Obligaciones fiscales para pequeñas empresas: impuestos sobre la nómina
Uno de los problemas con los que deben lidiar los propietarios de pequeñas empresas es mantenerse al día con las numerosas obligaciones de impuestos locales, estatales y federales. Si bien la mayoría de los propietarios de empresas contratan a un contador o un profesional de impuestos para que se ocupe de los problemas relacionados con los impuestos, comprender el sistema tributario es importante para quienes tienen la responsabilidad final de cumplir con todas las obligaciones tributarias. Este artículo se centrará en las obligaciones del propietario de la empresa con respecto a los impuestos sobre la nómina.
Obligaciones de impuestos sobre la nómina
Cualquier negocio con empleados debe retener los impuestos sobre la nómina de los cheques de pago de los empleados y pagar los impuestos federales, estatales y locales correspondientes. Los impuestos generalmente retenidos de los cheques de los empleados incluyen FICA ( Medicare y Seguridad Social impuestos) y federales, estatales y locales impuestos sobre la renta, en su caso.
Otras obligaciones de retención incluyen FUTA (Ley Federal de Impuestos por Desempleo) y, en estados como California, Hawái, Nueva Jersey, Nueva York y Rhode Island, impuestos al seguro por discapacidad. No pagar impuestos o no hacer un pago puede resultar en fuertes multas y sanciones, por lo que es importante calcular la cantidad de impuestos sobre la nómina adeudados y pagarlos a tiempo.
Si el propietario de la pequeña empresa no tiene empleados externos pero está incorporado, las reglas anteriores también se aplican a los cheques de pago del propietario, porque es esencialmente el único empleado de la corporación. Si la empresa no está incorporada y no hay empleados, el propietario deberá pagar impuestos estimados sobre los ingresos del trabajo por cuenta propia cada trimestre.
Calcular los impuestos sobre la nómina
Hay tres pasos para calcular los impuestos sobre la nómina:
- Determinar trabajadores sujetos a impuestos
- Determinar los salarios imponibles
- Calcular los montos de retención
Trabajadores sujetos a impuestos
Los trabajadores pueden ser empleados o contratistas independientes. Los empleados son tratados como trabajadores sujetos a impuestos sujetos a impuestos sobre la nómina, mientras que los contratistas independientes son responsables de pagar sus propios impuestos. Por lo general, los trabajadores se consideran empleados si tiene derecho a dirigir y controlar la forma en que hacen su trabajo, en lugar de simplemente los resultados del trabajo.
Sin embargo, las líneas divisorias entre los contratistas independientes y los empleados no siempre son claras. Para ayudar a los dueños de negocios a determinar qué trabajadores son empleados sujetos a impuestos, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tiene reglas de derecho común, que incluyen pruebas de comportamiento, financieras y de relaciones :
Prueba de comportamiento
Un trabajador es un empleado cuando el empleador tiene el derecho de dirigir y controlar al trabajador. El empleador no tiene que dirigir ni controlar al trabajador, pero tiene derecho a hacerlo.
Prueba financiera
Esta prueba analiza el grado de control que tiene un empleador sobre los aspectos financieros del trabajo. En algunas profesiones, tener un control significativo sobre los suministros utilizados para el trabajo respalda el estatus de un trabajador como contratista independiente.
Una forma definitiva de distinguir a un contratista independiente de un empleado es la disponibilidad de servicios. Un contratista independiente no está vinculado a una empresa y puede anunciar servicios; un empleado no puede anunciar servicios a menos que trabaje fuera de la empresa como contratista independiente.
Prueba de relación
Esta prueba se refiere a la forma en que el empleador y el trabajador perciben su relación. Si se espera que una relación empleador-trabajador dure hasta el final de un proyecto específico o por un período de tiempo específico, entonces el trabajador es un contratista independiente. Por otro lado, si la relación no tiene límites, el trabajador es un empleado sujeto a impuestos.
Salarios sujetos a impuestos
Los salarios sujetos a impuestos son compensaciones por los servicios prestados y pueden incluir salario, bonificaciones o obsequios. Algunas formas de compensación, como los reembolsos de gastos comercialespor viajes o comidas, no califican como salarios sujetos a impuestos. Para que los gastos sean exentos de impuestos, los empleados deben verificarlos mediante recibos o informes de gastos. También deben ser necesarios, razonables y estar relacionados con el negocio.
Cálculo de la retención
Una vez que haya determinado qué trabajadores califican como empleados sujetos a impuestos y qué salarios son salarios sujetos a impuestos, el siguiente paso es determinar la cantidad que debe retener para los impuestos federales, estatales y locales, así como para FICA y FUTA.
