Gastos incidentales – IE

Tabla de contenido

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• ¿Qué son los gastos imprevistos (IE)?
• Procedimientos de la empresa para imprevistos
• Comidas y gastos imprevistos
• Tratamiento fiscal de imprevistos
• Obsequios empresariales
• Deducibilidad de obsequios comerciales
• Hecho fortuito o robo
• Deducibilidad de hecho fortuito o robo
• Viajes de la Guardia Nacional y la Reserva
• Formularios de declaración de impuestos para imprevistos

¿Qué son los gastos imprevistos (IE)?

Los gastos adicionales, también conocidos como imprevistos, son propinas y otras tarifas o costos menores incurridos además del servicio, artículo o evento principal pagado durante las actividades comerciales.

Los gastos adicionales a los costos de transporte, comidas y alojamiento son comunes cuando un empleado viaja por negocios. Un empleado que tome un taxi desde el aeropuerto hasta un hotel incurrirá en gastos de taxis y hoteles y, si es costumbre local, incurrirá en gastos incidentales de propinas al taxista y al personal del hotel. Es probable que los gastos incidentales por artículos o servicios, como cortes de cabello o artículos de tocador, se clasifiquen como personales, ya que de todos modos se habrían necesitado y pagado en casa.

Procedimientos de la empresa para imprevistos

Los gastos imprevistos y las políticas y procedimientos que los gobiernan a menudo se establecen en el manual del empleado de una empresa. Allí, los gastos incidentales se definirán, categorizarán como comerciales o personales, y se limitarán en cuanto a cantidad, calidad o monto en dólares. O bien, se puede establecer una tarifa diaria y cualquier costo por encima de ella debe ser asumido por el empleado. Los procedimientos de la empresa para el reembolso pueden requerir que los empleados paguen los gastos imprevistos de su bolsillo o con una tarjeta de crédito o caja chica de la empresa.

Estos procedimientos deberían facilitar el seguimiento de los gastos imprevistos con fines contables y fiscales. Los empleados deben mantener registros detallados de cada compra. Los empleados deben resumir estos registros en un informe de gastos respaldado por recibos reales que demuestren el pago y enviarlos a la empresa.1 Los gastos imprevistos pagados con los fondos personales de los empleados deben reembolsarse mediante cheques independientes para que quede claro que los pagos son reembolsos y no ingresos para los empleados.

Comidas y gastos imprevistos

Los gastos imprevistos son deducibles y están sujetos al límite del 50% cuando se pagan sin reembolso en relación con viajes de negocios, inversiones o propiedades que generan ingresos, o con fines educativos, médicos o caritativos que califiquen.

Se pueden utilizar cinco métodos para calcular los costos de comidas y gastos incidentales (M&IE):

1. El método de costo real
2. Método estándar de asignación de comida
3. La asignación de viáticos para viajes según el método de planes contables
4. Método alto-bajo
5. El método exclusivo de gastos imprevistos.

La disponibilidad de un método depende completamente de los hechos y circunstancias específicos. El primer método, el costo real, proporciona un reembolso directo de los gastos de viaje de bolsillo comprobados. Los cuatro métodos restantes proporcionan tarifas diarias inclusivas para cubrir costos específicos.

La tarifa estándar del subsidio de comida cubre el costo de todas las comidas, servicio a la habitación, lavandería, limpieza en seco y planchado de ropa, y tarifas y propinas para las personas que brindan servicios, como meseros de alimentos y manipuladores de equipaje. La asignación de viáticos a la tarifa federal de viáticos y la tarifa máxima-baja establecida por el IRS cubren todas las comidas, alojamiento y gastos imprevistos. La tarifa de solo gastos incidentales de $ 5 por día cubre gastos incidentales y se puede usar solo cuando no se pagó o incurrió en gastos de comida y no se usó la asignación estándar de comida.

A los efectos de la deducción de gastos de comida y gastos incidentales (M&IE), los gastos incidentales son tarifas y propinas dadas a los porteadores, transportistas de equipaje, personal del hotel y personal de los barcos. Los gastos incidentales no incluyen los gastos de lavandería, limpieza y planchado de ropa, impuestos de hospedaje, costos de telegramas o llamadas telefónicas, transporte entre lugares de hospedaje o negocios y lugares donde se toman las comidas, o el costo de envío por correo de la presentación de vales de viaje y pagar facturas de tarjetas de crédito patrocinadas por el empleador.

Tratamiento fiscal de imprevistos

El tratamiento fiscal de los gastos imprevistos pagados o reembolsados ​​por las empresas varía según el tipo y el contribuyente. Como cuestión general, los gastos incidentales pueden ser deducibles si son auxiliares de los gastos comerciales que son ordinarios y necesarios para sus respectivas actividades comerciales, si son habituales y esperados localmente, y si su monto es razonable.

Obsequios empresariales

Los gastos adicionales a los costos de los obsequios son comunes cuando una empresa da obsequios a sus clientes. Una empresa que ofrezca tales obsequios incurrirá en gastos incidentales de papel de regalo, cintas, lazos y entrega, además del costo de los obsequios subyacentes.

Deducibilidad de obsequios comerciales

Los gastos incidentales de obsequios comerciales, como envolver, grabar, empaquetar, enviar por correo, seguros u otros costos relacionados que no agreguen un valor sustancial al obsequio, no se cuentan al calcular el límite de deducción para obsequios comerciales. Eso es algo bueno, ya que las deducciones de obsequios comerciales están limitadas a $ 25 por destinatario durante cada año fiscal. No se puede deducir ningún gasto superior a $ 25 de cualquier regalo dado a un destinatario.

Hecho fortuito o robo

Los gastos adicionales relacionados con el costo de propiedad dañada o robada son comunes cuando una empresa sufre un robo o un hecho fortuito. Si una fábrica se incendia, la empresa propietaria tendrá que pagar para reparar o reemplazar la fábrica y también podría incurrir en gastos incidentales como tratamiento médico por lesiones personales, costos de mudanza y almacenamiento o alquiler de espacio temporal de la fábrica.

Deducibilidad de hecho fortuito o robo

Los gastos incidentales de un hecho fortuito o robo, como el tratamiento médico por lesiones personales, alojamiento temporal, combustible, mudanza o alquiler de viviendas temporales, no son deducibles como pérdidas por hecho fortuito.

Viajes de la Guardia Nacional y la Reserva

Los miembros de la Guardia Nacional y la Reserva pueden reclamar una deducción por encima de la línea del ingreso bruto hasta la tarifa diaria federal para comidas, alojamiento y gastos incidentales de viajes de más de 100 millas con una estadía de una noche para asistir a las reuniones de la Guardia o la Reserva.

Formularios de declaración de impuestos para imprevistos

Los empleados deducen los gastos de viaje relacionados con el trabajo en el Anexo A del Formulario 1040, 1040A o 1040EZ como gastos de trabajo y deducciones detalladas diversas sujetas al 2% del límite de AGI. Los miembros de la Guardia Nacional y la Reserva informan los gastos de viaje de 100 millas en la Línea 24 del Formulario 1040 como una deducción por encima de la línea del ingreso bruto.

Las personas que trabajan por cuenta propia deducen los gastos de viaje relacionados con el trabajo como gastos comerciales en el Anexo C del Formulario 1040, 1040A o 1040EZ. Las empresas, según la clasificación de la entidad, deducen los gastos de viaje como gastos comerciales en el Formulario 1120 o 1120S o el Formulario 1065.