Deuda incobrable
¿Qué es una deuda incobrable?
La deuda incobrable es un gasto en el que incurre una empresa una vez que se estima que el reembolso del crédito otorgado previamente a un cliente es incobrable. La morosidad es una contingencia que deben tener en cuenta todas las empresas que otorgan crédito a sus clientes, ya que siempre existe el riesgo de que no se reciba el pago.
Conclusiones clave
- El gasto por insolvencia es un costo desafortunado de hacer negocios con clientes a crédito, ya que siempre existe un riesgo de incumplimiento inherente a la concesión de crédito.
- Para cumplir con el principio de calce, el gasto por insolvencia debe estimarse utilizando el método de la provisión en el mismo período en el que se produce la venta.
- Hay dos formas principales de estimar una provisión para deudas incobrables: el método de porcentaje de ventas y el método de antigüedad de las cuentas por cobrar.
- Las deudas incobrables se pueden cancelar tanto en declaraciones de impuestos comerciales como individuales.
Entendiendo las deudas incobrables
Hay dos métodos disponibles para reconocer los gastos por deudas incobrables. Utilizando el método de cancelación directa, las cuentas se cancelan ya que se identifican directamente como incobrables. Este método se utiliza en los Estados Unidos a efectos del impuesto sobre la renta. Sin embargo, si bien el método de cancelación directa registra la cifra precisa para las cuentas que se ha determinado que son incobrables, no cumple con el principio de concordancia utilizado en la contabilidad de acumulación ( o devengo) y los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).
El principio de conciliación requiere que los gastos se correspondan con los ingresos relacionados en el mismo período contable en el que se produce la transacción de ingresos. Por lo tanto, de acuerdo con los PCGA, el gasto por insolvencia debe estimarse utilizando el método de reserva en el mismo período en el que se produce la venta a crédito y aparece en el estado de resultados en la sección de ventas y gastos administrativos generales. Debido a que no ha transcurrido un período de tiempo significativo desde la venta, una empresa no sabe qué cuentas exactas se pagarán y cuáles no. Entonces, se establece un monto en base a una cifra anticipada y estimada. Las empresas a menudo utilizan su experiencia histórica para estimar el porcentaje de ventas que esperan convertirse en deudas incobrables.
Registro de deudas incobrables
Cuando se registran las deudas incobrables estimadas, se realiza un asiento de débito en los gastos de deudas incobrables y se realiza un asiento de crédito compensatorio en una cuenta de contra activo, comúnmente conocida como reserva para cuentas de cobro dudoso. La provisión para cuentas de cobro dudoso se compensa con el total de cuentas por cobrar presentadas en el balance general para reflejar solo el monto estimado a cobrar. Esta provisión se acumula a lo largo de los períodos contables y puede ajustarse en función del saldo de la cuenta.
Métodos para estimar una deuda incobrable
Existen dos métodos principales para estimar el monto en dólares de las cuentas por cobrar que no se espera cobrar. El gasto por deudas incobrables se puede estimar utilizando modelos estadísticos, como la probabilidad de incumplimiento, para determinar las pérdidas esperadas de una empresa por deudas morosas e incobrables. Los cálculos estadísticos utilizan datos históricos de la empresa y de la industria en su conjunto. El porcentaje específico generalmente aumentará a medida que aumenta la antigüedad de la cuenta por cobrar, para reflejar el aumento del riesgo de incumplimiento y la disminución de la cobranza. Alternativamente, se puede estimar un gasto por insolvencia tomando un porcentaje de las ventas netas, según la experiencia histórica de la empresa con insolvencia. Las empresas realizan periódicamente cambios en la provisión para cuentas de cobro dudoso, de modo que se correspondan con las provisiones actuales de modelos estadísticos.
Método de antigüedad de cuentas por cobrar
El método de antigüedad agrupa todas las cuentas por cobrar pendientes por edad y se aplican porcentajes específicos a cada grupo. El agregado de los resultados de todos los grupos es la cantidad incobrable estimada.
Por ejemplo, una empresa tiene $ 70,000 de cuentas por cobrar a menos de 30 días pendientes y $ 30,000 de cuentas por cobrar a más de 30 días pendientes. Con base en la experiencia previa, el 1% de las cuentas por cobrar con menos de 30 días de antigüedad no será cobrable y el 4% de las cuentas por cobrar con al menos 30 días de antigüedad será incobrable.
Por lo tanto, la compañía reportará una provisión y un gasto por insolvencia de $ 1,900 (($ 70,000 * 1%) + ($ 30,000 * 4%)). Si el próximo período contable da como resultado una provisión estimada de $ 2,500 basada en cuentas por cobrar pendientes, solo $ 600 ($ 2,500 – $ 1,900) serán el gasto por deudas incobrables en el segundo período.
Método de porcentaje de ventas
El método de ventas aplica un porcentaje fijo al monto total en dólares de las ventas del período. Por ejemplo, en base a la experiencia previa, una empresa puede esperar que el 3% de las ventas netas no sea cobrable. Si el total de ventas netas para el período es de $ 100,000, la compañía establece una provisión para cuentas de cobro dudoso por $ 3,000 mientras reporta simultáneamente $ 3,000 en gastos de insolvencia. Si el siguiente período contable da como resultado ventas netas de $ 80,000, se reportan $ 2,400 adicionales en la reserva para cuentas de cobro dudoso, y $ 2,400 se registran en el segundo período en gastos de insolvencia. El saldo agregado en la reserva para cuentas de cobro dudoso después de estos dos períodos es de $ 5,400.
Consideraciones Especiales
El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) permite a las empresas cancelar las deudas incobrables en el Formulario 1040, Anexo C, si se han informado previamente como ingresos. Las deudas incobrables pueden incluir préstamos a clientes y proveedores, ventas a crédito a clientes y garantías de préstamos comerciales. Sin embargo, las deudas incobrables deducibles no suelen incluir rentas, salarios o tarifas impagas.
Por ejemplo, un distribuidor de alimentos que entrega un envío de alimentos a un restaurante a crédito en diciembre registrará la venta como ingreso en su declaración de impuestos de ese año. Pero si el restaurante cierra en enero y no paga la factura, el distribuidor de alimentos puede cancelar la factura impaga como una deuda incobrable en su declaración de impuestos del año siguiente.
Las personas también pueden deducir una deuda incobrable de sus ingresos imponibles si previamente han incluido el monto en sus ingresos o prestado dinero en efectivo y pueden demostrar que tenían la intención de hacer un préstamo en el momento de la transacción y no un regalo. El IRS clasifica las deudas incobrables no comerciales como pérdidas de capital a corto plazo.