Confirmación positiva

¿Qué es la confirmación positiva?

La confirmación positiva es una consulta de auditoría que requiere que el cliente responda, confirmando la precisión de un artículo. La confirmación positiva requiere prueba de precisión afirmando que la información original era correcta o proporcionando la información correcta si es incorrecta.

Comprensión de la confirmación positiva

La confirmación positiva es parte de los procedimientos de confirmación que utilizan los auditores para confirmar piezas específicas de información. El destinatario de la carta debe responder para confirmar la exactitud o proporcionar información y enviarla al auditor. Algunos ejemplos de la información requerida de los auditores incluyen la confirmación de lo siguiente:

• Los importes y descripciones de varios tipos de pasivos.
• Información de la cuenta bancaria, incluidos los saldos
• Cantidades y tipos de inventario
• Inversiones o valores
• Copias de las facturas de venta para garantizar que se realizaron las ventas.
• Información o copias de las facturas de envío para garantizar que se envíen los productos.

Análisis de confirmación

Los auditores también utilizan cartas de confirmación positiva para verificar cuentas por pagar y cuentas por cobrar o empresas. Las cuentas por pagar son deudas a corto plazo que las empresas tienen con sus proveedores. Las cuentas por cobrar representan el dinero adeudado por los clientes de una empresa por la venta de bienes. Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar suelen tener plazos de pago de 30, 60 o 90 días, lo que significa que el pago debe realizarse dentro de ese plazo.

Un auditor puede verificar la exactitud de los registros de cuentas por cobrar que se examinan determinando si los registros reflejan con precisión las transacciones que han ocurrido entre la empresa y sus clientes. Ponerse en contacto directamente con los clientes ayuda a los auditores a verificar que las cuentas enumeradas realmente existen, que los saldos que se muestran como adeudados son correctos y que los pagos marcados como recibidos son verdaderos.

Las cuentas por cobrar son activos a corto plazo y las empresas pueden utilizarlas como garantía para obtener préstamos o financiación de los bancos. Como resultado, es importante que las cuentas por cobrar se auditen para confirmar que las ventas se realizaron y confirmar que los fondos de las ventas se recauden a tiempo.

Si una empresa desea auditar sus registros de cuentas por pagar, debe revisar los fondos salientes asociados con obligaciones de deuda o pagos de acreedores. El proceso puede requerir una revisión de la facturación y una conciliación de esos montos con los pagos que se registraron como realizados. Además, la empresa puede optar por hacer coincidir los montos antes mencionados con los retiros reales de las cuentas de pago para confirmar la precisión.

Han surgido muchas startups fintech para solucionar la digitalización de este proceso. Taulia, Tipalti, C2F0 y Liquidx son nombres que operan las soluciones de digitalización de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Estos servicios abren puertas a la simplificación, así como desafíos para asuntos de auditoría y confirmación positiva.

Confirmación positiva versus negativa

Si bien la confirmación positiva requiere información de respaldo a pesar de la precisión de los registros originales, la confirmación negativa requiere una respuesta solo si hay una discrepancia. Durante una solicitud de confirmación negativa, es posible que se le pida a una empresa que confirme que el saldo de una cuenta figura en una cantidad específica, como $ 100,000. Si el saldo de la cuenta corriente es de $ 100,000, no se requiere ninguna acción adicional.

Si el saldo difiere, se debe proporcionar información adicional para explicar la diferencia. Las cartas de confirmación negativas también se utilizan para determinar si el destinatario desea optar por no participar en un evento descrito en la carta.

La confirmación negativa se usa más comúnmente si los registros de la persona o de la empresa generalmente se consideran altamente precisos. Por lo general, se cree que la empresa que recibe una confirmación negativa tiene requisitos internos y prácticas comerciales estrictos. Como resultado, la confirmación negativa es mucho menos costosa y requiere mucho tiempo para los auditores, ya que generalmente solo necesitan enviar una carta.

Por el contrario, las solicitudes de confirmación positiva son más complicadas, ya que los registros financieros deben proporcionarse incluso si la información original en la carta era correcta. Además, es más probable que se utilicen solicitudes de confirmación positiva si se sospecha que los libros de la empresa tienen errores. Sin embargo, una carta de confirmación positiva es más común en transacciones complejas, ya que es más precisa y garantiza que todos estén en la misma página o tengan la misma información financiera. En los préstamos, por ejemplo, los auditores utilizan confirmaciones positivas a los bancos y empresas para determinar el monto exacto de una deuda.

Como resultado, una confirmación positiva tiende a ser una mejor representación de la información financiera que una confirmación negativa, ya que es una solicitud explícita que ha sido devuelta por el destinatario. Si surge alguna disputa, una confirmación positiva es evidencia física de que la información fue confirmada.

Ejemplo de confirmación positiva

Si una persona o entidad comercial es seleccionada para una auditoría por el Servicio de Impuestos Internos (IRS), el contribuyente debe producir registros para confirmar la información que figura en las declaraciones de impuestos seleccionadas. La auditoría puede incluir una solicitud de confirmación positiva para todas las fuentes de ingresos, verificación de las deducciones aplicables tomadas y prueba de las ganancias o pérdidas reclamadas.

Incluso si la información requerida para la auditoría coincide con lo que se informó, se debe presentar toda la evidencia para satisfacer los requisitos de la auditoría.