Fondo fijo
¿Qué es Imprest?
Un anticipo es una cuenta de efectivo de la que depende una empresa para pagar pequeños gastos de rutina. Los fondos contenidos en los anticipos se reponen periódicamente para mantener un saldo fijo. El término «anticipo» también puede referirse a un anticipo monetario dado a una persona para un propósito específico.
Conclusiones clave
- El anticipo se refiere a un tipo de cuenta de efectivo mantenida por una empresa que se utiliza para pagar pequeños gastos imprevistos o de rutina.
- Se establece un saldo de cuenta fijo en la cuenta de anticipos y se reembolsa según sea necesario cuando se retira dinero para artículos como nómina, viajes o caja chica.
- Debido a su naturaleza pequeña y fija que se controla fácilmente, anticipos desalienta los gastos no autorizados o generosos.
Cómo funciona anticipos
El tipo de anticipo más conocido es una cuenta de caja chica, que se utiliza para cubrir transacciones más pequeñas cuando no es práctico o inconveniente cortar cheques. Dichas cuentas mantienen una cantidad fija de efectivo en el lugar, que se puede utilizar para reembolsar a los empleados y pagar pequeños gastos. Los fondos de caja chica generalmente son manejados por custodios que monitorean la cuenta y entregan efectivo a los empleados, quienes a su vez proporcionan recibos relacionados con el negocio.
Las impresiones también se pueden utilizar para cubrir la nómina de los empleados, los dividendos, los viajes de los empleados y las bonificaciones. Una vez que se pagan estos gastos salientes, el fondo generalmente se reembolsa con el capital de la cuenta bancaria principal de la empresa.
Las impresiones disuaden el uso de gastos no autorizados porque los fondos están destinados a fines específicos. En consecuencia, los impresos suelen pagar la misma cantidad de dinero de forma regular, lo que idealmente lleva la cuenta a un saldo cercano a cero, antes de que se reponga automáticamente con la misma cantidad de dinero establecida. Este sistema facilita el seguimiento de los gastos, marca las discrepancias y, en última instancia, detecta el fraude.
El sistema de anticipos
El sistema de anticipos consta de los siguientes pasos:
- Se establece un fondo de caja chica, con una cantidad fija de efectivo. Esto se registra en el libro mayor de la empresa.
- Cualquier gasto pagado a través del fondo de caja chica debe documentarse con recibos.
- El fondo se repone periódicamente con recibos de desembolso para mantener un saldo fijo.
- El fondo es monitoreado de cerca por cualquier discrepancia entre el efectivo esperado (basado en la documentación) y el efectivo real. Si existen discrepancias, se investigan.
El futuro de las impresiones
A medida que las empresas dependen cada vez más de las transacciones electrónicas, el sistema de anticipos está perdiendo popularidad. A menudo, es más fácil utilizar una tarjeta de crédito de la empresa que un anticipo, porque la primera ofrece documentación electrónica de las transacciones y no genera la necesidad de reponer los fondos salientes.