Consejos de gestión del tiempo para profesionales financieros
Tabla de contenido
Expandir
- El agujero negro
- Planificar el futuro
- Multitarea
- Gestión de la bandeja de entrada
- Algunos otros consejos para ahorrar tiempo
- No controle su personalidad
- La línea de fondo
El mundo de las finanzas se ha convertido en un lugar de trabajo altamente competitivo. Aunque solo hay 24 horas en un solo día, como dice el refrán, el tiempo es dinero. Por lo tanto, la gestión eficaz del tiempo es una ventaja competitiva para cualquier profesional de las finanzas que busque ser más productivo y aumentar el tiempo de calidad fuera del trabajo.
Sin embargo, existen muchas distracciones que pueden mantenerlo en el trabajo más tiempo del necesario. Siga leyendo para conocer algunos de estos desperdicios de tiempo comunes y conocer una serie de consejos de administración del tiempo que le permitirán hacer más trabajo en menos tiempo.
Conclusiones clave
- Los profesionales financieros a menudo encuentran poca estructura cuando se reúnen con los clientes, realizan operaciones de forma intermitente a lo largo del día o trabajan en análisis de datos.
- Esto abre la oportunidad para la postergación, la distracción y la mala gestión del tiempo.
- Aquí, analizamos algunas técnicas de administración del tiempo probadas y verdaderas, especialmente dirigidas a los profesionales financieros.
El agujero negro
Hay varias pérdidas de tiempo que pueden reducir la productividad. Por ejemplo, los profesionales de las finanzas están constantemente tentados a realizar múltiples tareas. Suponga que es un asesor, y entre las 8:30 y las 10 a.m. de un miércoles por la mañana, logra lo siguiente:
- Trabajas en una hoja de cálculo
- Pero deténgase después de ser interrumpido por dos nuevos mensajes de correo electrónico,
- Luego envíe seis correos electrónicos seguidos,
- Seguido de ver las fotos de la boda de un amigo de la universidad en Instagram,
- Luego, acepte una invitación a una salida social de la empresa a través de un mensaje de Slack,
- Antes de recibir dos llamadas inesperadas de posibles clientes, y
- Finalmente, se ve obligado a colgar abruptamente cuando su gerente se detiene para recordarle que llega cinco minutos tarde a la reunión de personal.
¿Te suena esto como una mañana típica? Si es así, y particularmente si trabaja en un entorno corporativo despiadado como una firma de capital privado o un banco de inversión, probablemente se encuentre en el nivel de desempeño más bajo en comparación con sus pares.
Dentro de cinco o diez años, nadie lo recordará, se preocupará por usted o lo promoverá por todo el trabajo que ha realizado. ¿Le habría importado al mundo si Thomas Jefferson terminara de barajar muchos papeles pero nunca ayudó a escribir la Declaración de Independencia? Lo mismo ocurre con su trabajo: su organización valora el trabajo necesario y las obras maestras, no el trabajo pesado.
Planificar el futuro
Cada domingo por la tarde, termine la lista de «cosas por hacer» de la próxima semana, preferiblemente utilizando una aplicación o servicio web que se sincronice en todos sus dispositivos. Resalte los elementos que son absolutamente críticos para su éxito en el trabajo y en su vida personal. Los que no están resaltados son probablemente cosas que puede delegar, retrasar o evitar por completo.
En finanzas, los entregables críticos incluyen informes o investigaciones que deben ser precisos y presentarse antes de una fecha límite. Su organización recibe un mejor servicio si se enfoca en mejorar la calidad de estos informes, en lugar de simplemente hacer un trabajo decente con ellos para que pueda liberar tiempo para elementos no clave (como responder correos electrónicos de baja prioridad o participar en una larga -reunión sin viento).
Del mismo modo, diez minutos antes de salir del trabajo cada día, termine de enumerar los elementos de acción del día siguiente y numerelos en orden de importancia y prioridad. Una vez más, pregúntese continuamente todas las cosas que realmente no necesita hacer, las cosas que no cumplen con un cierto umbral de productividad.
Multitarea
El éxito en las finanzas se reduce a la capacidad de uno para cumplir siempre con los entregables críticos e inmediatos. ¿Cuáles son la información y los puntos de datos cruciales en los que confían sus gerentes financieros? ¿Qué puede ofrecer para ayudar a su organización y / o sus clientes a ganar? ¿Implica la presentación oportuna de un informe de auditoría, cálculos precisos del valor actual neto de un proyecto propuesto o asegurarse de que las fórmulas en Excel conduzcan a totales agregados adecuados?
Al final del día, a nadie le importan todos los correos electrónicos que intercambió, las reuniones del club social a las que asistió o el archivo cronológico de carpetas en su gabinete. La multitarea evita constantemente que las personas den lo mejor de sí mismas en los pocos entregables críticos que sus empleadores realmente esperan de ellos.
Realice primero las acciones importantes, difíciles, urgentes y de mayor valor. El éxito en las finanzas puede implicar simplicidad en los métodos sobre cómo enfoca sus tareas. Esto puede parecer brutalmente simple para los recién graduados bien leídos y no iniciados, pero haga una cosa a la vez y no se detenga hasta que se haya completado. Si sus tareas se relacionan con un proyecto a largo plazo, divídalo en hitos a corto plazo y termine antes de tiempo. Hacer las cosas de principio a fin elimina costosas ineficiencias porque evitará tener que comenzar de nuevo y recalibrar constantemente en elementos diferentes y no relacionados.
