Notarización
¿Qué es la notarización?
Cuando se produce la notarización, un notario público certifica la autenticidad de cualquier firma adjunta a un documento. Los notarios actúan como agentes gubernamentales para atestiguar la autenticidad de las firmas adjuntas a los atestados legales.
Conclusiones clave
- Cuando se produce la notarización, un notario público certifica la autenticidad de cualquier firma adjunta a un documento.
- Un documento notariado tiene peso legal porque un notario actúa como un tercero testigo neutral.
- Los notarios no reciben remuneración del gobierno por su trabajo.
- La notarización requiere que un notario público atestigüe las firmas y, por lo general, también un sello notarial.
Entendiendo la notarización
En los Estados Unidos, los notarios públicos pueden notarizar documentos y actuar como agentes del estado en el que están registrados. Un documento notariado tiene peso legal porque un notario actúa como un tercero testigo neutral de la autenticidad de una o más partes que firman un acuerdo, declaración jurada, atestación u otros documentos similares.
La mayoría de los estados requieren que los notarios certifiquen los documentos mediante un sello oficial y sus iniciales en el sello. En algunos casos, la notarización incluye la preparación de un certificado legal. Algunos estados ahora permiten la certificación notarial en línea de documentos mediante cámaras de video y aplicaciones en línea.
Los notarios normalmente no reciben ninguna remuneración del gobierno por su trabajo. En cambio, cobran tarifas por actividades relacionadas con el notario, incluida la certificación de documentos. Si bien las tarifas cobradas pueden variar, algunos estados establecen tarifas estándar o tarifas máximas permitidas para servicios específicos.
Muchos bancos y algunas otras empresas, como UPS, ofrecen servicios de notarización a sus clientes.
Requisitos para la notarización
El requisito más importante para la certificación notarial es que las firmas del documento deben estar certificadas por un notario certificado. En los Estados Unidos, los estados son responsables de certificar a los notarios e imponen diferentes requisitos. Sin embargo, existen algunos requisitos básicos que son similares en la mayoría de los estados. Los notarios deben ser mayores de 18 años, residentes del estado en el que desean ser notarios y no tener condenas por delitos graves (a menos que se restablezcan sus derechos). También puede haber otros requisitos. Por ejemplo, California requiere que los notarios tomen clases.
La notarización también suele requerir que el notario certificado selle el documento con un sello oficial. Los notarios pueden comprar estos sellos como parte de un kit a precios razonables.
Por último, los notarios suelen solicitar una identificación. Querrán ver a las personas firmar los documentos en persona o mediante video en vivo. No funciona traer documentos firmados por otra persona para que sean notariados. Sin embargo, algunos notarios viajarán para presenciar las firmas por una tarifa.
Ventajas y desventajas de la notarización
La ventaja más importante de obtener un documento notariado es que es un requisito legal en algunos casos. Incluso cuando no es un requisito legal, la notarización aumenta la confianza de que un documento fue realmente firmado por las partes involucradas.
Por otro lado, a veces se pide a los notarios que presten testimonio de las firmas de los I-9 y otros documentos oficiales que no necesitan ser notarizados. En algunos casos, el uso del sello notarial puede invalidar estos documentos.
Ejemplos de notarización
Los documentos legales que tratan de asuntos serios o que están destinados a representar transacciones de valor monetario sustancial comúnmente requieren certificación notarial. Por ejemplo, las partes en transacciones de bienes raíces generalmente requieren escrituras notariales para mayor seguridad de que la transacción se mantendrá si se impugna legalmente o si una de las partes intenta violar los términos en una fecha posterior.
Muchos documentos que confieren importantes derechos legales también requieren certificación notarial. Por ejemplo, las transferencias de propiedad de automóviles, los formularios de directivas anticipadas de atención médica y los formularios que indican cambios en el poder notarial generalmente deben estar notarizados para que sean ejecutables.
La mayoría de las notarizaciones requieren que un notario público proporcione un reconocimiento o un jurat. Un reconocimiento requiere que el notario público certifique que una persona que firma un documento ha proporcionado una identificación y ha hecho una declaración legal de que firmó un documento voluntariamente. Los documentos hipotecarios, por ejemplo, generalmente deben incluir las firmas del prestatario y del prestamista.
Un jurat proporciona una segunda capa de protección al requerir que una persona firme el documento frente al notario, además de jurar que lo está haciendo de buena gana. Si bien la diferencia puede parecer sutil, algunos documentos, como las declaraciones juradas legales, requieren que las partes que juran sobre la información que contienen los firmen y presten un juramento afirmando que han hecho la declaración con sinceridad y voluntad. En esos casos, el lenguaje de un reconocimiento, que no especifica si una persona firmó o no un documento ante notario, sería inaceptable.