Impuestos federales
Cada cheque de pago debe retener los impuestos federales sobre la renta durante el período correspondiente. El IRS tiene dos conjuntos de tablas de impuestos que los empleadores pueden usar para calcular los montos de retención: las tablas de nivel salarial y las tablas de porcentaje.
Las tablas de tramos salariales están segregadas para cinco períodos de nómina diferentes (diario, semanal, quincenal, quincenal y mensual). Para determinar los montos de retención, los empleadores eligen el período de pago aplicable y el rango salarial para los empleados, luego leen en la tabla la columna que muestra el número de exenciones reclamadas.
Las tablas de porcentajes están disponibles para ocho períodos de nómina (diaria, semanal, quincenal, quincenal, mensual, trimestral, semestral y anual) y están segregadas por estado civil. Los empleadores comienzan reduciendo los salarios por el valor de las exenciones reclamadas. A continuación, utilizan la tabla correspondiente al estado civil del empleado y buscan el monto de la retención en función del rango salarial.
Como propietario de un negocio, es su responsabilidad observar los dos juegos de tablas y determinar cuál es el apropiado para su negocio. Las tablas de porcentaje son más inclusivas, en términos de períodos de nómina, por lo que si se encuentra en una situación en la que se paga a diferentes empleados en diferentes períodos de nómina, entonces la tabla de porcentaje debería ser la tabla de elección. Por ejemplo, si a sus empleados se les paga trimestralmente, las tablas de porcentaje serán más apropiadas que las tablas de tramos salariales. Para obtener estas tablas, llame al Servicio de Impuestos Internos (IRS) o visitehttp://www.irs.gov/ y solicite las Publicaciones 15 y 15-A.
Impuestos estatales
La mayoría de los estados usan tablas similares a las tablas de impuestos federales, y puede obtenerlas en la sección de impuestos del sitio web de su estado o comunicándose con la Administración de Pequeñas Empresas. No es necesario que retenga los impuestos estatales en jurisdicciones que no imponen impuestos estatales sobre los ingresos, como Alaska, Florida, los salarios brutos, como Pensilvania.
FI CA
La Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) es una ley federal que requiere que los empleadores retengan los impuestos al Seguro Social y al Medicare de los salarios pagados a los empleados. También requiere que el empleador y el empleado paguen cada uno la mitad del impuesto FICA.
Los impuestos del Seguro Social y Medicare se imponen al empleado a una tasa fija del 6.2% para la seguridad social y 1.45% para Medicare y la tasa fija única del empleador de 6.2% y 1.45%, respectivamente, creando una tasa impositiva FICA combinada de 15,3% (12,4% para el Seguro Social y 2,9% para Medicare). Los autónomos son responsables de pagar la totalidad del impuesto del 15,3% ellos mismos.
A diferencia de los impuestos federales y estatales, los impuestos FICA no se ven afectados por la cantidad de exenciones de retención reclamadas por el empleado. Simplemente multiplique el pago de salario bruto de un empleado por la tasa de impuestos aplicable para determinar cuánto debe retener y cuánto debe pagar como empleador.
En 2021, el impuesto al Seguro Social solo se aplica a los primeros $ 142,800 de ingresos, también llamado base salarial del Seguro Social. La base salarial se ajusta cada año por inflación. El impuesto al Medicare no tiene un límite de ingresos.
FUTA
Los impuestos por desempleo, o FUTA, son impuestos pagados únicamente por el empleador. Debe pagar impuestos por desempleo si se aplica alguno de los siguientes:
a) Paga salarios por un total de al menos $ 1,500 en un trimestre b) Tiene al menos un empleado en un día determinado durante 20 semanas en un año calendario, independientemente de si las semanas son consecutivas
La tasa de impuesto FUTA es 6.0% para 2020 y se impone sobre los primeros $ 7,000 de salario de cada empleado. Sin embargo, puede reclamar créditos contra su contribución FUTA bruta para reflejar las contribuciones estatales por desempleo que paga. Si paga sus impuestos estatales de desempleo cuando se vencen, puede reclamar un crédito del 5.4%, lo que efectivamente reduce su tasa de impuestos FUTA al 0.6%.
Reuniéndolo todo
Calcular los impuestos sobre la nómina puede ser muy complicado y es importante enviar los pagos a tiempo para evitar multas y sitio web del IRS.
Los impuestos FUTA generalmente se pagan trimestralmente y los impuestos FICA y sobre la renta se depositan quincenalmente o mensualmente. El IRS generalmente envía a los dueños de negocios un aviso al final de cada año detallando qué método usar para el próximo año.
En general, la http://www.irs.gov/ o llame a la línea de ayuda en vivo del IRS para empresas al 1-800-829-4933.