Si dedica tres horas a la semana a tareas inútiles, esto suma aproximadamente 150 horas al año. Es probable que su asociado que tiene algunos escritorios, que es más eficiente y trabaja 150 horas más al año, disfrute de algunas promociones y aumentos de salario que otros no obtuvieron.
Gestión de la bandeja de entrada
Tu bandeja de entrada es una gran pérdida de tiempo. Si la mayoría de sus correos electrónicos son irrelevantes para sus tareas inmediatas, entonces está llenando su día esporádicamente con información basura.
Para evitar esto:
- Establezca horarios predeterminados para revisar su correo electrónico y revise su bandeja de entrada no más de tres o cuatro veces al día.
- Cree una carpeta fuera del horario de atención para los correos electrónicos a los que debería acceder, pero que no son urgentes. Esta carpeta es particularmente útil para que pueda volver a las solicitudes importantes que pueden esperar unos días hábiles antes de recibir una respuesta suya.
- Envíe solo los correos electrónicos más importantes durante su jornada laboral. Si bien es importante mantenerse actualizado dentro de su grupo, una gran parte de su tiempo puede ser desperdiciada por colegas inexpertos o menos disciplinados que inundan su bandeja de entrada con mensajes irrelevantes. Puede reducir este tipo de correos electrónicos si no responde a los que no están relacionados con el trabajo.
- Vacía tu bandeja de entrada antes de salir del trabajo. Puede lograr esto creando carpetas relacionadas con el proyecto en las que puede guardar correos electrónicos relacionados con problemas específicos. Mantener su bandeja de entrada vacía le ahorra tiempo al eliminar los mensajes secundarios de su atención. Si hay elementos que absolutamente requieren atención dentro de las próximas horas o al día siguiente, colóquelos en una carpeta urgente.
Algunos otros consejos para ahorrar tiempo
Lleve un registro de cuánto tiempo realmente pierde
Cree una hoja de cálculo simple que le permita ingresar el tiempo estimado que ha perdido en asuntos triviales. Haga esto a diario. A medida que desarrolle y mantenga este hábito, se entrenará para reconocer asuntos sin importancia a medida que los encuentre.
Procesar documentos en papel solo una vez
Una vez procesados, puede archivarlos, enviarlos o deshacerse de ellos.
Mensaje directo a sus colegas
Caminar por su oficina o entre departamentos puede costarle algunas horas a la semana, y sabemos lo costoso que es en términos anuales. A menos que sea un asunto importante o complicado, el uso de mensajes directos a través de un sistema de mensajería corporativa o un servicio web aprobado es a menudo una forma más eficiente de obtener respuestas rápidamente a una variedad de preguntas.
Sepa dónde está todo en un momento dado
Esto incluye información tanto electrónica como en papel. Si valoras tu tiempo, no lo pierdas buscando cosas.
Separe sus tareas en cuatro categorías:
- Urgente e importante: como informes financieros y contables con plazos estrictos y próximos.
- No es urgente ni importante: como establecer contactos dentro de su grupo financiero, clases de capacitación, etc.
- Urgente y no importante: como mensajes esporádicos de su bandeja de entrada y «firmar fechas límite» para las reuniones del club.
- Ni urgentes ni importantes: como conversaciones de diez minutos en la máquina expendedora, comprobar el fútbol de fantasía, etc.
(Obviamente, debería pasar la mayor parte del día posible en la primera categoría).
Delegado, Delegado, Delegado
Esto es lo que lo separará del grupo a medida que asciende en la organización. Maneja tareas que solo tú puedes ejecutar. A medida que perfeccione sus habilidades de administración del tiempo, pronto se le asignarán informes directos. Asigne tareas que no necesite realizar usted mismo tanto como sea posible. Solo debe hacer las cosas que requieran absolutamente su atención o experiencia.
No controle su personalidad
Los profesionales de las finanzas deben poseer habilidades de gestión del tiempo, pero también deben tener buena relación y buena voluntad con los colegas internos y la comunidad externa. Centrarse exclusivamente en el tiempo puede hacer que parezca agresivo, lo que desanimará a muchas personas cuando estén a su alrededor, incluso en entornos de desarrollo social y empresarial. Si no tienes cuidado, andarás pensando que eres el gurú de la gestión del tiempo, pero no te darás cuenta del sello de «idiota social» en tu frente.
Las habilidades de comunicación, liderazgo y desarrollo empresarial son tan importantes como las habilidades de gestión del tiempo. A medida que los profesionales de las finanzas avanzan en sus carreras, las habilidades de administración del tiempo por sí solas ya no serán suficientes para ayudarlos a alcanzar el siguiente nivel (es decir, el nivel ejecutivo).
La línea de fondo
Si valoras tu vida, valoras tu tiempo. La vida laboral es un subcomponente del panorama más amplio de su vida: el nivel de contribución y servicio que puede brindar a los demás depende de su capacidad para aprovechar al máximo la cantidad finita de tiempo que se le asigna. Recuerde: son las cosas importantes que su empleador espera que usted cumpla en ese sentido. A su empleador no le importará mucho todo lo demás, y usted tampoco debería hacerlo.