Llenando el Formulario W-9: Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente (TIN) y Certificación
Si trabaja como autónomo o contratista independiente, la mayoría de sus clientes deben pedirle que complete el Formulario W-9, Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente (TIN) y Certificación. Este formulario ayuda a las empresas a recibir información clave de sus proveedores para preparar declaraciones de información para el IRS.1 Las empresas deben presentar declaraciones de información utilizando el Formulario 1099-MISC siempre que le paguen a un trabajador autónomo o contratista independiente un total de $ 600 o más durante el año.
Sus clientes usarán la información en su W-9 para poner su nombre, nombre comercial, dirección y número de identificación del contribuyente (TIN) en el 1099-MISC que presenten sobre usted. Le enviarán una copia del 1099-MISC al IRS y otra copia a usted a fines de enero, después del final del año fiscal.
Otras circunstancias por las cuales se le puede pedir que complete un W-9 incluyen:
- Ciertas transacciones inmobiliarias
- Intereses hipotecarios pagados
- Adquisición o abandono de propiedad garantizada
- Cancelación de deuda
- Contribuciones a un arreglo de jubilación individual (IRA)
Cómo completar el formulario W-9: Solicitud de número de identificación del contribuyente (TIN) y certificación
El formulario W-9 es uno de los formularios del IRS más fáciles de completar, pero si los formularios de impuestos lo ponen nervioso, no se preocupe. Lo guiaremos a través de la forma correcta de completarlo.
Paso 1: Ingrese su nombre como se muestra en su declaración de impuestos.
Paso 2: ingrese el nombre de su empresa o el nombre de la «entidad ignorada», si es diferente del nombre que ingresó en el paso 1. Por ejemplo, puede ser un propietario único, pero para fines de marketing, no usa su nombre personal como su Nombre del Negocio;en cambio, está «haciendo negocios con» algún otro nombre. Ingresarías ese nombre aquí. En cuanto a la parte de la entidad ignorada, si no sabe qué es, probablemente no lo sea. El tipo de entidad ignorada más común es una sociedad de responsabilidad limitada unipersonal.
Paso 3: ¿Qué tipo de entidad comercial es usted para la clasificación tributaria federal: propiedad única, sociedad, corporación C, corporación S, fideicomiso / patrimonio, compañía de responsabilidad limitada u “otro”? Marque la casilla correspondiente. Si no está seguro, probablemente sea una empresa unipersonal, porque habría tenido que presentar una gran cantidad de trámites para convertirse en una de las otras entidades.
Paso 4: Exenciones. Lo más probable es que deje estas casillas en blanco. Aquí hay un par de excepciones:
1. Los beneficiarios que están exentos de la retención adicional, como las corporaciones (en la mayoría de los casos), pueden necesitar ingresar un código en el cuadro “Código de beneficiario exento”. Las instrucciones del Formulario W-9 enumeran los beneficiarios exentos y sus códigos y los tipos de pagos para los que se deben utilizar estos códigos. Las corporaciones que llenen un W-9 para recibir pagos de intereses o dividendos, por ejemplo, ingresarían el código «5».
2. Los beneficiarios que están exentos de declarar bajo la Ley de Cumplimiento de Impuestos de Cuentas Extranjeras (FATCA) pueden necesitar ingresar un código en el cuadro «Exención del código de informe FATCA». Ninguna de estas casillas se aplicará al típico contratista independiente o autónomo.
Paso 5: proporcione su dirección postal, ciudad, estado y código postal. ¿Qué sucede si la dirección de su casa es diferente a la de su empresa? ¿Qué dirección debe proporcionar en el formulario W-9? Utilice la dirección que utilizará en su declaración de impuestos. Por ejemplo, si es un propietario único que alquila un espacio de oficina, pero presenta su declaración de impuestos utilizando la dirección de su casa, ingrese la dirección de su casa en el formulario W-9 para que el IRS no tenga problemas para hacer coincidir sus 1099 con su Formulario 1040..
Paso 6: en este paso opcional, puede proporcionar el nombre y la dirección del solicitante. Es posible que desee completar este cuadro para mantener un registro de a quién proporcionó su número de identificación fiscal.
Paso 7: El IRS llama a esta sección Parte I, que tiene que hacerle preguntarse cuáles fueron todos esos pasos que acaba de completar. Aquí, debe proporcionar el número de identificación fiscal de su empresa, que será su Número de Seguro Social (SSN) individual si es un propietario único, o su número de identificación de empleador (EIN) si tiene otro tipo de empresa. Ahora, algunas empresas unipersonales también tienen EIN, pero el IRS prefiere que los propietarios únicos usen sus SSN en el formulario W-9. Nuevamente, al hacerlo, será más fácil hacer coincidir los 1099 que reciba con su declaración de impuestos, que presentará con su SSN.
