comunes que deben seguir las empresas que cumplen con ERISA:

• Cumplimiento del documento del plan: asegúrese de que la administración del plan se adhiera continuamente a los términos del documento del plan. El IRS considera que cualquier incumplimiento estricto de los términos del documento del plan es un defecto operativo que, si no se remedia, puede resultar en la descalificación del plan.
• Divulgación anual de tarifas de participante: todos los empleados elegibles para el plan, empleados despedidos y beneficiarios con un saldo de cuenta deben recibir una divulgación de tarifas de participante cada 12 meses.
• Aviso de cambio de plan : los participantes deben ser notificados de cualquier cambio en el plan de 30 a 90 días antes de la fecha de vigencia del cambio.
• Oportunidad de inscripción: todos losempleados que hayan cumplido con los requisitos de edad y servicio del plan deben tener la oportunidad de inscribirse. Deben recibir todos los formularios e instrucciones necesarios junto con una Descripción resumida del plan y cualquier aviso aplicable a los participantes.
• Cumplimiento de préstamos : Asegúrese de que los préstamos pendientes se reembolsen de acuerdo con los términos de la política del plan y el pagaré de los prestatarios.
• Depósitos oportunos: asegúrese de que los aplazamientos de los empleados y los pagos de préstamos se depositen a tiempo, generalmente al mismo tiempo que los depósitos de impuestos sobre la nómina.
• Realice tareas de limpieza trimestrales: retire los saldos de las cuentas pequeñas de los empleados despedidos. Procese los incumplimientos de préstamos y utilice los decomisos no asignados.

Aunque la mayoría de estos requisitos pueden ser administrados por una TPA, el patrocinador del plan del empleador tiene el deber fiduciario de garantizar que se cumplan y se realicen correctamente.