Flujo de trabajo
¿Qué es el flujo de trabajo?
El flujo de trabajo describe los pasos en un proceso de trabajo empresarial, a través de los cuales pasa un trabajo desde el inicio hasta su finalización; y cómo se pueden ejecutar y automatizar estos pasos de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento. Las organizaciones usan el flujo de trabajo para coordinar tareas, mejorar la eficiencia organizacional, agregar capacidad de respuesta e impulsar la rentabilidad. El flujo de trabajo puede ser secuencial, con cada paso sujeto a la finalización del anterior, o paralelo, con varios pasos que ocurren simultáneamente.
Conclusiones clave
- El flujo de trabajo describe los pasos en un proceso de trabajo empresarial, a través de los cuales pasa un trabajo desde el inicio hasta su finalización.
- Six Sigma y la gestión de calidad total (TQM) son dos filosofías populares de mejora de procesos que adoptan las empresas.
- El big data ha ayudado a automatizar los flujos de trabajo mediante el desarrollo de sistemas de inteligencia artificial y aprendizaje automático.
- El software y las aplicaciones de flujo de trabajo ayudan a las empresas a administrar proyectos en diferentes equipos, ubicaciones y zonas horarias.
Comprensión del flujo de trabajo
El concepto de flujo de trabajo fue importante para el estudio de la organización racional del trabajo y la optimización de los procesos de fabricación o informativos, para evitar cuellos de botella. Después de la Segunda Guerra Mundial, el movimiento de la calidad desarrolló varias teorías de mejora del flujo de trabajo, que adoptaron nociones más cualitativas de reingeniería de procesos comerciales. Estas filosofías podrían aplicarse a las líneas de montaje de automóviles, una solicitud de préstamo por parte de un banco o la producción de un periódico.
Six Sigma y la gestión de calidad total (TQM) son dos filosofías de mejora de procesos que han sido adoptadas por organizaciones de todo el mundo. TQM es un enfoque estructurado para la gestión organizacional general, donde las pautas internas y los estándares de proceso reducen los errores. El objetivo de Six Sigma es reducir los defectos mediante el control de calidad.
Six Sigma enfatiza la mejora del tiempo de ciclo y al mismo tiempo reduce los defectos de fabricación a un nivel de no más de 3.4 ocurrencias por millón de unidades o eventos. En otras palabras, el sistema es un método para trabajar más rápido con menos errores.
Tecnologías de flujo de trabajo y Big Data
Las tecnologías de flujo de trabajo y los sistemas de gestión se utilizan hoy en día en industrias tan amplias como las finanzas, la atención médica, el marketing y la educación superior. Han sido fundamentales para el desarrollo de la inteligencia artificial (IA) y los sistemas de aprendizaje automático que están teniendo un impacto significativo en los flujos de trabajo corporativos en todas las industrias, gracias a su capacidad para procesar y extraer valor de big data.
Al recopilar y compartir datos en una organización e incorporar análisis, los sistemas de administración de datos empresariales se utilizan para eliminar los silos de información y optimizar los procesos comerciales y automatizar el procesamiento de datos. Esto ha ayudado a conectar sectores e industrias previamente desconectados.
Finanzas está siendo transformado por grandes volúmenes de datos, que utilizan para ambos flujos de trabajo comerciales y de cumplimiento. Los inversores están aprovechando la avalancha de datos en tiempo real producidos por la digitalización global y las redes sociales, y están experimentando con análisis de datos e inteligencia artificial mejorados para generar ideas de inversión, libres de sesgos cognitivos, y gestionar el riesgo.
Flujo de trabajo en la era digital
La necesidad de administrar proyectos en diferentes equipos, ubicaciones y zonas horarias ha visto un gran aumento en la popularidad de las aplicaciones y el software de flujo de trabajo. Esta tendencia solo se ha acelerado en 2021 a medida que más empresas se conectan con sus empleados de forma remota durante la pandemia de coronavirus. Algunos de los software de gestión de flujo de trabajo más populares incluyen Easynote, Trello, Monday.com y Accelo. Estas plataformas facilitan la creación de tareas y su asignación a diferentes personas mientras gestionan todo el flujo de trabajo a través de un panel que actúa como un eje central. Lo mejor de todo es que muchas de estas plataformas brindan acceso gratuito a funciones clave, lo que mantiene bajos los costos para las nuevas empresas y las pequeñas empresas.