Cómo funciona la elaboración de presupuestos para las empresas
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es un pronóstico de ingresos y gastos durante un período futuro específico. Los presupuestos son utilizados por corporaciones, gobiernos y hogares y son una parte integral del funcionamiento eficiente de un negocio (o hogar). La elaboración de presupuestos para las empresas sirve como un plan de acción para los gerentes, así como un punto de comparación al final de un período.
El proceso de elaboración de presupuestos para las empresas puede resultar complicado, especialmente si los clientes no pagan a tiempo o si los ingresos y las ventas son intermitentes. Hay varios tipos de presupuestos que utilizan las empresas, incluidos los presupuestos operativos y los presupuestos maestros, así como los presupuestos estáticos y flexibles. En este artículo, exploramos cómo las empresas abordan la elaboración de presupuestos, así como cómo las empresas afrontan la falta de presupuesto.
Conclusiones clave
- Un presupuesto es un pronóstico de ingresos y gastos durante un período específico y es una parte integral del funcionamiento eficiente de un negocio.
- Un presupuesto estático es un presupuesto con números basados en productos y entradas planificados para cada una de las divisiones de la empresa.
- Un presupuesto de flujo de efectivo ayuda a los gerentes a determinar la cantidad de efectivo que genera una empresa durante un período.
- Los presupuestos flexibles contienen los resultados reales y se comparan con el presupuesto estático de la empresa para identificar cualquier variación.
Cómo funcionan los presupuestos
Aunque el proceso de presupuestación de las empresas puede volverse complejo, en su forma más básica, un presupuesto compara los ingresos de una empresa con sus gastos en un período determinado.
Por supuesto, determinar cuánto gastar en varios gastos y proyectar las ventas es solo una parte del proceso. Los ejecutivos de la empresa también tienen que lidiar con una gran cantidad de otros factores, incluida la proyección de gastos de capital, que son grandes compras de activos fijos como maquinaria o una nueva fábrica. También deben planificar sus necesidades continuas de efectivo, la escasez de ingresos y el contexto económico. Independientemente del tipo de negocio, la capacidad de medir el rendimiento utilizando presupuestos es fundamental para la salud financiera general de una empresa.
Tipos de presupuestos
A continuación, se muestran algunos de los tipos de presupuestos más comunes que utilizan las empresas para pronosticar con precisión sus cifras.
Presupuesto maestro
La mayoría de las empresas comenzarán con un presupuesto maestro, que es una proyección para la empresa en general. Los presupuestos maestros suelen pronosticar todo el año fiscal. El presupuesto maestro incluirá proyecciones para los elementos del estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo. Estas proyecciones pueden incluir ingresos, gastos, costos operativos, ventas y gastos de capital.
Presupuesto estático
Un presupuesto estático es un presupuesto con números basados en productos y entradas planificados para cada una de las divisiones de la empresa. Un presupuesto estático suele ser el primer paso del presupuesto, que determina cuánto tiene una empresa y cuánto gastará. El presupuesto estático considera los gastos fijos, que no son variables ni dependen de los volúmenes de producción y las ventas. Por ejemplo, el alquiler sería un costo fijo independientemente del volumen de ventas de una empresa.
Algunas industrias, como las organizaciones sin fines de lucro, reciben donaciones y subvenciones que dan como resultado un presupuesto estático que no pueden exceder. Otras industrias usan presupuestos estáticos como punto de partida o un número de referencia, similar al presupuesto maestro, y hacen ajustes al final del año fiscal si se necesita más o menos en el presupuesto. Al crear un presupuesto estático, los gerentes utilizan métodos de pronóstico económico para determinar números realistas.
Presupuesto operativo
El presupuesto operativo incluye los gastos e ingresos generados por las operaciones comerciales diarias de la empresa. El presupuesto operativo se centra en los gastos operativos, incluido el costo de los bienes vendidos (COGS) y los ingresos o ingresos. COGS es el costo de la mano de obra directa y los materiales directos que están vinculados a la producción.
El presupuesto operativo también representa los gastos generales y administrativos directamente relacionados con la producción de bienes y servicios. Sin embargo, el presupuesto operativo no incluye elementos como gastos de capital y deuda a largo plazo.
