Principales herramientas para la planificación de recursos empresariales ERP
La planificación de recursos empresariales (ERP) es una metodología orientada a procesos que integra sistemas utilizados en diferentes departamentos de una empresa, lo que permite un flujo de información fácil y uniforme bajo controles definidos, con la ayuda del uso de aplicaciones de software y mejores prácticas definidas.
Este artículo describe las herramientas utilizadas en ERP y sus características para las diversas funciones que atienden. Para comprender mejor las herramientas, comencemos con los requisitos funcionales.
¿Qué se necesita de un sistema ERP?
Cualquier sistema ERP básicamente debe cumplir con los siguientes requisitos funcionales.
- Debe ser un sistema unificado, con aplicaciones e interfaces fáciles de usar, que funcione a la perfección en varios departamentos con el acceso controlado necesario.
- Una base de datos común (o bases de datos múltiples pero compartidas) accesible a través de diferentes aplicaciones
- Utilidades de búsqueda e informes para generar informes basados en varios parámetros (como «todos los pedidos no enviados a partir de ayer en la categoría ‘juguetes'»)
- Escalabilidad, personalización y fácil integración de módulos ad hoc, según sea necesario
Las herramientas que cumplen los requisitos de ERP :
Para satisfacer las necesidades de los requisitos funcionales mencionados anteriormente, las siguientes herramientas y aplicaciones se integran obligatoriamente en el sistema ERP.
– Gestión de bases de datos / Almacén de datos / Herramientas de gestión de información :
El almacenamiento de datos y la gestión de la información con un flujo de trabajo establecido en diferentes departamentos y funciones son la columna vertebral de cualquier sistema ERP. Hay varias soluciones y herramientas disponibles para el almacenamiento de datos, que incluyen bases de datos relacionales de empresas como Oracle, Sybase, DB2 y ofertas gratuitas de código abierto como Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. Otras herramientas de gestión de información pueden incluir Content Management Systems (CMS) y aplicaciones de repositorio.
Dependiendo de la industria y las funciones requeridas, se debe seleccionar una apropiada. Un fabricante puede encontrar que una base de datos transaccional como Oracle o MySQL es más relevante a medida que los datos basados en transacciones se mueven a través de diferentes estados (desde la fabricación hasta el inventario, la captura de pedidos, la venta y el estado de suministro). Por otro lado, una empresa de redacción de contenido en línea puede encontrar un sistema de repositorio CMS con control de versiones que se adapte mejor a sus necesidades.
La base de datos o repositorio puede ser uno único centralizado o múltiples con flujo de datos automático de una base de datos a otra. El flujo de trabajo definido garantiza un movimiento de datos fluido. Las bases de datos se pueden alojar de forma local o remota, o incluso en la nube.
· Aplicaciones e interfaces con control de permisos adecuado :
El almacenamiento y la gestión de datos requieren acceso de solo lectura o edición para procesar los datos. Una vez que se fabrican los artículos, deben marcarse como inventario listo. Luego, el departamento de gestión de existencias lo actualiza como listo para la venta. Después de una compra, el artículo debe actualizarse al estado de vendido y así sucesivamente. Para lograr esto, las aplicaciones e interfaces fáciles de usar son una parte integral de cualquier sistema ERP que también tiene controles y permisos definidos. Por ejemplo, una vez que un artículo se marca como vendido, solo los operadores del departamento de logística deberían poder actualizarlo más, mientras que los del departamento de fabricación o de inventario deberían tener acceso de solo visualización.
De manera similar, para una herramienta ERP de redacción de contenido, una vez que un escritor envía el contenido al editor para su revisión, solo el editor debería poder modificarlo, para evitar cualquier duplicación y conflictos de contenido.
Para permitir la integración de dichos controles, aplicaciones e interfaces basados en permisos, cualquier solución ERP que pueda estar basada en navegador, en instalaciones de escritorio o en tabletas / aplicaciones móviles. Un equipo de fabricación en una ubicación fija preferirá una interfaz basada en escritorio, mientras que un equipo de ventas en constante movimiento se beneficiará de una interfaz basada en navegador o aplicación móvil.
· Herramienta de gestión del flujo de trabajo :
Un sistema ERP se compone de múltiples módulos y repositorios de datos donde las actualizaciones de datos y las acciones siguen una secuencia definida lógicamente en función de las necesidades comerciales. Esto constituye el flujo de trabajo. El flujo de trabajo se puede considerar como la mente que controla las diversas funciones del cuerpo (flujo de sangre, aire, alimentos y otros suministros, movimiento de partes del cuerpo, etc.). Un flujo de trabajo claramente definido con acceso apropiado en varios niveles es la parte necesaria de cualquier solución ERP.
