Gastos de bolsillo reembolsables
¿Qué son los gastos de bolsillo reembolsables?
Los costos de bolsillo reembolsables son cosas que un empleado paga por adelantado y luego son reembolsadas por su empresa. Estos gastos de bolsillo a menudo están relacionados con el trabajo y pueden ser deducibles de impuestos para los empleados si no se reembolsan.
Conclusiones clave
- Los costos de desembolso directo reembolsables ocurren cuando usted paga algo con su propio dinero y luego se le reembolsan esos gastos.
- Estos a menudo están relacionados con el trabajo y los empleadores los pagan por viajes, alojamiento, ciertos gastos de atención médica, suministros de oficina, etc.
- Las aseguradoras de salud a veces también requieren que sus clientes paguen por los servicios por adelantado y luego les reembolsan a través de un proceso de reclamaciones.
Comprensión de los gastos de bolsillo reembolsables
Por ejemplo, si un vendedor conduce a varias ubicaciones todos los días para visitar a los clientes en persona, la cantidad gastada en gasolina es un gasto reembolsable. A veces, incluso el desgaste causado por millas excesivas en un automóvil personal que se usa para el trabajo se le reembolsará al empleado. Todo depende de la política de la empresa. Un empleado puede registrar el kilometraje y / o los costos de la gasolina y enviar comprobantes de contabilidad para el pago, o puede optar por utilizar la deducción al presentar los impuestos del próximo año.
Los gastos de bolsillo reembolsables también pueden ocurrir cuando viaja. Si parte del trabajo de una persona implica subirse a un avión y asistir a conferencias durante todo el año, los gastos como comida, hotel, pasaje aéreo, propinas, etc. suelen ser reembolsables. Algunas empresas optan por no pagar por bebidas alcohólicas; de nuevo, es una cuestión de política.
Otra situación que a menudo requiere la compra de trabajo de su bolsillo es cuando alguien trabaja desde casa, todos los días o algunos días a la semana. Por lo general, un teletrabajador simplemente ingresa a la tienda de suministros de oficina local para comprar artículos como cartuchos de impresión, papel, accesorios de computadora, etc., o descarga las aplicaciones necesarias en línea si una empresa no las proporciona a través de una red conectada y la ayuda de TI. Nuevamente, estos costos son reembolsables a menos que un empleado elija usarlos como deducciones en los impuestos del próximo año. Cuando una empresa reembolsa a los empleados, puede deducir todos los costos como gastos comerciales sin ningún impacto en los impuestos de una persona.
Gastos médicos reembolsables
Los planes de seguro médico tienen gastos máximos de bolsillo. Estos son límites a la cantidad de dinero que un asegurado puede gastar cada año en los gastos de atención médica cubiertos. La Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) requiere que todos los planes individuales y grupales sin derechos adquiridos se mantengan dentro de las pautas actualizadas anualmente para los gastos máximos de bolsillo. Para 2020, los límites de desembolso personal son $ 8,200 para cobertura individual y $ 16,400 para cobertura familiar. Si bien los planes no pueden tener máximos de desembolso personal superiores a estos límites, muchos ofrecen máximos más bajos.
Responsabilidades de los empleados
Los empleados deben mantener registros diarios precisos de los gastos y proporcionar recibos en formularios proporcionados por sus empresas o en línea y entregados al departamento de contabilidad en un horario predeterminado. Se debe registrar todo el kilometraje, incluidas las lecturas del odómetro, las fechas y las ubicaciones. Sin embargo, las millas de viaje no son reembolsables.
En muchos casos, es beneficioso y más fácil para ambas partes si un empleador paga los gastos con anticipación. Puede ahorrar tiempo contable y evitar que un empleado tenga que gastar dinero personal en negocios cuando podría ser una dificultad.
Otra forma en que las empresas manejan los gastos es proporcionando una tarjeta de crédito corporativa a su nombre, y el saldo se paga directamente a los comerciantes.
Un costo de bolsillo reembolsable para un representante de ventas podría ser la factura de un restaurante por cortejar a un cliente potencial o el costo de la gasolina para conducir a un campo de ventas en una ciudad vecina. La mayoría de las empresas tienen pautas para ayudar a los empleados a determinar qué gastos se consideran gastos de bolsillo reembolsables y cuáles no. Por lo general, los empleados deberán conservar los recibos y dar explicaciones detalladas de sus compras.