Sistema electrónico de reuniones (EMS)
¿Qué es un sistema electrónico de reuniones?
Un sistema electrónico de reuniones (EMS) es un software destinado a provocar la resolución de problemas y la toma de decisiones dentro de un grupo. Las características estándar de los sistemas de reuniones electrónicos incluyen lluvia de ideas electrónica (generalmente en un formato anónimo), procesamiento paralelo, herramientas de discusión y votación. Las características únicas de un EMS superan las limitaciones de las reuniones cara a cara tradicionales, como la falta de participación, las críticas y el dominio de los procedimientos por parte de unos pocos miembros.
Una reunión electrónica es cualquier reunión que se realiza en línea. Los sistemas de reuniones electrónicos (EMS) pueden proporcionar la plataforma de software para facilitar las reuniones electrónicas, lo que permite una mayor participación de los trabajadores que pueden estar geográficamente alejados o ser reticentes a participar en una reunión de empresa tradicional.
Comprensión de los sistemas electrónicos de reuniones
Los sistemas de reuniones electrónicos (EMS) son distintos de los sistemas de reuniones de videoconferencia o web, aunque ambos tienen algunas características en común y se complementan entre sí en el lugar de trabajo moderno. Un EMS ofrece muchas ventajas a las organizaciones y usuarios, como una reducción en los costos de viaje, una mayor participación, debido al anonimato que ofrece el sistema, menos interrupciones en comparación con una reunión en una oficina concurrida y una mejor disponibilidad de los participantes.
Estas ventajas compensan con creces el principal inconveniente de tales sistemas, que es la falta de contacto personal e interacción humana. Existen claras ventajas de poder leer el lenguaje corporal y hacer contacto visual cuando se comunica con otras personas. Un EMS normalmente bloquea o al menos limita este tipo de interacción. Otro inconveniente de un EMS es el riesgo de interrupciones tecnológicas o electrónicas, en caso de que la conectividad digital se vuelva inestable o incluso falle.
Conclusiones clave
- Un sistema electrónico de reuniones (EMS) es una plataforma de software que proporciona un espacio de reunión digital para la colaboración en grupo, la resolución de problemas y la retroalimentación anónima, entre otras características.
- Los sistemas electrónicos de reuniones ayudan a las empresas a reducir los costos de viaje y facilitar la participación porque todo es anónimo y accesible desde cualquier lugar donde se encuentre el trabajador.
- Un EMS nunca puede reemplazar el contacto personal que podría facilitar una reunión más tradicional; un EMS también es vulnerable si una instalación tiene problemas de conectividad, lo que dificultaría la comunicación en línea.
Ejemplo de sistemas de reuniones electrónicos
Un EMS puede diseñarse para fines limitados o específicos, como presentaciones de ventas y capacitación. Un ejemplo de uso potencial de un EMS sería cuando una empresa planea lanzar un nuevo producto y quiere probar el atractivo potencial entre los empleados que tienen la experiencia y el conocimiento para ser objetivos sobre la oferta propuesta. Mediante un sistema de reuniones electrónico, los participantes pueden compartir opiniones y críticas libres de posibles conflictos y pensamientos grupales que de otro modo podrían afectar las respuestas.