Confirmación negativa
¿Qué es una confirmación negativa?
La confirmación negativa es una carta o documento que solicita que el destinatario solo responda al remitente si hubo un problema con el contenido del mensaje o si el destinatario quería optar por no participar en el evento al que se dirigió la carta.
Las cartas de confirmación negativas se pueden utilizar en muchos tipos de situaciones comerciales y, a menudo, se utilizan en la industria de servicios financieros. El propósito de la comunicación es reducir el número de respuestas entrantes que recibe una organización en respuesta a una carta enviada a su base de clientes. En una situación de comunicación de confirmación negativa o consentimiento negativo, la empresa o entidad que envía el mensaje solo recibe respuestas de votos «no», a diferencia de las respuestas de todos, independientemente de su opinión.
Una confirmación negativa se puede contrastar con una confirmación positiva.
Conclusiones clave
- La confirmación negativa es una solicitud que solo debe invocar una respuesta si hay problemas o inquietudes pendientes que deben abordarse.
- Si no hay problemas, no se envía ninguna respuesta y la ausencia de esa respuesta sirve como confirmación negativa.
- Las cartas de confirmación negativas se utilizan a menudo en la industria de servicios financieros, incluidos los contadores que desean verificar la información financiera de un cliente.
- Las confirmaciones negativas, a diferencia de las positivas, ayudan a reducir el número de correspondencias entrantes, aumentando la eficiencia y reduciendo el desperdicio.
Comprensión de las confirmaciones negativas
Los auditores suelen utilizar las confirmaciones negativas e implican un documento enviado a una muestra de clientes de una empresa, pidiéndoles que respondan solo si encuentran una discrepancia entre sus libros y la cuenta registrada en los estados financieros de la empresa que se audita. La confirmación negativa se usa generalmente cuando los controles contables de una empresa históricamente han tenido muy pocos errores y, por lo tanto, se consideran sólidos. Se solicita a la empresa que vuelva a verificar los números y solo confirme si hay una discrepancia.
Enviar una confirmación negativa en lugar de una confirmación positiva, que requiere una respuesta, puede ahorrar tiempo que se dedicaría al seguimiento de las respuestas y al seguimiento de los destinatarios que no responden. La confirmación negativa es simplemente una forma de que un contador se asegure de que ambas empresas estén informando los mismos números.
Ejemplos de confirmaciones negativas
Las confirmaciones negativas tienen muchas aplicaciones que incluyen tanto a contadores como a empresas de servicios financieros.
Planes de jubilación de empleados
Las cartas de confirmación negativas a menudo se envían con planes 401 (k) que tienen una función de escalado automático. Con el escalamiento automático, el porcentaje del cheque de pago de un empleado contribuido en cada período de pago aumenta automáticamente cada año.
La intención de esta tasa de ahorro que aumenta automáticamente es ayudar a las personas a ahorrar más dinero para la jubilación. Aproximadamente un mes antes de que se produzca la escalada, el encargado del registro envía una confirmación negativa o una carta de consentimiento negativo. La carta le informa al participante que la escalada de contribución ocurrirá a menos que el participante se comunique con el administrador de registros 401 (k) y opte por no recibir el aumento para mantener su tasa de contribución actual.
Contabilidad de ingresos
Una solicitud negativa también se puede utilizar para contabilizar las ventas en un fabricante de automóviles. Según los libros, el fabricante vendió 200 automóviles al concesionario por un total de $ 6 millones en ingresos. La carta de confirmación negativa indicaría que si la cifra de $ 6 millones era correcta, no hay necesidad de responder. Sin embargo, si el monto de los ingresos fuera de solo $ 5 millones, el fabricante tendría que notificar al contador de la discrepancia en los libros del concesionario.
Las confirmaciones negativas son una forma profesional de decir «no me responda a menos que haya un problema».