Plan de cuentas (COA)

¿Qué es un plan de cuentas (COA)?

Un plan de cuentas (COA) es un índice de todas las cuentas financieras en el  libro mayor  de una empresa. En definitiva, es una herramienta organizativa que proporciona un desglose digerible de todas las transacciones financieras que realizó una empresa durante un período contable específico, desglosadas en subcategorías.

Cómo funcionan los gráficos de cuentas (COA)

Las empresas utilizan un plan de cuentas (COA) para organizar sus finanzas y brindar a las partes interesadas, como inversores y accionistas, una visión más clara de su salud financiera. La separación de gastos, ingresos, activos y pasivos ayuda a lograr esto y garantiza que los estados financieros cumplan con las normas de presentación de informes.

La lista de cada cuenta que posee una empresa generalmente se muestra en el orden en que aparecen las cuentas en sus estados financieros. Eso significa que las  cuentas del balance general, los activos, los pasivos y el capital contable se enumeran primero, seguidos de las cuentas en el  estado de resultados  : ingresos y gastos.

Para una pequeña corporación, los COA pueden incluir estas subcuentas en la cuenta de activos:

• Dinero en efectivo
• Cuenta de ahorros
• Saldo de caja chica
• Cuentas por cobrar
• Fondos no depositados
• Activos de inventario
• Seguro prepagado
• Vehículos
• Edificios

La cuenta de pasivos puede tener subcuentas, como:

• La tarjeta de crédito de la empresa
• Obligaciones acumuladas
• Cuentas por pagar
• Pasivos de nómina
• Pagarés por pagar

El capital contable se puede desglosar en las siguientes cuentas:

• Acciones comunes
• Acciones preferentes
• Ganancias retenidas

Para facilitar a los lectores la localización de cuentas específicas, cada plan de cuentas normalmente contiene un nombre, una breve descripción y un código de identificación. A cada gráfico de la lista se le asigna un número de varios dígitos; todas las cuentas de activos generalmente comienzan con el número 1, por ejemplo.

Aquí hay una forma de pensar en cómo los COA se relacionan con sus propias finanzas. Supongamos que tiene una cuenta corriente, una cuenta de ahorros y un  certificado de depósito  (CD) en el mismo banco. Cuando inicias sesión en tu cuenta en línea, normalmente irás a una página de descripción general que muestra el saldo de cada cuenta. De manera similar, si usa un programa en línea que lo ayuda a administrar todas sus cuentas en un solo lugar, como Mint o  Personal Capital, lo que está viendo es básicamente lo mismo que el COA de una empresa. Puede ver todos sus activos y pasivos, todo en una página.

Ejemplo de un COA

Dentro de las cuentas de la cuenta de resultados, los ingresos y gastos se podrían dividir en ingresos de explotación, los gastos de explotación, los ingresos no operacionales, y las pérdidas no operacionales. Además, las cuentas de ingresos operativos y gastos operativos podrían organizarse adicionalmente por función comercial y / o por divisiones de la empresa.

Muchas organizaciones estructuran su COA para que la información de gastos se compile por separado por departamento; por lo tanto, el departamento de ventas, el departamento de ingeniería y el departamento de contabilidad tienen el mismo conjunto de cuentas de gastos. Los ejemplos de cuentas de gastos incluyen el costo de los bienes vendidos  (COGS), los gastos de depreciación,  los gastos de servicios públicos y los gastos de salarios.

Consideraciones Especiales

Los COA pueden diferir y adaptarse para reflejar las operaciones de una empresa. Sin embargo, también deben respetar las pautas establecidas por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).

Es de crucial importancia que los COA se mantengan igual de año en año. Al hacerlo, se garantiza que se puedan realizar comparaciones precisas de las finanzas de la empresa a lo largo del tiempo.