Solicitud de propuesta (RFP)
Tabla de contenido
Expandir
- ¿Qué es una RFP?
- Comprensión de una solicitud de propuesta
- Requisitos para una solicitud de propuesta
- Beneficios de una solicitud de propuesta
- RFP frente a RFQ frente a RFI
- Ejemplo de una solicitud de propuesta
- Preguntas frecuentes sobre la solicitud de propuesta
- La línea de fondo
¿Qué es una solicitud de propuesta (RFP)?
Una solicitud de propuesta (RFP) es un documento comercial que anuncia un proyecto, lo describe y solicita ofertas de contratistas calificados para completarlo. La mayoría de las organizaciones prefieren lanzar sus proyectos utilizando RFP y muchos gobiernos siempre las usan.
Cuando se utiliza una RFP, la entidad que solicita las ofertas es responsable de evaluar la viabilidad de las ofertas presentadas, la salud financiera de las empresas licitadoras y la capacidad de cada licitador para llevar a cabo el proyecto.
Conclusiones clave
- Una solicitud de propuesta (RFP) es un anuncio de proyecto publicado públicamente por una organización que indica que se buscan ofertas para contratistas para completar el proyecto.
- La RFP define el proyecto, tanto para la empresa que lo emite como para las empresas que responden al mismo.
- La RFP describe el proyecto, sus objetivos y la organización que lo patrocina y describe el proceso de licitación y los términos del contrato.
- La mayoría de las agencias gubernamentales y muchas empresas y organizaciones privadas utilizan las RFP.
- La alternativa es un proceso menos formal que puede fallar en identificar al mejor proveedor y el mejor plan para lograr un proyecto.
Comprensión de una solicitud de propuesta (RFP)
Las RFP se utilizan para proyectos complejos, que a menudo requieren varios subcontratistas. Describen la organización que emite la RFP, el alcance del proyecto que se está llevando a cabo y los criterios para evaluar las entradas. También describen el proceso de licitación y los términos del contrato.
Las solicitudes incluyen una declaración de trabajo que describe las tareas que debe realizar el licitador ganador y el cronograma para terminar el trabajo.
Las RFP también asesoran a los licitadores sobre cómo preparar propuestas, con orientación específica sobre cómo deben formatearse y presentarse las ofertas. Por lo general, incluyen instrucciones sobre qué información debe incluir el postor y el formato deseado.
La propuesta no debe ser tan detallada que obstaculice la creatividad del contratista, ni tan vaga que deje perplejo al contratista.
La mayoría de las RFP son emitidas por agencias gubernamentales y otras organizaciones del sector público. Por lo general, se les exige que abran la competencia entre empresas privadas y eliminen el sesgo del proceso. Las agencias quieren asegurarse de obtener la oferta más baja y competitiva.
Sin embargo, cualquier organización pública o privada puede presentar una RFP para obtener múltiples ofertas y una variedad de perspectivas sobre el proyecto.
Por ejemplo, una empresa que desee cambiar su proceso de presentación de informes de un sistema basado en papel a un sistema basado en computadora puede presentar una solicitud de propuesta de hardware, software y un programa de capacitación de usuarios para establecer e integrar el nuevo sistema en el sistema. negocio. Un proceso de licitación competitivo puede darles una mayor comprensión de las alternativas disponibles.
Requisitos para una solicitud de propuesta (RFP)
Es posible que se requiera que las agencias gubernamentales u otras entidades emitan solicitudes de propuestas para proporcionar una competencia completa y abierta y para reducir el costo de una solución. Es posible que aceptar una propuesta que responda mejor a las especificaciones no siempre signifique la oferta con el precio más bajo.
La creación hábil de una solicitud de propuesta puede garantizar el éxito o el fracaso de la solución resultante. Si los requisitos especificados son demasiado vagos, es posible que el postor no diseñe e implemente una solución adecuada para el problema. Si los requisitos son demasiado detallados y restrictivos, la innovación de los licitadores puede ser limitada.
El proceso de RFP comienza con la redacción de una solicitud de propuesta. Los licitadores revisan la licitación y envían sugerencias de mejora. Después de implementar la retroalimentación, se emite la solicitud final de propuesta. A continuación, los postores envían sus propuestas.
El cliente reduce la selección a un pequeño grupo de postores y entabla negociaciones sobre precios y detalles técnicos. El cliente puede pedir a los postores restantes que presenten una oferta mejor y final antes de adjudicar un contrato. Luego, el contrato se presenta a la empresa que proporciona la mejor solución al problema.
Beneficios de una solicitud de propuesta (RFP)
Una RFP es, en parte, un anuncio. Anuncia que un proyecto está en marcha y abre la puerta a candidatos calificados que pueden hacer el trabajo.
En el gobierno, la RFP se ha adoptado como una forma de garantizar que el amiguismo se elimine como un factor en la recompensa de los contratos. También abre el proceso a la competencia, que se puede esperar que mantenga los costos del proyecto más bajos.
La alternativa a una RFP es un proceso menos formal que requiere que un gerente de proyecto investigue e identifique proveedores potenciales para un proyecto. Dependiendo de cuán exhaustiva sea la búsqueda, las respuestas potenciales pueden ser limitadas. Es menos probable que se descubran nuevos proveedores y respuestas innovadoras.
RFP frente a RFQ frente a RFI
Una solicitud de propuesta (RFP), una solicitud de cotización (RFQ) y una solicitud de información (RFI) son tres tipos distintos de documentos que las empresas y otras entidades utilizan para comunicarse con la comunidad empresarial en busca de proveedores o contratistas que puedan trabajar con.
