Cómo registrar el kilometraje para los impuestos en 8 sencillos pasos
Si debe conducir como parte de su trabajo, es posible que esté calificado para deducir los costos en su declaración de impuestos federales sobre la renta. Si califica, prepárese para documentar sus viajes como evidencia de respaldo en caso de que se auditen sus impuestos.
1. Asegúrese de calificar para la deducción de millas
Un contribuyente puede tomar la deducción de millaspor viajar de la oficina a un lugar de trabajo, de la oficina a un segundo lugar de trabajo o por conducir en diligencias relacionadas con el negocio.
Conclusiones clave
- Hay dos métodos para reclamar la deducción por millas.
- Para utilizar la deducción estándar, debe llevar un registro de las millas que conduce para ir al trabajo.
- Para utilizar el método de gastos reales, debe guardar todos los recibos de los gastos relacionados con la conducción al trabajo.
2. Determine su método de cálculo
Un contribuyente puede elegir entre dos métodos para contabilizar el monto de la deducción de millas:
- La deducción de millaje estándar solo requiere que mantenga un registro de las millas conducidas que califican. Para el año fiscal 2019, la tasa es de 58 centavos por milla. La tasa para el año fiscal 2021 es de 56 centavos (frente a 57,5 centavos en 2020).
- La deducción por los gastos reales del vehículo requiere que conserve todos los recibos y otra documentación relevante relacionada con los costos de conducción.
3. Registre su odómetro al comienzo del año fiscal
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) requiere que un contribuyente informe el total de millas que condujo el vehículo en el año fiscal. La cifra total de millas se informará en el Formulario 2106. Por lo tanto, un contribuyente debe registrar el odómetro del vehículo al comienzo del año fiscal.
56 centavos por milla
es la deducción estándar por millaje para 2021.
Si el vehículo se compra durante el año y no es nuevo, registre la lectura del odómetro desde el primer día en que se implementó.
4. Mantenga un registro de conducción (si es necesario)
Si elige la deducción estándar de millas, debe llevar un registro de las millas recorridas. El IRS es bastante específico en este punto:
- Al comienzo de cada viaje, el contribuyente debe registrar la lectura del odómetro y enumerar el propósito, el lugar de inicio, el lugar de finalización y la fecha del viaje.
- Al final del viaje, se debe registrar el odómetro final y luego restarlo de la lectura inicial para encontrar el kilometraje total del viaje.
Este registro debe mantenerse con regularidad. Al IRS no le importan las cifras aproximadas.
5. Mantener un registro de recibos (si es necesario)
Si elige la deducción de gastos real, el registro de kilometraje no es necesario. En su lugar, guarde copias de los recibos y la documentación pertinentes. Cada documento debe incluir la fecha, el monto en dólares del servicio o servicio adquirido y la descripción del producto o servicio necesario.
6. Registre el odómetro al final del año fiscal
Al final del año fiscal, el contribuyente debe registrar la lectura final del odómetro. Esta cifra se utiliza junto con la lectura del odómetro al comienzo del año para calcular el total de millas recorridas en el automóvil durante el año. La información, incluido el porcentaje de millas recorridas con fines comerciales, se requiere en el Formulario 2106.
7. Registre el millaje en la declaración de impuestos
Al completar sus declaraciones de impuestos, enumerará la cantidad total de millas recorridas en el Formulario 2106, Línea 12. Esta cifra se calcula mediante la tasa de millaje estándar del año para determinar la cantidad deducible en dólares.
Si está utilizando el método de gastos reales, deberá organizar los recibos de los gastos en grupos, incluidos gasolina, aceite, reparaciones, seguros, alquiler de vehículos y depreciación.
8. Conserve la documentación
Debe conservar la documentación relacionada con la deducción de millas durante al menos tres años.
Si se solicita documentación al IRS para corroborar la deducción de millas, el contribuyente debe hacer una copia de los registros y presentar una copia personal.
Para mantenerlo todo en orden, cree un nuevo registro para cada año fiscal.