Requisar
¿Qué es una requisición?
Una solicitud se refiere al proceso de solicitar formalmente un servicio o artículo, por lo general utilizando un formulario de solicitud de compra u otro documento estandarizado. El proceso de solicitud es una forma estandarizada de realizar un seguimiento y contabilizar todas las solicitudes realizadas dentro de una empresa.
Conclusiones clave
- Una requisición es una solicitud formal para obtener un producto o servicio, generalmente iniciada por una empresa.
- El proceso de solicitud generalmente requiere el uso de documentos estandarizados, conocidos como formularios de solicitud, para mantener una pista de auditoría a lo largo del camino, aunque hoy en día la mayoría de estos son formularios electrónicos.
- Las requisiciones se utilizan a menudo para adquirir suministros adicionales, materias primas u horas de trabajo con el fin de lograr un mejor control de inventario.
Cómo funciona una solicitud
Una solicitud inicia la solicitud de una acción específica y también registra esa acción para las necesidades de informes posteriores. Por ejemplo, los empleados de una empresa utilizarían una solicitud de compra si necesitaran suministros adicionales. En un momento, las solicitudes se realizaban a través de formularios en papel, pero la mayoría de las empresas ahora utilizan procesos de solicitud digitales que permiten un seguimiento más fácil del proceso, incluida una contabilidad del inventario relevante . Estos tipos de requisiciones a menudo actualizan automáticamente el inventario para obtener mejores controles.
Un proceso de solicitud formalizado mejora la eficiencia y la responsabilidad en todos los puntos de contacto. A diferencia de que los empleados simplemente toman los suministros que desean cuando los necesitan, la solicitud de compra proporciona un método más controlado y documentado para administrar los inventarios internos de suministros y la demanda futura. Por ejemplo, en la profesión médica, los médicos completan un formulario de solicitud cuando solicitan pruebas de laboratorio. Estos formularios digitales incluyen la información de identificación del paciente y otra información médica, lo que garantiza que los pacientes reciban las pruebas de laboratorio correctas.
Formularios estandarizados
Los formularios de solicitud generalmente incluyen el nombre de la persona que realiza la solicitud, la fecha de la solicitud, los artículos solicitados, la fecha de entrega, el lugar de entrega y el departamento responsable de cumplir con la solicitud. Los formularios también incluyen la firma de la persona que cumple con la solicitud y la fecha en que se completó. En las grandes corporaciones con múltiples ubicaciones y compras centralizadas, estos procesos de solicitud son fundamentales para mantener la productividad de los empleados.
Otro ejemplo de un proceso de requisa ocurre dentro del mundo de las finanzas cuando los accionistas eligen solicitar la junta directiva de una empresa para votar sobre las resoluciones propuestas. En esencia, un proceso de solicitud es un procedimiento formalizado y documentado clave para mejorar la eficiencia dentro de un entorno empresarial.
¿Solicitud de compra u orden de compra?
Una solicitud de compra es un formulario interno que se utiliza para adquirir bienes y servicios y no tiene obligaciones contractuales legales o vinculantes. Una orden de compra es un acuerdo contractual que utilizan las empresas cuando solicitan bienes y servicios a un proveedor externo. Por ejemplo, una empresa que ordena suministros en una tienda de oficina emitirá una orden de compra que detalla los artículos que se compran, sus precios, condiciones de pago, fechas de entrega y cualquier descuento especial ofrecido por pago anticipado. El formulario de solicitud de compra interna en una empresa es para los empleados que desean solicitar suministros para sus departamentos o para ellos mismos. A menudo, estos formularios requieren la aprobación de la gerencia.