Ejemplos de notas de débito en transacciones entre empresas
Las notas de débito son una forma de prueba de que una empresa ha creado una entrada de débito legítima en el curso de sus negociaciones con otra empresa. Esto puede ocurrir cuando un comprador devuelve materiales a un proveedor y necesita validar el monto reembolsado. En este caso, el comprador emite una nota de débito que refleja la transacción contable.
Una empresa puede emitir una nota de débito en respuesta a una nota de crédito recibida. Los errores (a menudo cargos por intereses y tarifas) en una venta, compra o factura de préstamo pueden hacer que una empresa emita una nota de débito para ayudar a corregir el error.
Conclusiones clave
- Una nota de débito es una transacción escrita que indica que una empresa ha tomado medidas financieras como resultado de negociar con otra empresa; la nota corresponde a una nota de débito en un registro contable.
- Las transacciones entre empresas utilizan notas de débito y crédito; Todas las notas están fechadas, incluyen un número de serie, una descripción de la transacción, los detalles de la devolución y las firmas de las personas involucradas.
- Una factura con facturación insuficiente que un proveedor más tarde intentó subsanar sería un ejemplo típico de una nota de débito; una tienda que devuelve productos a su proveedor y busca un reembolso sería otro ejemplo.
Notas de débito en transacciones
Las notas de débito y las notas de crédito casi siempre están involucradas en transacciones de empresa a empresa (B2B). Corresponden a entradas de débito y crédito en los registros contables, que además sirven como prueba de una transacción comercial anterior. También pueden denominarse notas de débito.
Las notas de débito generalmente incluyen todas la misma información general: la fecha de la nota, un número de serie, una breve descripción de la transacción comercial anterior, detalles de los artículos devueltos (incluidos los impuestos sobre las ventas y una referencia a la factura) y las firmas de los autoridades de la empresa.
Las notas de débito, las notas de débito, los recibos de débito y las facturas son todos de naturaleza similar y son todos documentos legítimos que demuestran transacciones financieras entre empresas.
Es más probable que escuche acerca de una nota de débito después de una factura con facturación insuficiente. Suponga que un proveedor envió materiales por valor de $ 10,000 a un cliente, pero solo envió una factura por $ 9,500. Al darse cuenta de su error, el proveedor podría enviar una nota de débito a su cliente por la diferencia de $ 500 para resolver el problema y realizar los ajustes necesarios en sus registros contables.
Recibos de débito
Existe cierta ambigüedad entre los términos «nota de débito» y «recibo de débito». A veces, un recibo de débito se usa indistintamente con una nota de débito; en otras ocasiones, los recibos de débito están destinados únicamente a describir registros escritos que prueben que un cliente le debe dinero a una empresa. Es raro ver el término recibo de débito utilizado para transacciones B2B.
Facturas
Una nota de débito o un recibo de débito es muy similar a una factura. La principal diferencia es que las facturas siempre muestran una venta, donde las notas de débito y los recibos de débito reflejan ajustes o devoluciones de transacciones que ya se han realizado.
Las transacciones B2B generalmente se basan en una extensión de crédito, donde un proveedor envía un envío a una empresa antes de recibir el pago y luego factura a la empresa el monto adeudado después de la entrega. Los débitos y créditos son el método contable utilizado para realizar un seguimiento de estas transacciones.
Las notas de débito también se pueden sustituir por facturas tradicionales cuando se proporciona un bien o servicio que está fuera del alcance normal del negocio. Esto ayuda a distinguir la transacción para ambos departamentos de contabilidad y también evita que la empresa emisora cree un nuevo tipo de factura.
Devoluciones de material
Piense en las notas de débito como reclamos contra errores comerciales. En el caso de bienes devueltos de un comprador a un vendedor o proveedor, la nota de débito muestra el cambio en los registros contables y solicita una devolución de fondos (crédito). El proveedor / vendedor a menudo envía una nota de crédito como prueba de la reversión.
Por ejemplo, considere el caso en el que la empresa XYZ devuelve material a su proveedor, la empresa ABC. Para probar la cantidad que debe reembolsarse, XYZ redacta una nota de débito. La compra original fue por $ 5,000, por lo que la nota de débito debe reflejar el costo de los materiales más las tasas de impuestos sobre las ventas locales. Los impuestos y el costo de los bienes siempre deben ser rubros separados en la nota.
Una vez recibida, ABC debe crear una pequeña nota de crédito como prueba de comprensión y luego proceder a reembolsar (u ofrecer crédito a) XYZ (siempre que la nota de débito contenga la información correcta).
Intereses / comisiones por cobrar
Suponga que una empresa debe intereses a un acreedor o una comisión a un tercero por los servicios prestados. En tal caso, la nota de débito normalmente se emite para responder a una nota de crédito recibida, pero un deudor siempre puede emitir una sin que se le solicite.
Las notas de débito por cobrar por comisiones son comunes entre las empresas matrices y las subsidiarias. Las notas de débito de intereses por cobrar se pueden utilizar para ajustar pagos anteriores o como una forma simple de mantenimiento de registros.
La línea de fondo
Las notas de débito se utilizan en transacciones cuando se requiere un ajuste de entrada de débito en un caso en el que se debe dinero. Se encuentran principalmente en facturas subfacturadas donde un proveedor ha enviado una factura a un cliente por un monto menor que el costo real, cuando se adeudan intereses o comisiones, o reclamos por errores comerciales. Una nota de débito estipulará la cantidad de dinero adeuda de una parte a otra.