Vale

¿Qué es un vale?

Un comprobante es un documento utilizado por el departamento de cuentas por pagar de una empresa para recopilar y archivar todos los documentos de respaldo necesarios para aprobar el pago de un pasivo. Un comprobante es esencialmente el documento de respaldo de las cuentas por pagar. Las cuentas por pagar son las facturas a corto plazo adeudadas por las empresas a los vendedores y proveedores.

El comprobante es importante porque es un mecanismo de control contable interno que garantiza que todos los pagos estén debidamente autorizados y que los bienes o servicios adquiridos se reciban realmente.

Cómo funcionan los vales

Las empresas tienen varias obligaciones financieras a corto plazo con los proveedores y vendedores a lo largo de un período contable. Una empresa puede necesitar comprar inventario o materias primas de los proveedores que se utilizan en la producción de los bienes de la empresa. Los proveedores esencialmente otorgan una extensión de crédito a la empresa que permite que el pago se realice en un futuro cercano, como 30, 60 o 90 días.

Un comprobante es un formulario que incluye todos los documentos de respaldo que muestran el dinero adeudado y cualquier pago a un proveedor o vendedor por un pago pendiente. El comprobante y los documentos necesarios se registran en el registro de comprobantes. Algunos de los documentos de respaldo en un cupón pueden incluir:

• Factura del proveedor
• Vendedor o nombre del proveedor a pagar
• Condiciones de pago como el monto adeudado, la fecha de vencimiento y cualquier descuento otorgado por el proveedor por pagar la factura anticipadamente
• La orden de compra de la empresa
• Recibo que demuestre que la empresa recibió los bienes del proveedor
• Las cuentas del libro mayor que se utilizarán con fines contables.
• Firmas de representantes autorizados en la empresa para la compra y pago
• Comprobante de pago y fecha una vez pagada la factura al proveedor

El monto total de todos los comprobantes que tienen saldos adeudados se registran como cuentas por pagar en el balance general. Una vez que se ha pagado el bono, el comprobante de pago se incluye en el bono y se registra como un bono pagado.

Cómo son útiles los cupones

Los comprobantes de la empresa sirven como una fuente clave de evidencia cuando se realiza una auditoría. Un auditor aplica un conjunto de procedimientos para determinar si los estados financieros están libres de incorrección material. Los comprobantes documentan que los bienes adquiridos realmente se recibieron, lo que respalda la afirmación del auditor de que los bienes y servicios contabilizados en los estados financieros realmente existen. Los comprobantes también justifican los pagos en efectivo de la empresa a los proveedores y documentan las cuentas del libro mayor general utilizadas para contabilizar la transacción.

El uso de un sistema de cupones también reduce el riesgo de que los empleados se confaden para robar los activos de la empresa. Las empresas emplean la segregación de funciones para evitar el robo de los empleados, lo que significa que las tareas críticas se asignan a diferentes personas dentro de la organización. El comprobante documenta que las tareas son realizadas por varias personas y crea un rastro de papel para que un auditor pueda confirmar que las tareas se separaron correctamente.

Ejemplo de un vale

Un restaurante local pide carne y pescado cada pocos días a sus vendedores. El gerente del restaurante llena una orden de compra de 30 libras de carne y el propietario pone sus iniciales en la orden de compra para aprobar el envío. Cuando se recibe el envío, el contenido del envío se compara con la orden de compra para garantizar que el envío coincida con el pedido. El restaurante completa un recibo de envío para documentar el proceso y el recibo de envío se compara con la factura del proveedor.

El comprobante, que es una portada que explica los documentos adjuntos, incluye la orden de compra, el recibo de envío y la factura. El monto de la compra se agrega y se registra en las cuentas por pagar en el balance general hasta que se pague. El propietario revisa toda la información del cupón antes de firmar un cheque.

El comprobante también incluye las cuentas del libro mayor que se utilizan para registrar la transacción. El restaurante, por ejemplo, puede debitar la cuenta de inventario de carne y acreditar la cuenta de efectivo para registrar el pago. Se registra el recibo de pago y la fecha para demostrar que se ha pagado el bono. Las cuentas por pagar reflejarán el saldo más bajo debido al pago de la factura, suponiendo que no se generen cuentas por pagar adicionales.