Registros contables
¿Qué son los registros contables?
Los registros contables son toda la documentación y libros involucrados en la preparación de estados financieros o registros relevantes para auditorías y revisiones financieras. Los registros contables incluyen registros de activos y pasivos, transacciones monetarias, libros de contabilidad, diarios y cualquier documento de respaldo, como cheques y facturas.
Conclusiones clave
- Los registros contables son todos los documentos involucrados en la preparación de los estados financieros de una empresa.
- Ciertos organismos reguladores requieren que las empresas mantengan sus registros contables durante varios años en caso de que necesiten ser revisados.
- Los registros contables a menudo se revisan para realizar auditorías, verificaciones de cumplimiento u otras necesidades comerciales.
- Los tipos de registros contables incluyen transacciones, libros mayores, balances de prueba, diarios y estados financieros.
Comprensión de los registros contables
Por lo general, existen reglas y leyes para obligar a las entidades contables y firmas contables a conservar registros contables durante un período de tiempo específico. En los EE. UU., La Comisión de Bolsa y Valores (SEC) requiere que las firmas de contabilidad retengan registros de auditorías y revisiones durante al menos siete años y que retengan cualquier registro que respalde o arroje dudas sobre las conclusiones de una auditoría.
No existe un acuerdo universal sobre qué colección de documentos comerciales comprende un conjunto completo de registros contables. Los registros contables se pueden considerar como un término general. Las distintas partes, como los acreedores, los inversores de capital o los grupos interesados en la gobernanza empresarial, tendrán prioridades diferentes y, a menudo, contrapuestas; sus demandas o preferencias de documentación cambiarán continuamente.
En diferentes puntos del ciclo económico o comercial, las partes que exigen registros contables alterarán su solicitud de información en función de la posición en un ciclo. Por ejemplo, al comienzo de un repunte en un ciclo económico, las solicitudes de estados financieros pueden ser fuertes, ya que los inversores en acciones son optimistas. Por el contrario, durante una caída en un ciclo económico, los acreedores pueden requerir más detalles sobre las partidas del balance, ya que se muestran más reticentes a extender crédito.
En resumen, los registros contables e incluso los métodos contables evolucionan continuamente para mantenerse al día con la naturaleza cambiante de los negocios y las demandas de información de los participantes del mercado interesados.
Tipos de registros contables
Los registros contables generalmente vienen en dos formas: entrada única y entrada doble. Por su nombre, la entrada única es un método mucho más simple, que funciona mejor para operaciones más pequeñas. El método de doble entrada es más complejo y requiere dos entradas, una de crédito y otra de débito, por cada transacción que realiza una empresa. El objetivo es equilibrar los libros y contabilizar el movimiento de efectivo a través de una organización. Esto se hace principalmente en corporaciones más grandes, lo que ayuda a detectar errores y posibles fraudes.
Los tipos específicos de registros contables que se revisan consisten en transacciones, diarios, libros mayores, balances de prueba y estados financieros de una empresa.
Actas
La transacción es el punto de partida de cualquier registro contable. Es el catalizador de todo el proceso que muestra cualquier artículo comprado o vendido, depreciado, etc., que realiza una empresa.
Revistas
Los diarios registran todas las transacciones que realiza una empresa. Los diarios pueden cubrir todas las transacciones de una empresa o puede haber diferentes diarios para diferentes áreas de la empresa. La única necesidad es que los diarios se mantengan actualizados y que todas las transacciones se registren de alguna manera.
Libros mayores
El libro mayor es el movimiento de transacciones en el diario a lugares designados en el libro mayor que se describen por tipo de transacción. Esto hace que sea más fácil peinar las transacciones y clasificarlas correctamente en la preparación del balance de prueba y, en última instancia, los estados financieros.
Saldos de prueba
El balance de prueba es la suma de todos los créditos y débitos dentro del ciclo comercial. Una vez que se haya completado este paso, todas las entradas deben equilibrarse. Si no lo hacen, esto puede revelar un error que debe corregirse o un posible fraude. Será crucial determinar la desconexión.
Estados financieros
El estado financiero es la pieza final del documento que comprende los componentes de todos los demás documentos contables. Los estados financieros son los que se proporcionarán al público y a los organismos reguladores para su visualización. Los analistas de inversiones pueden revisar los estados financieros para llegar a sus opiniones sobre la empresa. Los organismos reguladores pueden solicitar los documentos contables a partir de los cuales se generaron los estados financieros para obtener una comprensión más profunda de la empresa.