Plan responsable
¿Qué es un plan responsable?
Un plan responsable es un plan que sigue las regulaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) para reembolsar a los trabajadores los gastos comerciales en los que el reembolso no se cuenta como ingreso. Esto significa que los reembolsos no están sujetos a retención de impuestos ni informes W-2. Sin embargo, estos gastos deben estar relacionados con el negocio para que se incluyan en un plan responsable.
Conclusiones clave
- Un plan responsable es un proceso de reembolso a los empleados por sus costos relacionados con el trabajo.
- Los planes contables no están sujetos a impuestos, ya que no se consideran una forma de compensación laboral.
- Los costos solo pueden considerarse parte de un plan contable si están relacionados con el negocio, se informan con precisión y si se devuelven los reembolsos en exceso.
- Si un costo reembolsado se considera no contable, entonces está sujeto a impuestos por parte del IRS. Los fondos excedentes generalmente deben devolverse dentro de los 120 días.
Cómo funciona un plan responsable
Un plan responsable difiere de un plan no responsable. Si el plan de reembolso de una empresa no sigue los requisitos del IRS para un plan responsable, el plan no es responsable y el reembolso de los gastos se considera parte de la compensación del empleado y, por lo tanto, está sujeto a retención y debe informarse en el formulario W de un empleado..
De acuerdo con las reglas del IRS, bajo un plan responsable, los gastos se reembolsan si están relacionados con el negocio y se contabilizan adecuadamente. Además, los montos pagados en exceso de los costos reales deben devolverse a la empresa dentro de un plazo específico. Los gastos relacionados con el negocio en los que incurren los empleados pueden incluir cosas como viajes, comidas, alojamiento, entretenimiento o transporte. Los empleados deben contabilizar adecuadamente los gastos con registros y devolver cualquier reembolso en exceso dentro de un período de tiempo razonable.
Los empleadores no están obligados a enviar los detalles de su plan al IRS, pero deben poder demostrar que cumplen con los requisitos de un plan responsable.
Los empleadores a menudo pueden utilizar requisitos de planes de contabilidad más estrictos que los publicados por el IRS.
Requisitos para un plan responsable
Los requisitos para un plan responsable son que estén relacionados con el negocio, que los gastos de los empleados se contabilicen adecuadamente a su empleador de manera razonable y oportuna, y que cualquier reembolso en exceso debe devolverse al empleador dentro de un período de tiempo razonable.
Para que los gastos se consideren relacionados con el negocio, deben cumplir (en términos generales) los siguientes requisitos: que los costos se deben incurrir en el curso del empleo y que cualquier gasto que combine un gasto personal y un gasto comercial se contabilice adecuadamente como tal, dividiendo el gasto entre el empleador y el empleado. Un ejemplo común es el de un automóvil personal que se utiliza para viajes de negocios: en tal caso, se puede esperar que un empleado contabilice las millas en las que incurrió durante el transcurso de su transporte personal y el transporte relacionado con el trabajo, dividiendo los costos. adecuadamente.
La contabilidad adecuada generalmente está sujeta a la confirmación de un tercero con el fin de demostrar que los fondos de los empleados estaban relacionados con el negocio. Los recibos son una forma común de justificación de terceros que los empleados utilizarán para demostrar la legitimidad de sus solicitudes de financiación. Sin embargo, existen excepciones a esta regla, incluidos los casos de costos no relacionados con el alojamiento que ascienden a menos de $ 75, el reembolso de comidas que se encuentra dentro de los estándares de viáticos del IRS y los costos de transporte para los que es difícil obtener un comprobante de pago oficial, como los taxis., subtes y buses. En general, la expectativa de devolución de los fondos de reembolso en exceso es que dichos fondos se devuelvan al empleador dentro de los 120 días posteriores a su desembolso.