Gestión de proyectos
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos implica la planificación y organización de los recursos de una empresa para llevar a cabo una tarea, evento o deber específico. Puede involucrar un proyecto único o una actividad en curso, y los recursos administrados incluyen personal, finanzas, tecnología y propiedad intelectual.
La gestión de proyectos a menudo se asocia con los campos de la ingeniería y la construcción y, más recientemente, la tecnología de la información y la salud (TI), que generalmente tienen un conjunto complejo de componentes que deben completarse y ensamblarse de una manera establecida para crear un producto funcional.
No importa cuál sea la industria, el control de calidad para garantizar que los componentes terminados cumplan con un cierto estándar.
Conclusiones clave
- En un nivel muy básico, la gestión de proyectos incluye la planificación, el inicio, la ejecución, el seguimiento y el cierre de un proyecto.
- Existen muchos tipos diferentes de metodologías y técnicas de gestión de proyectos, incluidas las tradicionales, en cascada, ágiles y esbeltas.
- La gestión de proyectos se utiliza en todas las industrias y es una parte importante del éxito de las empresas de construcción, ingeniería y TI.
Comprensión de la gestión de proyectos
En términos generales, el proceso de gestión de proyectos incluye las siguientes etapas: planificación, inicio, ejecución, seguimiento y cierre.
De principio a fin, cada proyecto necesita un plan que describa cómo despegarán las cosas, cómo se construirán y cómo terminarán. Por ejemplo, en arquitectura, el plan comienza con una idea, progresa a dibujos y pasa a la redacción de planos, con miles de pequeñas piezas que se unen entre cada paso. El arquitecto es solo una persona que proporciona una pieza del rompecabezas. El director del proyecto lo pone todo junto.
Cada proyecto suele tener un presupuesto y un plazo. La gestión de proyectos hace que todo funcione sin problemas, a tiempo y dentro del presupuesto. Eso significa que cuando el marco de tiempo planeado está llegando a su fin, el gerente del proyecto puede mantener a todos los miembros del equipo trabajando en el proyecto para terminarlo según lo programado.
Tipos de gestión de proyectos
Se han desarrollado muchos tipos de gestión de proyectos para satisfacer las necesidades específicas de determinadas industrias o tipos de proyectos. Incluyen lo siguiente:
1. Gestión del proyecto de cascada
Esto es similar a la gestión de proyectos tradicional, pero incluye la advertencia de que cada tarea debe completarse antes de que comience la siguiente. Los pasos son lineales y el progreso fluye en una dirección, como una cascada. Debido a esto, la atención a las secuencias de tareas y los plazos son muy importantes en este tipo de gestión de proyectos. A menudo, el tamaño del equipo que trabaja en el proyecto aumentará a medida que se completen las tareas más pequeñas y comiencen las tareas más grandes.
2. Gestión ágil de proyectos
La industria de los programas informáticos fue una de las primeras en utilizar esta metodología. Con la base que se origina en los 12 principios básicos del Manifiesto Ágil, la gestión ágil de proyectos es un proceso iterativo centrado en el seguimiento continuo y la mejora de los entregables. En esencia, los entregables de alta calidad son el resultado de brindar valor al cliente, interacciones del equipo y adaptarse a las circunstancias comerciales actuales.
La gestión ágil de proyectos no sigue un enfoque secuencial etapa por etapa. En cambio, las fases del proyecto se completan en paralelo entre sí por varios miembros del equipo en una organización. Este enfoque puede encontrar y rectificar errores sin tener que reiniciar todo el procedimiento.
3. Gestión ajustada de proyectos
Esta metodología trata de evitar el desperdicio, tanto de tiempo como de recursos. Los principios de esta metodología se extrajeron de las prácticas de fabricación japonesas. La idea principal detrás de ellos es crear más valor para los clientes con menos recursos.
Hay muchas más metodologías y tipos de gestión de proyectos de los que se enumeran aquí, pero estos son algunos de los más comunes. El tipo utilizado depende de la preferencia del director del proyecto o de la empresa cuyo proyecto se gestiona.
Ejemplo de gestión de proyectos
Digamos que un gerente de proyecto tiene la tarea de liderar un equipo para desarrollar productos de software. Empiezan por identificar el alcance del proyecto. Luego, asignan tareas al equipo del proyecto, que puede incluir desarrolladores, ingenieros, redactores técnicos y especialistas en control de calidad. El director del proyecto crea un cronograma y establece fechas límite.
A menudo, un gerente de proyecto utilizará representaciones visuales del flujo de trabajo, como diagramas de Gantt o diagramas PERT, para determinar qué tareas deben completar qué departamentos. Establecen un presupuesto que incluye fondos suficientes para mantener el proyecto dentro del presupuesto incluso ante contingencias inesperadas. El gerente de proyecto también se asegura de que el equipo tenga los recursos que necesita para construir, probar e implementar un producto de software.
Cuando una gran empresa de TI, como Cisco Systems Inc., adquiere empresas más pequeñas, una parte clave del trabajo del director de proyecto es integrar a los miembros del equipo del proyecto de diversos orígenes e inculcar un sentido de propósito grupal para alcanzar el objetivo final. Los gerentes de proyecto pueden tener algunos conocimientos técnicos, pero también tienen la importante tarea de tomar visiones corporativas de alto nivel y entregar resultados tangibles a tiempo y dentro del presupuesto.