Gasto pagado por anticipado
¿Qué es un gasto prepago?
Un gasto prepago es un tipo de activo en el balance general que resulta de que una empresa realiza pagos anticipados por bienes o servicios que se recibirán en el futuro. Los gastos pagados por adelantado se registran inicialmente como activos, pero su valor se registra como gasto a lo largo del tiempo en el estado de resultados. A diferencia de los gastos convencionales, la empresa recibirá algo de valor del gasto prepago en el transcurso de varios períodos contables.
Comprensión de los gastos pagados por adelantado
Las empresas realizan pagos anticipados por bienes o servicios, como equipos de oficina alquilados o coberturas de seguros, que brindan beneficios continuos a lo largo del tiempo. Los bienes o servicios de esta naturaleza no pueden contabilizarse como gastos de inmediato porque el gasto no se alinearía con el beneficio incurrido a lo largo del tiempo por el uso del activo.
De acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), los gastos deben registrarse en el mismo período contable que el beneficio generado por el activo relacionado. Por ejemplo, si una empresa alquila una fotocopiadora grande por un período de 12 meses, la empresa se beneficia de su uso durante todo el período. Registrar un pago anticipado realizado por el arrendamiento como un gasto en el primer mes no emparejaría adecuadamente los gastos con los ingresos generados por su uso. Por lo tanto, debe registrarse como un gasto prepago y asignarse a gastos durante los doce meses completos.
Los asientos de diario que reconocen gastos relacionados con prepagos registrados previamente se denominan asientos de ajuste. No registran nuevas transacciones comerciales, sino que simplemente ajustan las transacciones registradas previamente. Los asientos de ajuste por gastos pagados por anticipado son necesarios para asegurar que los gastos se reconozcan en el período en el que se incurren.
Debido a la naturaleza de ciertos bienes y servicios, siempre existirán los gastos pagados por anticipado. Por ejemplo, el seguro es un gasto prepago porque el propósito de comprar un seguro es comprar protección proactiva en caso de que ocurra algo desafortunado en el futuro. Claramente, ninguna compañía de seguros vendería un seguro que cubra un evento desafortunado después del hecho, por lo que los gastos del seguro deben ser pagados por adelantado por las empresas.
Ejemplo de gastos pagados por adelantado
Por ejemplo, suponga que la Compañía ABC compra un seguro para el próximo período de 12 meses. Paga $ 120,000 por adelantado por la póliza de seguro. La Compañía ABC inicialmente contabilizará el total de $ 120,000 como un débito al seguro prepago, un activo en el balance general y un crédito al efectivo. Cada mes, se realizará una entrada de ajuste a los gastos de $ 10,000 (1/12 del monto prepago) en el estado de resultados a través de un crédito al seguro prepago y un débito al gasto del seguro. En el duodécimo mes, los $ 10,000 finales se contabilizarán en su totalidad y la cuenta prepaga será cero.