Regla de grabación
¿Qué es la regla de grabación?
La regla de grabación requiere un seguimiento especial de laspersonas registradas en FINRA con un historial problemático y de las empresas que contratan a esas personas en grandes cantidades. Más formalmente conocida como Regla 3170 de la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera, «Grabación de Personas Registradas por Ciertas Firmas», la llamada «regla de grabación» está destinada a ayudar a satisfacer la necesidad general de una mayor supervisión de ciertos representantes registrados con problemas regulatorios y de cumplimiento registros.
También aborda las circunstancias y las necesidades especiales de supervisión cuando una empresa contrata a un gran número de personas disciplinadas que anteriormente trabajaron en una empresa que ha sido expulsada o cuyo registro se ha revocado y donde no fueron supervisadas y capacitadas de manera adecuada.
Conclusiones clave
- La regla de grabación es una orden de FINRA para otorgar supervisión y vigilancia adicionales con el fin de monitorear las empresas que contratan representantes registrados que han tenido un historial de problemas de cumplimiento.
- Los requisitos para la grabación variarán según el tamaño de la empresa disciplinada.
- Todas las grabaciones realizadas se conservarán durante un período no inferior a tres años a partir de la fecha en que fueron creadas, los dos primeros años en un lugar de fácil acceso.
- Cada empresa de grabación catalogará las cintas retenidas por persona registrada y fecha.
Comprensión de la regla de grabación
La regla de grabación entró en vigencia el 1 de diciembre de 2014 y fue adoptada en el Rulebook consolidado de FINRA reemplazando laRegla NASD 3010 (b) (2), aunque las disposiciones de la regla de grabación entraron en vigencia en 1998 cuando la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) aprobó enmiendas a la regla NASD. Específicamente, la SEC aprobó un requisito de que los miembros «establezcan, hagan cumplir y mantengan procedimientos especiales de supervisión por escrito, incluida la grabación de conversaciones, cuando hayan contratado a más de un porcentaje especificado de personas de ciertas firmas que han sido expulsadas o cuyos registros de corredores / distribuidores se han revocado por violaciones de las reglas de prácticas de ventas (‘firmas disciplinadas’) «.
Grabación de la supervisión de la firma de reglas en la práctica
Según FINRA, la regla de grabación «requiere que una empresa establezca, haga cumplir y mantenga procedimientos escritos especiales que supervisen las actividades de telemercadeo de todas sus personas registradas, incluida la grabación de conversaciones, si la empresa ha contratado a más de un porcentaje especificado de personas registradas personas de firmas que cumplen con la definición de ‘firma disciplinada’ de la Regla 3170 de FINRA. » Para ayudar a las firmas a cumplir con la Regla 3170 de FINRA, FINRA proporciona una» Lista de Firmas Disciplinadas «, identificando aquellas firmas que cumplen con la definición de» firma disciplinada «. »
El porcentaje que se utiliza para determinar si los procedimientos de supervisión deben promulgarse depende del tamaño de la empresa. Va desde el 40% para una pequeña empresa hasta el 20% para una gran empresa. Los procedimientos de supervisión implican grabar todas las conversaciones telefónicas realizadas entre los empleados registrados y los clientes potenciales y existentes durante tres años. A partir de enero de 2021, había seis firmas reconocidas por FINRA como firmas disciplinadas.
Las empresas deben asegurarse de grabar en cinta cualquier medio de telecomunicaciones que usen habitualmente las personas registradas para comunicarse con los clientes. Esto incluye teléfonos fijos y celulares. Si la grabación de teléfonos celulares no es posible, la empresa debe prohibir su uso al comunicarse con los clientes, a menos que su uso esté justificado por otras razones comerciales.