Prueba de conveniencia del empleador

¿Qué es la prueba de conveniencia del empleador?

La prueba de conveniencia del empleador se utiliza para determinar si los gastos de oficina en casa u otros gastos relacionados con el trabajo pagados por un empleador están sujetos a impuestos.

La conveniencia de la prueba del empleador exige que todos los gastos de los empleados pagados por el empleador deben ser únicamente para la conveniencia del empleador y deben realizarse en las instalaciones del empleador, si corresponde. Si este es el caso, esos gastos no se incluyen en los ingresos del empleado.

Comprensión de la conveniencia de la prueba del empleador

La conveniencia de la prueba del empleador se aplica tanto a la imposición de los gastos pagados por el empleador como a la deducibilidad de los gastos no reembolsados ​​a cargo de los empleados.

Los gastos no reembolsados ​​generalmente ocurren cuando el empleador no proporciona el equipo, las herramientas o el espacio de trabajo necesarios para que el empleado haga su trabajo. Esto puede deberse a que el trabajador requiere el uso de instalaciones especiales que el empleador no puede proporcionar.

Si el empleado está pagando estos gastos y los gastos pasan la conveniencia de la prueba del empleador, entonces esos gastos pueden ser deducibles (aunque están sujetos a ciertas limitaciones). Los factores secundarios al aplicar la prueba de conveniencia del empleador incluyen:

• La oficina central es un requisito o una condición para el empleo.
• El empleador tiene un propósito comercial genuino al utilizar la oficina en casa de un trabajador.
• El empleado asiste a algunas de las tareas básicas de su empleo en la oficina central.
• El empleado interactúa con clientes, clientes o pacientes de forma regular y continua en la oficina en casa.
• El empleador no proporciona a su trabajador un espacio de oficina exclusivo u otros alojamientos de trabajo habituales en una de sus ubicaciones.
• Si el empleador reembolsa a un nivel sustancial los gastos de los empleados para una oficina en casa (el reembolso del 80% es una norma).

Prueba de conveniencia del empleador: definición del IRS

Según la definición del Servicio de Impuestos Internos (IRS) de EE . UU ., «Conveniencia del empleador» generalmente significa que un empleador no le ha proporcionado a un empleado los recursos necesarios para que un empleado trabaje de forma remota, como una oficina física o tecnología, lo que requiere que el trabajador para proporcionar su propio equipo de oficina en casa. Tal situación es para conveniencia del empleador.

La conveniencia de la prueba del empleador se describe con ejemplos en la Publicación 587 del IRS: Uso comercial de su hogar. El IRS estipula que una oficina en casa puede usarse «para más de una actividad comercial, pero no puede usarla para actividades no comerciales (es decir, personales)».

Ejemplo de prueba de conveniencia del empleador

El siguiente es un ejemplo de la conveniencia de la prueba del empleador, proporcionada por el IRS:

Kathleen trabaja como profesora. Ella debe enseñar y reunirse con los estudiantes en la escuela y calificar trabajos y exámenes. La escuela le proporciona una pequeña oficina donde puede trabajar en sus planes de lecciones, calificaciones y exámenes, y reunirse con padres y estudiantes. La escuela no le exige que trabaje en casa.

Kathleen prefiere usar la oficina que ha instalado en su casa y no usa la que le proporciona la escuela. Utiliza esta oficina en casa exclusiva y regularmente para las tareas administrativas de su trabajo docente.

Kathleen debe cumplir con la prueba de conveniencia del empleador, incluso si su casa califica como su principal lugar de trabajo para deducir los gastos por su uso. Su empleador le proporciona una oficina y no le exige que trabaje en casa, por lo que no cumple con la prueba de conveniencia del empleador y no puede reclamar una deducción por el uso comercial de su hogar.

Los estados individuales pueden proporcionar pautas más detalladas para sus propias reglas para la conveniencia de la prueba del empleador. Por ejemplo, la Guía de tratamiento fiscal para no residentes del estado de Nueva York proporciona ejemplos de varios otros factores relevantes para la conveniencia de la prueba del empleador.

Los empleados que trabajan desde casa, incluso para la conveniencia de su empleador, ya no pueden deducir los gastos laborales no reembolsados ​​para los años fiscales 2008 a 2025. Esto incluye los gastos de oficina en el hogar, ya que la Ley de Reducción de Impuestos y Empleos eliminó la mayoría de las deducciones detalladas misceláneas.