Formulario 941: Definición de declaración de impuestos federales trimestrales del empleador
¿Qué es el formulario 941 del IRS: declaración de impuestos federales trimestrales del empleador?
En general, un empleador debe transferir electrónicamente al Servicio de Impuestos Internos (IRS) los impuestos sobre la nómina retenidos mensualmente o cada dos semanas. Esto incluye el impuesto sobre la renta federal retenido y la participación del empleador y del empleado en los impuestos del Seguro Social y Medicare. Luego, una vez por trimestre, el empleador informa estos pagos en el Formulario 941, Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador.
Cómo presentar el Formulario 941: Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador
El formulario 941 consta de seis páginas que constan de cinco partes. En la parte superior de la página 1, el empleador proporciona un nombre (incluido el nombre comercial, si se utiliza), la dirección y el número de identificación del empleador (EIN). Además, el empleador indica el período de presentación:
- Primer trimestre (enero, febrero, marzo)
- Segundo trimestre (abril, mayo, junio)
- Tercer trimestre (julio, agosto, septiembre)
- Cuarto trimestre (octubre, noviembre, diciembre)
Parte uno
La primera parte es donde el empleador informa el número de empleados empleados, su compensación y los impuestos adeudados. Esta parte también muestra si el empleador debe impuestos (saldo adeudado) o ha pagado en exceso impuestos sobre la nómina. Cualquier pago en exceso se puede aplicar al próximo trimestre o recibir como reembolso. La elección se indica marcando la casilla correspondiente en la línea 15.
La segunda parte
La segunda parte, que comienza a mitad de camino en la segunda página, explica el programa de depósito de impuestos para los impuestos sobre la nómina. El calendario de depósitos para la mayoría de los empleadores es mensual o bisemanal. Si deposita mensualmente, aquí se ingresa un desglose de la obligación tributaria por mes. Los empleadores que depositan impuestos cada dos semanas explican su obligación tributaria por sus depósitos en el Anexo B. Existe un requisito de depósito al día siguiente para los impuestos que excedan los $ 100,000. Los impuestos de menos de $ 2,500 se pueden pagar con el formulario y no es necesario depositarlos.
Parte tres
En la tercera parte, el empleador debe responder dos preguntas: ¿cerró la empresa o dejó de pagar los salarios (y la fecha en que sucedió esto) y si la empresa es un empleador estacional (por lo que no es necesario presentar una declaración cada trimestre)?
Partes cuatro y cinco
En la cuarta parte, se le pregunta al empleador si autorizará a un empleado, preparador de impuestos pagado u otro tercero, como un contador público certificado (CPA), para hablar con el IRS sobre la declaración. En caso afirmativo, el empleador debe proporcionar el nombre de la persona designada, el número de teléfono y un número de identificación personal de cinco dígitos seleccionado por él mismo para que el IRS pueda confirmar la identidad de la persona.
En la quinta parte, el empleador firma, fecha y proporciona un número de teléfono durante el día.
Si el empleador usó un preparador pagado para completar el formulario, el preparador debe ingresar su información en la Parte Cinco. Esto incluye nombre, número de identificación fiscal del preparador (PTIN), nombre de la empresa, EIN del preparador o de la empresa, dirección y número de teléfono.
Si el empleador adeuda impuestos sobre la nómina para el trimestre, el pago puede acompañar la presentación del Formulario 941. El uso del Formulario 941-V: Comprobante de pago ayudará al IRS a procesar el pago correctamente.
El formulario 941 está disponible en el sitio web del IRS.
Impuestos declarados en el Formulario 941: Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador
Como se mencionó anteriormente, la Parte Uno es donde el empleador informa la cantidad de impuestos pagados sobre salarios, propinas y otras compensaciones. Hay cuatro tipos de impuestos:
- Contribuciones federales retenidas de los salarios de los empleados (Línea 3).
- Impuestos del Seguro Social (Líneas 5a y 5b). La tasa impositiva es del 12,4%, que cubre tanto la participación del empleado como del empleador.
- Contribuciones al Medicare (línea 5c). La tasa es del 2,9 por ciento, que cubre la participación tanto del empleador como del empleado.
- Contribuciones adicionales de Medicare sobre compensación de más de $ 200,000 (línea 5d). El tipo impositivo es del 0,9% y lo paga únicamente el empleado.
Consideraciones especiales al presentar el formulario 941
Para pequeños empleadores
Un empleador que adeuda impuestos sobre la nómina de $ 1,000 o menos durante el año puede presentar elFormulario 944, Declaración de impuestos federales anual del empleador, si tiene permiso del IRS para hacerlo. Llame al 800-829-4933 o envíe una solicitud por escrito, ya que debe recibir permiso antes de presentar este formulario en lugar del formulario 941.
Formularios enmendados
Si necesita corregir el Formulario 941, utilice el Formulario 941-X, Declaración de impuestos trimestral ajustada del empleador o Reclamación de reembolso. Por ejemplo, si los salarios se subestimaron o el impuesto del Seguro Social sobre las propinas fue exagerado y descubre el error, este formulario se utiliza para corregirlo.
La línea de fondo
Los impuestos sobre el empleo son una gran responsabilidad. Obtenga más información sobre qué pagos a los empleados están sujetos a impuestos y cómo calcular los impuestos sobre la nómina en las Publicaciones 15 (Circular E) y 15-B del IRS.