Compre para pagar

¿Qué es la opción de compra a pago?

La compra para pagar es un sistema integrado que automatiza completamente el proceso de compra de bienes y servicios para una empresa. El sistema ganó su nombre porque maneja todos los aspectos de la adquisición desde la compra de bienes hasta el pago del proveedor. Los beneficios clave de la opción de compra a pago son la eficiencia, el ahorro de costos y una mayor visibilidad financiera y de compras.

Comprensión de la opción de compra a pago

El sistema de compra para pagar comienza con la solicitud, continúa con la adquisición y termina con el pago. La solicitud es el proceso de solicitar formalmente un servicio, artículo o producto con un formulario de solicitud de compra. La adquisición ocurre cuando se reciben los bienes o servicios. El sistema finaliza cuando se realiza el pago.

La compra a pago busca optimizar el proceso de compra, beneficiando así a la organización a través de mejores controles financieros y eficiencia. Este sistema integrado y optimizado ahorra costos y reduce el riesgo. Un sistema típico de compra a pago incluye cinco pasos y requisitos para completarlo:

• Catálogos : los catálogos de proveedores preferidos son el primer requisito en un sistema de compra a pago.
• Solicitudes de compra : una vez que se ha seleccionado un producto de un catálogo, el comprador envía una solicitud de compra al gerente correspondiente.
• Flujo de trabajo de la orden de compra : una orden de compra se genera una vez que el gerente aprueba la solicitud de compra.
• Facturación : este es un componente crítico de un sistema de compra a pago, ya que el procesamiento manual de facturas es un proceso enormemente laborioso y que requiere mucho tiempo. El procesamiento automatizado de facturas ahorra tiempo y dinero e incluye una función de conciliación que hace coincidir las órdenes de compra con las facturas.
• Pago : Una vez que se aprueba el pago de una factura, se genera un archivo en el sistema de cuentas por pagar de la empresa. La factura aprobada da como resultado el pago al proveedor al final del período para el cual el proveedor ha extendido el crédito.

Los sistemas de compra para pagar no están destinados a acelerar el proceso de pago. Si bien este sería un objetivo loable, la realidad es que no sería una prioridad para la mayoría de las empresas porque pagar las facturas más rápido afectaría la sincronización de sus propios flujos de efectivo. Más bien, el objetivo de un sistema de compra a pago es mejorar la eficiencia y los controles financieros, ya que los departamentos de finanzas tienen datos de compras oportunos al alcance de la mano.