Inventario periódico versus inventario perpetuo: ¿Cuál es la diferencia?
Inventario periódico frente a inventario perpetuo: descripción general
Los sistemas de inventario periódico y perpetuo son dos métodos contables contrastantes que utilizan las empresas para rastrear la cantidad de productos que tienen disponibles. En general, el sistema de inventario perpetuo ofrece muchos beneficios sobre el sistema periódico y ahora lo utilizan todos los minoristas importantes. Sin embargo, el propietario de una pequeña empresa debe tener en cuenta si los beneficios de instalar un sistema de inventario permanente compensarán los gastos adicionales.
- El sistema de inventario periódico utiliza un recuento físico ocasional para medir el nivel de inventario y el costo de los bienes vendidos (COGS).
- El sistema perpetuo realiza un seguimiento de los saldos de inventario de forma continua, con actualizaciones realizadas automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto.
- Los sistemas de contabilidad de inventario periódicos normalmente se adaptan mejor a las pequeñas empresas, mientras que las empresas con un alto volumen de ventas y múltiples puntos de venta (como supermercados o farmacias) necesitan sistemas de inventario permanente.
Inventario periódico
El sistema periódico utiliza un recuento físico ocasional para medir el nivel de inventario y el costo de los bienes vendidos (COGS). Las compras de mercancías se registran en la cuenta de compras. La cuenta de inventario y la cuenta del costo de los bienes vendidos se actualizan al final de un período establecido; esto podría ser una vez al mes, una vez al trimestre o una vez al año. El costo de los bienes vendidos es una métrica contable importante que, cuando se resta de los ingresos, muestra el margen bruto de una empresa.
El costo de los bienes vendidos bajo el sistema de inventario periódico se calcula de la siguiente manera:
Saldo inicial de inventario + Costo de compras de inventario – Costo de inventario final = Costo de bienes vendidos
Dado que las empresas a menudo venden productos por miles, realizar un recuento físico puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Imagínese tener una tienda de suministros de oficina y tratar de contar y registrar todos los bolígrafos en existencia. Ahora multiplique eso para una cadena de suministro de oficina. Por estas razones, muchas empresas realizan un recuento físico solo una vez al trimestre o incluso una vez al año. Para las empresas bajo un sistema periódico, esto significa que la cuenta de inventario y las cifras del costo de los bienes vendidos no son necesariamente muy recientes o precisas.
Inventario perpetuo
Por el contrario, el sistema perpetuo realiza un seguimiento de los saldos de inventario de forma continua, con actualizaciones realizadas automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto. Las compras y devoluciones se registran inmediatamente en la cuenta de inventario. Siempre que no haya robo o daño, el saldo de la cuenta de inventario debe ser exacto. La cuenta de costo de bienes vendidos también se actualiza continuamente a medida que se realiza cada venta. Los sistemas de inventario perpetuo utilizan tecnología digital para rastrear el inventario en tiempo real utilizando actualizaciones enviadas electrónicamente a las bases de datos centrales.
En una tienda de comestibles que utiliza el sistema de inventario perpetuo, cuando los productos con códigos de barras se pasan y se pagan, el sistema actualiza automáticamente los niveles de inventario en una base de datos.
Diferencias clave
Los sistemas de contabilidad de inventarios periódicos normalmente se adaptan mejor a las pequeñas empresas debido al costo de adquirir la tecnología y el personal para respaldar un sistema perpetuo. Una empresa, como un concesionario de automóviles o una galería de arte, podría adaptarse mejor al sistema periódico debido al bajo volumen de ventas y la relativa facilidad de realizar un seguimiento manual del inventario.
Sin embargo, la falta de información precisa sobre el costo de los bienes vendidos o los saldos de inventario durante los períodos en los que no ha habido un recuento de inventario físico reciente podría obstaculizar las decisiones comerciales.
Las empresas con un alto volumen de ventas y múltiples puntos de venta (como supermercados o farmacias) necesitan sistemas de inventario permanente. El aspecto tecnológico del sistema de inventario permanente tiene muchas ventajas, como la capacidad de identificar más fácilmente los errores relacionados con el inventario. El sistema perpetuo puede mostrar todas las transacciones de forma integral a nivel de unidad individual.
Bajo el sistema perpetuo, los gerentes pueden realizar las compras en el momento adecuado con un conocimiento claro de la cantidad de bienes disponibles en varios lugares. Tener un seguimiento más preciso de los niveles de inventario también proporciona una mejor manera de monitorear problemas como el robo.