Manual de presupuesto
¿Qué es un manual de presupuesto?
Un manual de presupuesto es un conjunto de reglas e instrucciones que utilizan las grandes organizaciones para preparar sus presupuestos e informes relacionados. A medida que las organizaciones se vuelven más grandes y complejas, ya no es posible que una sola persona prepare un presupuesto.
En cambio, la presupuestación en toda la empresa debe coordinarse cuidadosamente entre varios actores. Los analistas financieros trabajan en estrecha colaboración con cada grupo para recopilar información presupuestaria en un cronograma preestablecido y luego enviar datos a los niveles superiores de los controladores financieros hasta que la oficina del director financiero (CFO) pueda agregarlos.
Conclusiones clave
- Un manual de presupuesto es un conjunto de rutinas e instrucciones estandarizadas que las grandes organizaciones siguen en la elaboración de presupuestos e informes.
- Las organizaciones grandes y complejas confían en este manual para coordinar las actividades presupuestarias entre varios actores.
- Los manuales de presupuesto se desarrollan y actualizan a través de un comité de presupuesto que supervisa los estándares y prácticas dentro de las unidades financieras de la organización.
Los fundamentos de un manual de presupuesto
La elaboración de presupuestos dentro de las grandes organizaciones es una tarea extremadamente compleja. Los analistas financieros deben hacer suposiciones sobre cómo será el futuro basándose en datos pasados. Esto significa que incluso el mejor proceso de presupuestación está sujeto a inexactitudes considerables. Luego, a medida que avanza el año, cada grupo está sujeto a un presupuesto predefinido, que puede volverse inadecuado debido a las condiciones cambiantes.
Por otro lado, algunos grupos encontrarán que tienen más dinero del que necesitan y pueden optar por utilizar subrepticiamente el presupuesto «extra» con gastos innecesarios para evitar recortes presupuestarios.
El manual de presupuesto generalmente es desarrollado y revisado por un comité de presupuesto. Un comité de presupuesto es un grupo que crea y supervisa los estándares, las prácticas a implementar y el mantenimiento de la responsabilidad fiscal de una organización.
Los comités de presupuesto juegan un papel clave en el éxito o la desaparición de una empresa u otra entidad corporativa. El comité de presupuesto tiene una perspectiva única en el sentido de que está al tanto de todas las idas y venidas financieras de una organización. Ven el panorama completo, mientras que las personas de los departamentos individuales solo ven su segmento de la empresa.
Los comités tratan de mantener sus presupuestos organizacionales al día, lo que luego asegura un buen funcionamiento y solvencia financiera. Organizaciones que no pueden encontrar pronto problemas financieros. Los problemas financieros suelen tener un efecto negativo en la valoración de una empresa.
Ejemplo de un manual de presupuesto
Por ejemplo, al departamento de garantía de calidad de la hipotética empresa XYZ se le permite un presupuesto de $ 500,000 por año. Este dinero se puede gastar en salarios, capacitación adicional, equipo y otras cosas que el departamento de aseguramiento de la calidad necesite. Cindy, una veterana del departamento de aseguramiento de la calidad, ha dejado la empresa. El departamento de control de calidad puede cubrir la carga de trabajo y seguir funcionando bien sin ella, pero para asegurarse de que no pierdan parte de su presupuesto para mantener su plantilla, deben contratar a otra persona y gastar el dinero restante que habría ido al salario de Cindy. entrenamiento para la nueva persona.