- Una solicitud de propuesta, como se indicó anteriormente, anuncia un proyecto específico que está planificado y solicita contratistas capaces de realizar el trabajo.
- Una solicitud de cotización (RFQ) es una solicitud enviada a varios proveedores que buscan ofertas para un contrato para suministrar productos o servicios específicos. La solicitud debe especificar la calidad y cantidad necesaria, y el tiempo deseado por la empresa u organización.
- Una solicitud de información (RFI) es una solicitud a los proveedores de información escrita sobre los productos y servicios que pueden proporcionar. Podría usarse para recopilar información para una base de datos de proveedores para referencia futura.
Ejemplo de una solicitud de propuesta (RFP)
Digamos, por ejemplo, que la Administración Federal de Ferrocarriles emite una solicitud de propuestas para financiar, diseñar, construir, operar y mantener un sistema ferroviario de alta velocidad.
Las partes interesadas presentan propuestas que cumplen con los requisitos descritos en el documento. Con base en las propuestas recibidas antes de la fecha límite, el Departamento de Transporte establece comisiones para una mayor revisión y desarrollo de las propuestas.
El DOT elige la propuesta que más abarca sus objetivos y contrata a la empresa para realizar el trabajo.
Una mirada a una solicitud de propuesta detallada
Esta solicitud de propuesta de muestra de una organización sin fines de lucro muestra el nivel de detalle necesario, en este caso para una revisión propuesta del sitio web de la organización. La propuesta describe el proyecto, proporciona una descripción general de la organización y define los objetivos de su sitio web. También detalla los productos y servicios que se proporcionarán y define con cierto detalle el contenido, el diseño y la funcionalidad del sitio web propuesto.
La muestra es proporcionada por TechSoup, un sitio que proporciona una biblioteca de información práctica y RFP de muestra para organizaciones sin fines de lucro.
Preguntas frecuentes sobre la solicitud de propuesta (RFP)
Aquí están las respuestas a algunas preguntas frecuentes sobre RFP.
¿Qué significa RFP?
Una solicitud de propuesta (RFP) es una solicitud abierta de ofertas para completar un nuevo proyecto propuesto por la empresa u otra organización que lo emite. Tiene como objetivo abrir la competencia y fomentar una variedad de propuestas alternativas que podrían ser consideradas por los planificadores del proyecto.
¿Cuáles son los requisitos de RFP?
Una RFP debe describir y definir el proyecto con suficiente detalle para atraer respuestas viables.
El posible licitador debe poder comprender la naturaleza del negocio y los objetivos que desea lograr con el proyecto. El proyecto debe estar definido con suficiente detalle para que el oferente comprenda claramente su alcance y todos los productos y servicios que se deben brindar para llevarlo a cabo. También se debe detallar el formato de las propuestas esperadas. Se necesitan respuestas uniformes para comparar y contrastar ofertas.
Las RFP siguen un formato bastante rígido, aunque ese formato puede variar entre las agencias y empresas que las preparan. Esta muestra del Center for Planning Excellence en Baton Rouge, Louisiana, muestra los elementos de una RFP típica, que incluye una introducción y antecedentes, una descripción de los entregables e información sobre los criterios de selección.
¿Cuál es la diferencia entre RFP y RFQ?
Digamos que una ferretería está ampliando su departamento de suministros de jardinería y necesita encontrar los proveedores necesarios para llenar sus estantes. Podría enviar una solicitud de cotización (RFQ) a varios proveedores potenciales de productos de jardinería. Las respuestas le permitirán establecer una relación con uno o más proveedores de la cantidad y calidad de bienes que necesita, a un precio que se establezca.
Cuando una empresa u otra organización envía una solicitud de presupuesto, sabe exactamente lo que necesita y está buscando el mejor proveedor o proveedores.
Una RFP es un proceso más abierto. La empresa u organización busca contratistas calificados para llevar a cabo un nuevo proyecto. El proyecto y sus objetivos se definen con cierto detalle, pero hay espacio para la creatividad en las respuestas. Por ejemplo, una solicitud de propuesta para un parque infantil podría permitir al contratista proponer el diseño, el equipo y las comodidades precisas que podría contener el parque.
¿Cuándo usaría una RFP?
Las empresas grandes y pequeñas tienden a tener los recursos suficientes para mantener las operaciones actuales. Si quieren emprender un nuevo proyecto, no tienen ni los recursos ni la experiencia disponibles para agregarlo a la carga de trabajo.
En tales casos, la RFP le brinda a la empresa una forma eficiente de contratar la experiencia que necesitan para realizar el proyecto.
¿Qué sucede después de la RFP?
A la RFP le siguen los Ps. Las propuestas se envían para revisión. Dependiendo del tamaño y alcance del proyecto, esta revisión puede ser un proceso de varios niveles que involucra a varios comités. Las agencias gubernamentales, en particular, no son conocidas por moverse con agilidad.
Independientemente del tiempo que lleve, el proceso de revisión se utiliza para limitar las propuestas a unos pocos finalistas a los que se les puede pedir que envíen información adicional con miras a una selección final y una fecha de inicio para el proyecto.
La línea de fondo
La RFP define el proyecto, tanto para la empresa que lo emite como para las empresas que responden al mismo. Una RFP bien redactada transmite la intención detrás de la propuesta y asegura que el resultado final cumplirá con las expectativas.
También asegura un proceso abierto. Idealmente, varios postores responderán. Esto le da a la organización la oportunidad de estudiar una variedad de enfoques y precios y elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.