Apropiación general

¿Qué es la apropiación general?

Una asignación general autoriza los gastos de manera general sin que la persona que utiliza los fondos tenga que especificar los proyectos individuales a los que se asignan los fondos. La apropiación general se utiliza a menudo en relación con las finanzas a nivel gubernamental. Los administradores que tienen una asignación general tienen la discreción sobre cómo usar los fondos.

Comprensión de la apropiación general

La apropiación es el proceso de reservar dinero para un propósito particular. Las empresas y los gobiernos a menudo asignan fondos para ser utilizados en proyectos y operaciones comerciales diarias. Por ejemplo, una empresa podría asignar fondos para la compra o actualización de un activo, como un equipo. Además, los fondos podrían asignarse para medidas a corto plazo, como efectivo asignado para pagar a los accionistas a través de dividendos en el próximo trimestre.

Las asignaciones generales permiten a las personas con acceso a un presupuesto utilizar los fondos de manera general sin tener que especificar los proyectos específicos a los que se están aplicando los fondos. Las asignaciones generales también se utilizan en el sector privado para proyectos más pequeños con menores desembolsos de capital. Estos proyectos pueden delegarse a la gerencia media para una acción rápida.

Beneficios de la apropiación general

Uno de los principales beneficios de la apropiación general es que ayuda a mejorar la eficiencia al reducir el lapso de tiempo entre una propuesta y su implementación, ya que no se requiere la aprobación del financiamiento del proyecto caso por caso. Por ejemplo, a un gerente se le puede otorgar una asignación general de fondos que se utilizarán para aumentar las ventas y los ingresos de una línea de productos en particular. La asignación del dinero quedaría a discreción del gerente, lo que podría incluir gastos en iniciativas de marketing, agregar personal de ventas o aprobar el pago de horas extra para impulsar la producción de productos y satisfacer la demanda de ventas.

La asignación general evitaría la necesidad de obtener aprobación para gastar en cada parte de la estrategia de crecimiento de ingresos. Sin la aprobación general, podría haber retrasos en la producción para satisfacer la demanda de ventas u oportunidades perdidas porque no se pudo agregar la cantidad adecuada de personal, lo que provocaría la cancelación de ventas.

Como resultado, una asignación general no solo mejoraría la efectividad de una línea de producción, sino que también mejoraría las ventas y los ingresos al permitir que un gerente sea ágil y haga ajustes en el gasto, cuando sea necesario, para lograr los objetivos deseados.

Supervisión de las asignaciones generales

Es posible que sea necesario supervisar de cerca las asignaciones generales para garantizar que no haya un uso indebido de los fondos y que los fondos asignados se gasten solo para fines autorizados. Se deben considerar procedimientos de auditoría efectivos para asegurar un monitoreo adecuado de cómo se gastó el dinero. El proceso puede incluir el establecimiento de controles internos y el mantenimiento de registros de los recibos de cualquier compra.

Por ejemplo, en el gobierno federal de los Estados Unidos, la Oficina de Responsabilidad del Gobierno (GAO) se encarga de examinar cómo gasta el gobierno los dólares de los contribuyentes. La GAO informa al Congreso sobre sus hallazgos y, a menudo, se la ha llamado el «perro guardián del Congreso».

Para las corporaciones, el estado de flujo de efectivo se utiliza para registrar cualquier apropiación de efectivo por parte de una empresa, incluidas las entradas y salidas de efectivo durante un período contable. Normalmente, los pagos en efectivo que se asignan a las necesidades de la empresa se registran en una de las tres secciones del CFS.

Por ejemplo, las asignaciones generales gastadas en las operaciones comerciales diarias se registrarán en la sección de actividades operativas. Cualquier efectivo gastado para comprar activos, como equipos, se registraría en la sección de actividades de inversión. Cualquier dinero asignado y gastado para reducir la deuda, por ejemplo, se registraría en la sección de actividades de financiación del CFS.

Ejemplo de apropiación global

Un ejemplo de apropiación general puede ser una cantidad de $ 10 millones destinada a mejorar las carreteras principales de un estado, sin especificar la cantidad real que se gastará por carretera. El gerente, en este caso el secretario de transporte del estado, tiene total discreción sobre cómo apropiarse de los fondos, lo que podría incluir priorizar las carreteras que necesitan más reparaciones. El administrador también podría decidir priorizar los fondos en función de la población de un área o la cantidad de tráfico que circula en una carretera o carretera en particular.