Las herramientas de uso común implementadas dentro del marco ERP incluyen Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.
· Herramienta / panel de informes :
La generación de informes a nivel de gestión, departamento, equipo o nivel individual es otro requisito importante para un sistema ERP. Por lo general, está disponible en forma de panel (con una vista de datos en tiempo real, que muestra información como pedidos recibidos pero aún no enviados, pagos fallidos de la última semana, etc.) o informes personalizables generados en palabras o datos comunes. editar aplicaciones como hojas de cálculo.
La mayoría de las herramientas y los paneles de información funcionan en tiempo real (o con un retraso mínimo). Al igual que las aplicaciones utilizadas por los departamentos para las actualizaciones de datos, estas herramientas de informes / vistas del tablero están disponibles como instalaciones de escritorio o basadas en navegador. También incluyen funciones de informes al final del día que ofrecen el envío de informes por correo electrónico con cuadros / gráficos / tablas como archivos adjuntos de Microsoft Excel o Word.
· Herramientas de comunicación :
Dentro de cualquier sistema que funcione en varios departamentos, la comunicación es obligatoria. Los sistemas ERP facilitan esto al ofrecer herramientas para la generación automática de correo basada en acciones, mensajería instantánea, chat o funciones de transmisión general a nivel individual y grupal. Digamos que una vez que un pedido está marcado como «Listo para enviar», se debe activar un envío automático al departamento de logística para iniciar el proceso de envío; O si la cocina de una pizzería ha desarrollado un problema, se puede enviar un mensaje de difusión general a todos los demás departamentos para que dejen de recibir pedidos adicionales.
Se incorporan más funciones de mensajería instantánea (como las de Lync, Chatter o Yammer) para permitir una comunicación fácil e instantánea.
Además de las herramientas anteriores que son parte integral de cualquier sistema ERP, existen otras adicionales que se pueden integrar según sea necesario:
· Herramientas analíticas :
Se pueden integrar muchas herramientas analíticas dentro del sistema ERP para inteligencia empresarial, análisis predictivo, minería de datos y análisis relacionados. Estas herramientas analíticas se utilizan para obtener información valiosa para la creación de decisiones comerciales estratégicas basadas en los datos disponibles (como el seguimiento del comportamiento del consumidor en las compras navideñas, resultados comparativos para los productos en el estante de color rojo que tienen más ventas que los del estante de color azul, etc.)
· Herramientas de asignación de recursos y programación de tareas :
Los sistemas ERP también pueden integrar herramientas para asignar recursos entre departamentos y tareas (para industrias intensivas en mano de obra ). Estas herramientas funcionan según el principio simple del tiempo definido que toma una tarea / proyecto contra el programa de disponibilidad de recursos. Al completar la tarea, al recurso se le asigna automáticamente una nueva tarea que coincida con sus habilidades, o se coloca en un grupo para la siguiente tarea. Las herramientas tienen funcionalidad para la intervención manual a nivel de supervisor en caso de que una tarea se retrase. Los beneficios incluyen una clara visibilidad de la carga de trabajo actual y futura, la utilización óptima de los recursos, la exploración de posibilidades de automatización, etc.
· Otras características adicionales : Los sistemas ERP pueden integrar módulos para la Gestión de Recursos Humanos, Gestión de Proyectos, Sistemas de Seguimiento del Tiempo, Gestión de Documentos, etc., según las necesidades del negocio. Hay una gran cantidad de herramientas disponibles específicas para cada industria y tipo de función, y los proveedores de ERP brindan su asistencia a los clientes interesados en la selección de la mejor opción. Internet siempre está disponible para la autoayuda para obtener la información requerida.
La línea de fondo :
ERP es un marco complejo de implementar y, por lo general, necesita un proveedor dedicado para su implementación. Dos grandes cuellos de botella identificados con las implementaciones de ERP son los altos costos y el incumplimiento de las mejores prácticas. Si bien el costo se puede mitigar hasta cierto punto mediante una valoración cuidadosa de los diferentes proveedores y la evaluación de herramientas gratuitas de código abierto, el otro desafío de las fallas debido a la falta de adherencia a las mejores prácticas puede mitigarse mediante la capacitación enfocada a los empleados. Una evaluación adecuada en las etapas iniciales, asociarse con proveedores con la experiencia adecuada y tener claros los requisitos desde el principio ayudará a una implementación eficiente y exitosa de las herramientas ERP. (Para obtener lecturas relacionadas, consulte » Estudios de casos de planificación exitosa de recursos empresariales «)