Sala de datos virtual (VDR)
¿Qué es una sala de datos virtual?
Una sala de datos virtual (VDR), también conocida como sala de transacciones, es un repositorio en línea seguro para el almacenamiento y la distribución de documentos. Por lo general, se utiliza durante el proceso de diligencia debida que precede a una fusión o adquisición para revisar, compartir y divulgar la documentación de la empresa.
Conclusiones clave
- Las salas de datos virtuales, o VDR, existen como una forma segura de almacenar documentos a los que varias personas necesitan acceder simultáneamente.
- Los VDR son comúnmente utilizados por las empresas cuando se están fusionando, trabajando en un proyecto u otra empresa conjunta que requiera acceso a datos compartidos.
- Los VDR se consideran más seguros que los documentos físicos, ya que no existe riesgo de pérdida durante el tránsito o de destrucción accidental.
- Generalmente, las acciones como copiar, imprimir y reenviar están deshabilitadas en los VDR.
Comprensión de las salas de datos virtuales
Las salas de datos virtuales han reemplazado cada vez más a las salas de datos físicas que se usaban tradicionalmente para divulgar y compartir documentos. Con la globalización de los negocios y un mayor escrutinio para reducir costos, las salas de datos virtuales son una alternativa atractiva a las salas de datos físicas. Las salas de datos virtuales son ampliamente accesibles, están disponibles de inmediato y son más seguras.
A medida que aumentan los problemas de seguridad y aumentan los incidentes con infracciones, los proveedores de VDR están desarrollando bases de datos más sofisticadas y confiables. Las ofertas públicas iniciales (OPI), las operaciones de auditoría y las asociaciones u otras empresas que deben trabajar en conjunto y compartir información utilizarán salas de datos virtuales.
Usos de las salas de datos virtuales
Los procedimientos de fusiones y adquisiciones (M&A) son el uso más común de los VDR. Estos repositorios proporcionan un lugar para la debida diligencia necesaria durante la finalización del trato. Estas transacciones comerciales involucran grandes cantidades de documentos, muchos de los cuales son confidenciales y contienen información sensible. El uso de un VDR es una forma segura y confiable para que todas las partes interesadas revisen e intercambien documentos mientras participan en las negociaciones.
Las empresas a menudo trabajan juntas para producir y fabricar productos durante la construcción de un edificio y para ofrecer servicios. Formar y mantener estas relaciones comerciales requiere contratos y la transmisión frecuente de datos. Las salas de datos virtuales permiten el almacenamiento de estos contratos y ponen a disposición los documentos necesarios para la continuidad de las asociaciones comerciales. Por ejemplo, los cambios realizados en los planos de una estructura por un ingeniero están inmediatamente disponibles para todos los contratistas involucrados en el proyecto.
La auditoría de las prácticas, el cumplimiento y las cuentas de la empresa es una práctica común en todas las empresas. Este proceso suele ser un problema, ya que los trabajadores deben interactuar con reguladores y ajustadores externos. Además, hoy en día muchas empresas tienen oficinas en ubicaciones remotas y en todo el mundo en varias zonas horarias.
El uso de una sala de datos virtual permite que abogados, contables, reguladores internos y externos y otras partes interesadas tengan un punto de acceso centralizado. Proporcionar un sistema central reduce los errores y el tiempo. Además, proporciona transparencia en la comunicación. Según el tipo de auditoría, el nivel de acceso y la autoridad varían.
Ofrecer una oferta pública inicial (OPI) es una tarea abrumadora que requiere una cantidad inconcebible de papeleo. Al igual que las auditorías, la transparencia es fundamental. Las empresas deben crear, intercambiar, conservar y gestionar grandes volúmenes de documentos. Debido a la naturaleza de la transacción, la mayoría de los usuarios tendrán acceso restringido, como «solo ver». La capacidad de copiar, reenviar o imprimir puede estar prohibida.
Alternativa a un VDR
Aunque las salas de datos virtuales ofrecen muchos beneficios, no son adecuadas para todas las industrias. Por ejemplo, algunos gobiernos pueden optar por seguir utilizando salas de datos físicas para intercambios de información altamente confidenciales. El daño de posibles ataques cibernéticos y violaciones de datos supera los beneficios ofrecidos por las salas de datos virtuales. Los resultados de tales eventos podrían ser catastróficos si las partes amenazadoras acceden a información clasificada. En esos casos, no se considerará el uso de un VDR.