¿Qué pasa si su empresa es nueva y no tiene un EIN? Aún puede completar el formulario W-9. El IRS dice que debe solicitar su número y escribir «solicitado» en el espacio para el TIN. Querrá obtener este número lo más rápido posible porque, hasta que lo haga, estará sujeto a una retención adicional. Puede solicitar un EIN en el sitio web del IRS. Consulte las instrucciones a continuación para el Paso 8, Parte II, para obtener más información sobre la retención adicional.
Paso 8: En la Parte II, debe dar fe de la veracidad de toda su información antes de poder firmar el formulario W-9. Mentir intencionalmente en un formulario de impuestos podría significar que tendrá que pagar una multa o ir a la cárcel; el IRS no pierde el tiempo. Antes de firmar el formulario W-9, estas son las declaraciones que debe certificar que son verdaderas, bajo pena de perjurio:
1. El número que se muestra en este formulario es mi número de identificación de contribuyente correcto (o estoy esperando que me den un número).
Si estaba pensando en usar un número de identificación fiscal “prestado”, robado o inventado, piénselo dos veces antes de mentir bajo juramento.
2. No estoy sujeto a la retención adicional porque: (a) estoy exento de la retención adicional, o (b) el Servicio de Impuestos Internos (IRS) no me ha notificado que estoy sujeto a una retención adicional como resultado de una no informar todos los intereses o dividendos, o (c) el IRS me ha notificado que ya no estoy sujeto a la retención adicional.
La mayoría de los contribuyentes están exentos de una retención adicional pero ya no lo está, nadie necesita saberlo.
3. Soy ciudadano estadounidense u otra persona estadounidense.
Si eres un extranjero residente, estás a salvo. El IRS también considera que lo siguiente es una “persona estadounidense”: una sociedad, corporación, compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o bajo las leyes de los Estados Unidos; una finca doméstica; y un fideicomiso doméstico. Si su negocio es una sociedad que tiene un socio extranjero, se aplican reglas especiales; lea sobre ellos en las instrucciones del formulario W-9. Si no es ciudadano de los EE. UU., Es posible que deba completar el formulario W-8 o el formulario 8233 en su lugar.
4. El código (s) FATCA ingresado en este formulario (si corresponde) que indica que estoy exento de los informes FATCA es correcto.
Probablemente no tendrá que preocuparse por este, que tiene que ver con la Ley de Cumplimiento de Impuestos de Cuentas Extranjeras (FATCA).
Consideraciones especiales al presentar el formulario W-9
El formulario W-9 le indica que tache el punto 2 anterior si el IRS le notificó que actualmente está sujeto a una retención adicional porque no informó todos los intereses y dividendos en su declaración de impuestos.
Puede tachar el punto 2 si está completando el Formulario W-9 en relación con una transacción de bienes raíces. El artículo 2 no se aplica en este caso, por lo que no importa si está sujeto a una retención adicional.
Ahora, si lee la letra pequeña en las instrucciones del W-9 cuidadosamente, parece indicar que la mayoría de las personas no están obligadas a firmar este formulario en absoluto. Por lo general, solo debe firmarlo si el IRS le ha notificado que anteriormente proporcionó un TIN incorrecto. Dejando a un lado los tecnicismos, sin embargo, la persona que le pidió que llenara el Formulario W-9 probablemente lo considerará incompleto o inválido si no lo ha firmado, y buena suerte tratando de convencerlos de lo contrario.
Devolución del formulario W-9
Devuelva su formulario W-9 completado a la empresa que le pidió que lo llenara. Idealmente, lo entregará en persona para limitar su exposición al robo de identidad, pero este método a menudo no es práctico. El correo se considera relativamente seguro. Si debe enviar el formulario por correo electrónico, debe cifrar tanto el documento como su mensaje de correo electrónico y verificar tres veces que tiene la dirección de correo electrónico correcta del destinatario antes de enviar su mensaje. Hay servicios gratuitos disponibles en línea para ayudarlo a hacer esto, pero verifique su reputación antes de confiarles sus documentos.
La línea de fondo
Proporcionar información precisa en su formulario W-9 ayudará a garantizar que los pagos que reciba, u otras transacciones que requieran este formulario, se informen correctamente al IRS. Si no está seguro de algunos elementos, como la clasificación adecuada de su negocio, consulte con su contador u otro asesor financiero.