Presupuesto de flujo de caja
Un presupuesto de flujo de efectivo ayuda a los gerentes a determinar la cantidad de efectivo que genera una empresa durante un período específico. Las entradas y salidas de efectivo para una empresa son importantes porque los gastos deben pagarse a tiempo con el efectivo generado. Por ejemplo, monitorear el cobro de cuentas por cobrar, que es dinero adeudado por los clientes, puede ayudar a las empresas a pronosticar el efectivo adeudado en un período en particular.
Este proceso puede resultar complicado si hay demasiados clientes atrasados. Para compensar esto, muchas empresas crean algo llamado » reserva para cuentas de cobro dudoso «, que estima la cantidad de cuentas por cobrar que se espera que no sean cobrables.
Los presupuestos de flujo de efectivo ayudan a examinar las prácticas pasadas para examinar qué funciona y qué no y hacer ajustes. Por ejemplo, una empresa podría solicitar una línea de crédito de capital de trabajo a corto plazo de un banco para asegurarse de cobrar en caso de que un cliente pague tarde. Además, las empresas pueden solicitar opciones más flexibles para sus cuentas por pagar, que es el dinero que se les debe a los proveedores para ayudar con cualquier necesidad de flujo de efectivo a corto plazo.
Usar un presupuesto para evaluar el desempeño
Una vez finalizado un período, la dirección debe comparar los pronósticos del presupuesto estático o maestro con el desempeño de la empresa. Es en esta etapa cuando las empresas calculan si el presupuesto se ajusta a los gastos e ingresos previstos.
Presupuesto flexible
Un presupuesto flexible es un presupuesto que contiene cifras basadas en la producción real. El presupuesto flexible se compara con el presupuesto estático de la empresa para identificar las variaciones (o diferencias) entre el gasto previsto y el gasto real.
Con un presupuesto flexible, los valores en dólares presupuestados (es decir, los costos o los precios de venta) se multiplican por las unidades reales para determinar qué número particular se dará a un nivel de producción o ventas. El cálculo arroja los costos variables totales involucrados en la producción. El segundo componente del presupuesto flexible son los costos fijos. Por lo general, los costos fijos no difieren entre presupuestos estáticos y flexibles.
Dado que los presupuestos flexibles utilizan las cifras del período actual (ventas, ingresos y gastos), pueden ayudar a crear pronósticos basados en múltiples escenarios. Las empresas pueden calcular varios resultados en función de diferentes productos, como ventas o unidades producidas. Los presupuestos flexibles o variables ayudan a los gerentes a planificar tanto el rendimiento bajo como el alto para ayudar a prepararse independientemente del resultado.
Variaciones presupuestarias
Como se indicó anteriormente, pueden surgir variaciones entre el presupuesto estático y los resultados reales. Las dos variaciones comunes se denominan variación del presupuesto flexible y variación del volumen de ventas.
La variación del presupuesto flexible compara el presupuesto flexible con los resultados reales para determinar los efectos que los precios o los costos han tenido en las operaciones. En comparación, la variación del volumen de ventas compara el presupuesto flexible con el presupuesto estático para determinar el efecto que tuvo el nivel de actividad de ventas de una empresa en sus operaciones.
A partir de estos dos presupuestos, una empresa puede desarrollar presupuestos individuales flexibles y estáticos para cualquier elemento de sus operaciones. Las variaciones se clasifican como favorables o desfavorables.
Si la variación del volumen de ventas es desfavorable (el presupuesto flexible es menor que el presupuesto estático), las ventas de la empresa (o la producción con una variación del volumen de producción) resultarán inferiores a las previstas.
Sin embargo, si la variación del presupuesto flexible fuera desfavorable, sería el resultado de precios o costos. Al saber dónde la empresa se está quedando corta o superando la marca, los gerentes pueden evaluar el desempeño de la empresa de manera más eficiente y utilizar los hallazgos para realizar los cambios necesarios.
Un presupuesto flexible puede ayudar a las empresas a contabilizar tanto los gastos variables como los fijos, creando un proceso más dinámico y conduciendo a pronósticos más precisos.
Implementación de presupuestos
Para la mayoría de las empresas, los gastos surgen de vez en cuando. Los presupuestos estáticos suelen actuar como una guía, lo que significa que se pueden cambiar o ajustar una vez que se han identificado las variaciones mediante un presupuesto flexible. Al comprender los diferentes tipos de presupuestación, los gerentes pueden obtener una gran cantidad de información a través del análisis de las variaciones presupuestarias que conducen a decisiones comerciales mejor informadas.